ทำความเข้าใจระบบการจัดทำบัญชีสินค้าคงเหลือเป็นระยะ

ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะเป็นวิธีการติดตามสินค้าคงคลัง โดยการอัปเดตบันทึกสินค้าคงคลังและต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS) จะเกิดขึ้นเฉพาะเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาบัญชีเท่านั้น วิธีนี้แตกต่างจากระบบสินค้าคงคลังถาวร ซึ่งจะอัปเดตระดับสินค้าคงคลังและต้นทุนแบบเรียลไทม์ แม้ว่าระบบเป็นระยะจะง่ายกว่าและคุ้มทุนกว่า แต่ต้องใช้การนับสินค้าคงคลังจริงเพื่อให้แน่ใจถึงความถูกต้อง

ระบบการจัดทำบัญชีสินค้าคงเหลือเป็นระยะทำงานอย่างไร

ภายใต้ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะ ธุรกิจต่างๆ จะไม่ติดตามการเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง แต่จะใช้การนับสินค้าคงคลังทางกายภาพในช่วงเวลาที่กำหนด โดยทั่วไปคือช่วงปลายงวดบัญชี ระบบจะคำนวณ COGS โดยใช้สูตรต่อไปนี้:

COGS = สินค้าคงคลังเริ่มต้น + การซื้อสินค้าคงคลัง −สิ้นสุดสินค้าคงคลัง

วิธีนี้ต้องใช้ข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับสินค้าคงคลังเริ่มต้น การซื้อสินค้าคงคลังในช่วงเวลานั้น และการนับสินค้าจริงครั้งสุดท้าย เพื่อกำหนดสินค้าคงคลังสิ้นสุด

ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกที่ใช้ระบบเป็นระยะจะประเมินระดับสินค้าคงคลังในช่วงต้นเดือน (สินค้าคงคลังเริ่มต้น) เพิ่มการซื้อที่เกิดขึ้นในเดือนนั้น และลบสินค้าคงคลังที่นับในตอนท้ายเดือน วิธีการนี้จะกำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่ขายออกไปในช่วงเวลานั้น

ประโยชน์ของระบบบัญชีสินค้าคงเหลือแบบเป็นระยะ

• เราสร้างต้นทุนที่มีประสิทธิภาพคุ้มค่า
  ระบบตามระยะเวลาจะคุ้มต้นทุน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรที่มีปริมาณธุรกรรมต่ำ ไม่จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีขั้นสูง เช่น เครื่องสแกนบาร์โค้ดหรือระบบจุดขาย (POS) ทำให้ลดต้นทุนการใช้งาน
• ความง่าย
  ธุรกิจที่มีการดำเนินการด้านสินค้าคงคลังโดยตรงพบว่าระบบสินค้าคงคลังแบบเป็นระยะนั้นจัดการได้ง่ายกว่า ไม่จำเป็นต้องอัปเดตบัญชีสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง ทำให้การบันทึกบัญชีง่ายขึ้น
• ความยืดหยุ่นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
  ธุรกิจขนาดเล็กมักจะมีทรัพยากรที่จำกัดและสามารถได้รับประโยชน์จากต้นทุนที่ต่ำกว่าและความง่ายในการดำเนินงานของระบบตามระยะเวลา
• เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมบางประเภท
  ระบบนี้เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมที่มีการหมุนเวียนสินค้าคงคลังต่ำ หรือสินค้าในคลังไม่ค่อยได้รับการขายออกไป เช่น หอศิลป์หรือร้านขายของเก่า

ความท้าทายของระบบการจัดทำบัญชีสินค้าคงเหลือเป็นระยะ

แม้ว่าระบบการตรวจนับสินค้าคงคลังเป็นระยะจะมีข้อดี แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการที่ทำให้ไม่เหมาะกับธุรกิจที่มีกิจกรรมสินค้าคงคลังสูง

• ปัญหาความแม่นยำ
  เนื่องจากระบบนี้ใช้การนับสินค้าคงคลังทางกายภาพ จึงอาจเกิดความคลาดเคลื่อนได้เนื่องจากการโจรกรรม การสูญหาย หรือข้อผิดพลาดของมนุษย์ ความไม่แม่นยำเหล่านี้อาจทำให้งบการเงินและบันทึกสินค้าคงคลังบิดเบือนได้
• การนับจำนวนทางกายภาพที่ใช้เวลานาน
  การดำเนินการนับสินค้าคงคลังอาจต้องใช้เวลานานและใช้แรงงานมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีสินค้าคงคลังจำนวนมาก
• ข้อมูลเชิงลึกที่ล่าช้า
  ระบบไม่ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับระดับสินค้าคงคลัง ซึ่งทำให้เจ้าของธุรกิจตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของความต้องการหรือการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทานได้ยากขึ้น
• การพึ่งพางวดบัญชี
  ระบบเป็นระยะๆ พึ่งพาช่วงสิ้นสุดของรอบบัญชีเป็นอย่างมากเพื่อให้ประเมินมูลค่าสินค้าคงคลังและคำนวณต้นทุนสินค้าขาย (COGS) ได้อย่างแม่นยำ ซึ่งทำให้ไม่สามารถใช้กับการจัดการสินค้าคงคลังแบบไดนามิกได้

