วิธีการจัดทำงบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การจัดทำงบประมาณถือเป็นแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่สำคัญสำหรับธุรกิจออนไลน์ขนาดเล็ก เนื่องจากธุรกิจเหล่านี้มักมีฐานะการเงินที่ตึงตัวและสภาพคล่องต่ำ การจับตาดูรายรับและรายจ่ายอย่างใกล้ชิดจึงถือเป็นกุญแจสำคัญในการอยู่รอดของบริษัทเหล่านี้

การจัดทำงบประมาณอาจมีความซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทขนาดเล็กที่เพิ่งเริ่มทำ นอกจากนี้ การจัดทำงบประมาณธุรกิจเป็นเพียงแค่ครึ่งหนึ่งของงานเท่านั้น พวกเขายังต้องเรียนรู้ที่จะจัดทำงบประมาณให้ถูกต้องและจัดการการเงินให้เป็นระเบียบ

คู่มือนี้จะกล่าวถึงสิ่งที่ธุรกิจออนไลน์ขนาดเล็กควรรู้เกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณ รวมถึงความหมาย เหตุใดจึงมีความสำคัญ และวิธีการจัดทำงบประมาณที่มีประสิทธิผล

สารบัญ
งบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคืออะไร?
ทำไมบริษัทขนาดเล็กจึงควรจัดทำงบประมาณ
วิธีการจัดทำงบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
เคล็ดลับในการดำเนินงบประมาณให้เป็นไปตามเป้าหมาย
สรุป

งบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคืออะไร? 

งบประมาณธุรกิจคือภาพรวมของการเงินของบริษัท โดยจะเน้นที่ค่าใช้จ่ายและรายได้ที่บริษัทเสนอเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี และเป้าหมายทางการเงินระยะสั้นหรือระยะกลางของบริษัท 

เนื่องจากการจัดงบประมาณขององค์กรมีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจทางการเงินที่สมเหตุสมผล จึงควรเป็นลำดับความสำคัญหลักของธุรกิจ อย่างไรก็ตาม สถิติระบุว่ากรณีนี้ไม่ได้เกิดขึ้นกับธุรกิจขนาดเล็กเสมอไป ตัวอย่างเช่น การศึกษา 2021 พบว่ามีเพียง 54% ของบริษัทขนาดเล็กเท่านั้นที่มีงบประมาณของบริษัท ซึ่งหมายความว่าเกือบครึ่งหนึ่งของธุรกิจดำเนินการทางการเงินอย่างตาบอด 

มีเหตุผลมากมายที่ทำให้ทุกสตาร์ทอัพควรมีงบประมาณและแผนการเงิน โดยเริ่มต้นจากเหตุผลที่ระบุไว้ด้านล่างนี้ 

ทำไมบริษัทขนาดเล็กจึงควรจัดทำงบประมาณ 

การมีแผนงบประมาณธุรกิจถือเป็นกุญแจสำคัญในการรอบคอบทางการเงินสำหรับบริษัทขนาดเล็ก ตามรายงานของ CB Insights สาเหตุหลักประการหนึ่งที่ทำให้ธุรกิจสตาร์ทอัพล้มเหลวก็คือเพราะไม่มีเงินเพียงพอ แต่การจัดทำงบประมาณจะช่วยให้ธุรกิจติดตามรายรับและรายจ่าย และวางแผนเพื่ออนาคตทางการเงินที่ดีได้ 

นอกจากนี้ การจัดทำงบประมาณยังช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็ก: 

• บรรลุประสิทธิภาพทางธุรกิจ:งบประมาณการเริ่มต้นธุรกิจช่วยให้บริษัทคาดการณ์รายได้และปรับต้นทุนทางธุรกิจได้ตามนั้น 
• บริหารการเงินได้ดีขึ้น:เมื่อเห็นภาพรายรับและรายจ่ายที่ชัดเจน การจัดสรรค่าใช้จ่ายและตัดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นออกไปก็ง่ายขึ้น 
• เตรียมตัวรับมือกับเดือนที่เงียบเหงา:งบประมาณธุรกิจสามารถช่วยระบุช่วงที่รายได้สูงสุดได้ เพื่อให้บริษัทสามารถวางแผนรับมือกับช่วงที่รายได้ไม่ค่อยดีได้อย่างเหมาะสม 
• บรรลุผลกำไรทางธุรกิจ:งบประมาณช่วยระบุว่าบริษัทจะต้องทำอะไรเพื่อสร้างกำไร ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุนหรือเพิ่มรายได้ หรือทั้งสองอย่าง 
• ดำเนินธุรกิจให้เป็นระเบียบเรียบร้อย:สุดท้าย บริษัทต่างๆ ที่มีงบประมาณสามารถรักษาการเงินให้เป็นระเบียบได้ ซึ่งจะเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้ธุรกิจมีความน่าดึงดูดใจสำหรับนักลงทุน