การเปรียบเทียบระบบสินค้าคงคลังแบบเป็นระยะและแบบถาวร

ระบบสินค้าคงคลังแบบเป็นระยะมีความแตกต่างอย่างชัดเจนกับระบบคงคลังแบบถาวรในหลายๆ ด้าน ดังนี้:

• ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะ
  • ปรับปรุงบันทึกคงคลังเฉพาะช่วงสิ้นงวดบัญชีเท่านั้น
  • จำเป็นต้องมีการนับสต๊อกสินค้าเพื่อกำหนดระดับสต๊อกสินค้า
  • เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีการต้องการสต๊อกสินค้าไม่มากนักหรือธุรกิจขนาดเล็ก
• ระบบสินค้าคงคลังถาวร
  • อัปเดตบันทึกสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ทุกครั้งที่มีการทำธุรกรรม
  • ใช้เทคโนโลยี เช่น เครื่องสแกนบาร์โค้ด และระบบ POS เพื่อความแม่นยำ
  • เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีปริมาณธุรกรรมสูงหรือมีความต้องการสินค้าคงคลังที่ซับซ้อน

ระบบแต่ละระบบมีข้อดีของตัวเอง และธุรกิจควรเลือกตามความต้องการเฉพาะ ปริมาณธุรกรรม และทรัพยากรของตน

บทบาทของการตรวจนับสินค้าคงคลัง

การนับสินค้าคงคลังถือเป็นศูนย์กลางของระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะ ธุรกิจต่าง ๆ จะต้องนับสินค้าคงคลังด้วยตนเองตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้เพื่อปรับยอดบันทึก แม้ว่ากระบวนการนี้จะใช้แรงงานมาก แต่กระบวนการนี้ก็ช่วยให้มั่นใจได้ว่าระดับสินค้าคงคลังและการประเมินมูลค่าจะสอดคล้องกับสต็อกสินค้าที่มีอยู่จริง

เพื่อปรับกระบวนการนี้ให้มีประสิทธิภาพ ธุรกิจบางแห่งจึงใช้ซอฟต์แวร์จัดการสินค้าคงคลังเพื่อสร้างรายงานหรือจัดระเบียบสินค้าคงคลังก่อนทำการนับ

การบัญชีและระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะ

ระบบรายงวดช่วยลดความซับซ้อนของบางแง่มุมของการบัญชี แต่ต้องใช้ความเอาใจใส่เป็นพิเศษในระหว่างการรายงานทางการเงิน ธุรกิจต่างๆ จะคำนวณ COGS ณ สิ้นงวดบัญชีแต่ละงวด ซึ่งส่งผลโดยตรงต่องบกำไรขาดทุนและผลกำไรโดยรวม

ขั้นตอนสำคัญในการบัญชีด้วยระบบธาตุ:

• บันทึกการซื้อสินค้าคงคลังในบัญชีการซื้อแยกต่างหากแทนการอัปเดตบัญชีสินค้าคงคลัง
• เมื่อสิ้นสุดงวด ให้ปรับสินค้าคงคลังต้นงวดและสินค้าคงคลังปลายงวดเพื่อคำนวณต้นทุนสินค้าขาย (COGS)
• ปรับปรุงบัญชีแยกประเภททั่วไปและจัดทำงบการเงินโดยใช้ข้อมูลสินค้าคงคลัง

แนวทางนี้ต้องใช้รายการบัญชีรายวันน้อยลงในระหว่างงวด แต่ต้องมีการตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนในตอนท้ายรอบการบัญชี

วิธีการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลังในระบบธาตุ

ธุรกิจที่ใช้ระบบตรวจนับสินค้าคงคลังเป็นระยะสามารถเลือกใช้วิธีการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลังได้หลายวิธี ได้แก่:

• FIFO (เข้าก่อนออกก่อน)
  FIFO ถือว่าสินค้าที่ซื้อเป็นรายการแรกจะถูกขายเป็นรายการแรก ซึ่งสอดคล้องกับการไหลของสินค้าคงคลังจริงในหลายๆ อุตสาหกรรม
• LIFO (เข้าก่อนออกก่อน)
  LIFO ถือว่าการซื้อสินค้าคงคลังล่าสุดจะถูกขายออกก่อน ซึ่งอาจสะท้อนราคาตลาดปัจจุบันได้ดีกว่า แต่ไม่ค่อยใช้กันนอกสหรัฐอเมริกา
• ค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก
  วิธีนี้จะคำนวณต้นทุนเฉลี่ยของรายการสินค้าคงคลัง ปรับความผันผวนของราคาให้ราบรื่น และให้แนวทางที่สมดุลในการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลัง

การเลือกวิธีการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลังที่ถูกต้องมีผลกระทบต่องบการเงินและภาระภาษี ดังนั้น ธุรกิจต่างๆ ควรพิจารณาเป้าหมายการดำเนินงานและทางการเงินเมื่อตัดสินใจ

เหตุใดบางธุรกิจจึงเลือกใช้ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะ

ระบบสินค้าคงคลังเป็นระยะยังคงเป็นทางเลือกยอดนิยมสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและอุตสาหกรรมที่มีความซับซ้อนของสินค้าคงคลังเพียงเล็กน้อย ความเรียบง่ายและความคุ้มทุนทำให้ระบบนี้เข้าถึงได้สำหรับธุรกิจที่อาจไม่ต้องการความแม่นยำของระบบแบบต่อเนื่อง

เหตุผลหลักในการเลือกใช้ระบบเป็นระยะ:

• ปริมาณธุรกรรมต่ำ:เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีการขายไม่บ่อยหรือการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง
• ข้อจำกัดด้านงบประมาณ:เหมาะสำหรับองค์กรที่ไม่สามารถลงทุนในระบบบริหารจัดการสต๊อกขั้นสูงได้
• ทรัพยากรที่มี จำกัด:ง่ายต่อการนำไปใช้และจัดการโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมหรือเทคโนโลยีเฉพาะทาง

การเปลี่ยนจากระบบแบบเป็นระยะเป็นระบบแบบถาวร

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ธุรกิจอาจเติบโตจนเกินขีดจำกัดของระบบสินค้าคงคลังแบบเป็นระยะ การเปลี่ยนมาใช้ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่องจะช่วยให้สามารถอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ เพิ่มความแม่นยำ และจัดการสินค้าคงคลังได้ดีขึ้น

ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลง:

1. ลงทุนในระบบ POS เครื่องสแกนบาร์โค้ด หรือซอฟต์แวร์บัญชีที่รองรับการอัปเดตสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์
2. ฝึกอบรมพนักงานให้สามารถใช้งานระบบใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ดำเนินการตรวจสอบสินค้าคงคลังอย่างครอบคลุมเพื่อสร้างข้อมูลเริ่มต้นที่ถูกต้อง

แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงจะต้องมีการลงทุนและความพยายาม แต่ผลประโยชน์ในระยะยาวมักจะมีน้ำหนักมากกว่าความท้าทายในเบื้องต้น

บรรทัดด้านล่าง

ระบบตรวจนับสินค้าคงคลังเป็นระยะเป็นวิธีการติดตามสินค้าคงคลังที่ตรงไปตรงมาและคุ้มต้นทุน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจที่มีการหมุนเวียนสินค้าคงคลังน้อย โดยอาศัยการนับสินค้าคงคลังทางกายภาพและการอัปเดตเป็นระยะ ทำให้การจัดการสินค้าคงคลังง่ายขึ้นและตอบสนองความต้องการทางบัญชีพื้นฐาน

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจต่างๆ จะต้องพิจารณาข้อจำกัดของระบบ รวมถึงการขาดข้อมูลแบบเรียลไทม์และความไม่แม่นยำที่อาจเกิดขึ้น เมื่อตัดสินใจว่าระบบจะเหมาะกับรูปแบบการดำเนินงานของตนหรือไม่ สำหรับผู้ที่มีความต้องการสินค้าคงคลังที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่องเป็นทางเลือกที่ทันสมัย ​​ในท้ายที่สุด การเลือกใช้ระบบต่างๆ ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น ปริมาณธุรกรรม ความพร้อมของทรัพยากร และเป้าหมายทางธุรกิจในระยะยาว

ที่มาจาก ดีซีแอล โลจิสติกส์

ข้อสงวนสิทธิ์: ข้อมูลที่ระบุไว้ข้างต้นจัดทำโดย dclcorp.com โดยเป็นอิสระจาก Chovm.com Chovm.com ไม่รับรองหรือรับประกันคุณภาพและความน่าเชื่อถือของผู้ขายและผลิตภัณฑ์ Chovm.com ขอปฏิเสธความรับผิดชอบใดๆ ต่อการละเมิดลิขสิทธิ์ของเนื้อหา