เมื่อมีความรู้มากขึ้นว่าทำไมการจัดทำงบประมาณจึงมีความจำเป็น ต่อไปเรามาดูวิธีการจัดทำงบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็กกัน 

วิธีการจัดทำงบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

เป้าหมายหลักของการจัดทำงบประมาณคือการสร้างประสบการณ์ทางการเงินที่คาดเดาได้สำหรับธุรกิจ ดังนั้น เมื่อคุณเริ่มต้น คุณจะสังเกตเห็นว่ากระบวนการนี้ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการมองย้อนกลับไปที่รายจ่ายและรายได้ในอดีต จากนั้นจึงนำประสบการณ์นั้นมาใช้เพื่อคาดการณ์อนาคต 

แม้ว่าธุรกิจใหม่อาจไม่มีประวัติทางการเงินมาก่อน แต่การค้นคว้าเกี่ยวกับต้นทุนทั่วไปของอุตสาหกรรมก็สามารถช่วยได้ ในทำนองเดียวกัน บริษัทต่างๆ ในตำแหน่งนี้สามารถพึ่งพาตัวอย่างงบประมาณสำหรับการเริ่มต้นธุรกิจได้ อย่างไรก็ตาม ต่อไปนี้คือขั้นตอนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมงบประมาณ

1.ระบุแหล่งที่มาของรายได้

เมื่อจัดทำงบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ขั้นตอนแรกคือการระบุว่าธุรกิจสร้างรายได้เท่าไรและจากที่ใด ยอดขายที่สร้างจากร้านค้าออนไลน์ของบริษัทหรือร้านค้าออนไลน์เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับธุรกิจออนไลน์ ต่อไป ให้พิจารณาว่าธุรกิจสร้างรายได้จากแหล่งอื่นหรือไม่ แหล่งที่มาเช่น การทำงานอิสระ การให้คำปรึกษา หรือการขายหน้าร้าน

หลังจากสรุปแหล่งรายได้ทั้งหมดแล้ว ให้คำนวณว่าธุรกิจมีรายได้ต่อเดือนเท่าไร โดยปกติแล้ว การคำนวณนี้ควรครอบคลุมรายได้อย่างน้อย 12 เดือนขึ้นไป หากมีข้อมูลดังกล่าว 

อย่าลืมยึดตามตัวเลขรายได้ที่แท้จริงในการคำนวณนี้ ยังไม่มีความจำเป็นต้องกำหนดกำไรในตอนนี้ เราจะมาพูดถึงเรื่องนั้นในภายหลัง 

2. การนับต้นทุนคงที่

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดและปัดเศษค่าใช้จ่ายคงที่ทั้งหมดของบริษัท ค่าใช้จ่ายคงที่คือค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่บริษัทจ่ายเป็นประจำ ตัวอย่างเช่น ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจเกิดขึ้นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี ค่าใช้จ่ายคงที่บางส่วนได้แก่ ค่าเช่า ค่าน้ำค่าไฟ ค่าจ้างพนักงาน และค่าประกัน 

ในฐานะธุรกิจออนไลน์ ต้นทุนเหล่านั้นอาจรวมถึงค่าโฮสต์เว็บไซต์หรือค่าสมัครสมาชิกรายเดือนสำหรับผู้ที่มีหน้าร้านในตลาด เช่น Chovm.comแต่ควรสังเกตว่าต้นทุนคงที่นั้นแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ ดังนั้น ควรใช้เวลาค้นหาต้นทุนคงที่ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ 

หลังจากกำหนดต้นทุนคงที่แล้ว ให้บวกเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้ตัวเลขรวมของค่าใช้จ่ายคงที่รายเดือน

3. กำหนดต้นทุนผันแปร

ค่าใช้จ่ายผันแปรจะถูกคำนวณในลำดับถัดไป ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไม่คงที่แต่จะผันผวนจากเดือนต่อเดือน ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ตัวอย่างเช่น อาจผันผวนตามอัตราการใช้งานหรือความต้องการตามฤดูกาล

ตัวอย่างของต้นทุนผันแปร ได้แก่ แคมเปญทางการตลาด ภาษี ผู้รับเหมาอิสระ การพัฒนาวิชาชีพ ฯลฯ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ไม่ได้ส่งผลต่อการเติบโตของธุรกิจโดยตรงอาจรวมอยู่ในต้นทุนผันแปรนี้ เช่น ค่าอาหารกลางวันสำหรับธุรกิจหรือกาแฟสำเร็จรูป 

การเรียนรู้ว่าธุรกิจใช้ต้นทุนผันแปรไปเท่าใดจึงมีความสำคัญ ในช่วงเดือนที่เศรษฐกิจไม่ดี ต้นทุนผันแปรเหล่านี้จะช่วยให้บริษัทสามารถลดต้นทุนและอยู่รอดได้ 

4. คาดการณ์รายจ่ายครั้งเดียว

ค่าใช้จ่ายประเภทอื่นที่ต้องจัดไว้ในงบประมาณคือค่าใช้จ่ายครั้งเดียว ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว แต่คุณมักจะเห็นมันจากระยะไกล ตัวอย่างเช่น การซื้อแล็ปท็อปใหม่หรือการจ้างนักออกแบบเพื่อสร้างโลโก้ธุรกิจ ถือเป็นค่าใช้จ่ายครั้งเดียวทั่วไป 

สิ่งที่น่าสังเกตก็คือ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักจะสูง ดังนั้น การวางแผนล่วงหน้าจึงช่วยลดความกดดันต่อธุรกิจและป้องกันไม่ให้เกิดภาระทางการเงินครั้งใหญ่ที่กะทันหันได้ นอกจากนี้ วิธีนี้ยังสามารถเก็บค่าใช้จ่ายครั้งเดียวไว้ใช้ได้ง่ายขึ้น 

5. จัดตั้งกองทุนฉุกเฉิน

แม้ว่าการจัดตั้งกองทุนฉุกเฉินอาจดูเหมือนการคาดการณ์รายจ่ายครั้งเดียว แต่ก็มีความแตกต่างกันโดยพื้นฐาน กองทุนฉุกเฉินมีไว้สำหรับรายจ่ายที่ไม่คาดคิด ในขณะที่ค่าใช้จ่ายครั้งเดียวสามารถคาดเดาได้และคาดการณ์ล่วงหน้าได้ 

การจัดเตรียมกองทุนฉุกเฉินถือเป็นเรื่องรอบคอบ เพราะการดำเนินธุรกิจปกติอาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดขึ้นได้ การจัดการกับเหตุการณ์ที่ไม่สามารถคาดเดาได้นั้นเป็นเรื่องที่เครียดพออยู่แล้ว แต่การมีกองทุนสำรองไว้จ่ายค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะช่วยได้มาก 

ตัวอย่างค่าใช้จ่ายฉุกเฉิน ได้แก่ เครื่องจักรเสียหายกะทันหัน ปัญหาเว็บไซต์ หรืออุบัติเหตุที่ทำให้รถตู้ส่งของเสียหาย 

6. ค้นหาอัตรากำไรของคุณ

หลังจากทำตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว ก็ถึงเวลาพิจารณาผลกำไร ขั้นแรก ให้รวมต้นทุนรายเดือนหรือรายปีทั้งหมดเข้าด้วยกัน ซึ่งรวมถึงต้นทุนคงที่ ต้นทุนผันแปร และต้นทุนครั้งเดียว จากนั้นจึงสรุปรายได้รายเดือนและรายปีของธุรกิจด้วย 

หักค่าใช้จ่ายออกจากรายได้แล้วคุณจะได้ตัวเลขบวก ซึ่งก็คือกำไรของคุณ หรือตัวเลขติดลบ ซึ่งหมายถึงธุรกิจอาจจะขาดทุน 

หากมีแนวโน้มว่าจะขาดทุน อย่าเพิ่งหมดหวัง ธุรกิจขนาดเล็กไม่ได้ทำกำไรทั้งหมดในช่วงเริ่มต้น และสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่แล้ว ต้องใช้เวลาสักระยะหนึ่งจึงจะทำกำไรได้ แต่ด้วยงบประมาณธุรกิจที่แสดงให้เห็นว่าคุณสามารถลดต้นทุนหรือเพิ่มรายได้ได้ตรงไหน จะทำให้การดำเนินไปในเส้นทางสู่ประสิทธิภาพทางการเงินและความสามารถในการทำกำไรนั้นง่ายขึ้น

7. รวบรวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน

ด้วยความพยายามทั้งหมดที่ผ่านมา ธุรกิจจึงมีภาพรวมทางการเงินและแนวโน้มทางการเงินที่ดี ดังนั้น ธุรกิจจึงอยู่ในตำแหน่งที่ดีในการปรับแต่งแต่ละรายการเพื่อให้ได้ส่วนผสมที่ดีที่สุดสำหรับผลการดำเนินงานทางธุรกิจที่แข็งแกร่งในช่วงเวลาดังกล่าว 

แม้ว่างบประมาณจะเป็นเพียงการคาดการณ์รายรับและรายจ่ายที่อาจเกิดขึ้น แต่ก็เป็นวิธีที่ดีในการวางแผนสำหรับเดือนหรือปีถัดไป นอกจากนี้ บริษัทต่างๆ ยังสามารถเรียนรู้จากแนวโน้มรายได้ที่สังเกตเห็นจากงบประมาณ และกำหนดกลยุทธ์เพื่อสร้างรายได้เพิ่มขึ้นและลดต้นทุน

เคล็ดลับในการดำเนินงบประมาณให้เป็นไปตามเป้าหมาย 

ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว การจัดทำงบประมาณสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของงานเท่านั้น บริษัทต่างๆ ยังต้องหาวิธีที่จะยึดมั่นกับแผนการเงินของตน แม้ว่าสตาร์ทอัพหลายแห่งที่สร้างงบประมาณไว้จะยึดมั่นกับแผนนั้น แต่การยึดมั่นตามแผนนั้นอาจเป็นเรื่องยาก 

ตามนี้ ศึกษา35% ของบริษัทที่จัดทำงบประมาณยังคงใช้จ่ายเกินแผน ดังนั้น ธุรกิจขนาดเล็กจะรักษางบประมาณให้เป็นไปตามแผนได้อย่างไร ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยคุณได้ 

• กำหนดแผนที่สมจริงการจัดทำงบประมาณโดยยึดตามข้อเท็จจริงเป็นหลักแทนที่จะคาดการณ์ตามอุดมคติ จะทำให้คาดการณ์และรับมือกับความเป็นจริงทางการเงินของบริษัทได้ง่ายขึ้น 
• เก็บเอกสาร:การติดตามรายรับและรายจ่ายอย่างถูกต้องจะยากขึ้นหากไม่มีบันทึกทางการเงินที่ชัดเจน ดังนั้น ควรปฏิบัติตามเอกสารของบริษัทอย่างเคร่งครัด 
• ดำเนินการบัญชีอย่างเข้มงวด:ในเวลาเดียวกัน ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะฝึกฝนการทำบัญชีโดยละเอียด โดยที่คุณบันทึกเงินเข้าและเงินออกทั้งหมดจากธุรกิจ 
• การใช้ซอฟต์แวร์ทางบัญชี:ซอฟต์แวร์บัญชี เช่น FreshBooks และ QuickBooks มีแพ็คเกจสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ทำให้การวางแผนและดำเนินการงบประมาณเป็นเรื่องไร้ความเครียด 
• มีความยืดหยุ่น:สุดท้ายนี้ อย่าลืมเผื่องบประมาณไว้บ้าง เพื่อให้ธุรกิจสามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ใหม่ๆ และความเป็นจริงทางการเงินได้อย่างยืดหยุ่น 

สรุป

ท้ายที่สุด การจัดทำงบประมาณธุรกิจจะช่วยให้ผู้ประกอบการสร้างบริษัทที่แข็งแกร่งและยั่งยืนมากขึ้น ความชัดเจนของงบประมาณจะเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้แน่ใจว่าธุรกิจใช้จ่ายเงินเฉพาะในสถานที่และเวลาที่เหมาะสมเท่านั้น เพื่อหลีกเลี่ยงหนี้ที่ไม่จำเป็น