งบดุลทดลองคืออะไร: คำแนะนำฉบับสมบูรณ์

ไม่มีใครเริ่มต้นธุรกิจเพียงเพราะรักการทำบัญชี (ยกเว้นบางทีอาจเป็นนักบัญชี) แต่การทำให้ตัวเลขของคุณตรงเป๊ะนั้นเป็นสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้ วิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจได้คือการใช้งบดุลทดลอง แม้ว่างบดุลทดลองจะไม่ใช่แนวทางที่ง่ายในการรับประกันว่าระบบบัญชีของธุรกิจไม่มีข้อผิดพลาด แต่ก็สามารถช่วยตรวจจับข้อบกพร่องเล็กๆ น้อยๆ และแก้ไขข้อบกพร่องที่สำคัญในบัญชีแยกประเภททั่วไปได้ กล่าวโดยสรุป หากมีบางอย่างผิดปกติ งบดุลทดลองคือโอกาสของคุณที่จะตรวจจับได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่างบดุลทดลองคืออะไร เหตุใดจึงมีความสำคัญ และวิธีการดำเนินการงบดุลให้เสร็จสมบูรณ์ในวิธีที่ง่ายที่สุด

สารบัญ
งบดุลทดลองคืออะไร?
งบดุลทดลองประกอบด้วยอะไรบ้าง?
    ตัวอย่างงบดุลทดลอง
งบดุลทดลองที่ปรับปรุงแล้วคืออะไร?
ขั้นตอนสำคัญในการทำงบดุลทดลอง
    1. ประสานตัวเลขของคุณก่อน
    2. อย่าผสมเงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจ
    3.ใช้ซอฟต์แวร์ทางบัญชี
    4. ค้นหาข้อผิดพลาดที่ซ่อนอยู่
    5. ดำเนินการตรวจสอบภายใน
ธุรกิจควรใช้งบดุลทดลองเมื่อใด?
ความคิดสุดท้าย

งบดุลทดลองคืออะไร

หากอธิบายแบบง่ายๆ งบดุลทดลองคือรายงานที่แสดงรายการบัญชีทั้งหมดที่ธุรกิจเป็นเจ้าของและยอดคงเหลือ เป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่ายอดเดบิตทั้งหมดตรงกับยอดเครดิตทั้งหมด ในระบบบัญชีคู่ นักบัญชีจะบันทึกธุรกรรมแต่ละรายการสองครั้ง ครั้งแรกเป็นเดบิตในบัญชีหนึ่งและอีกครั้งเป็นเครดิตในอีกบัญชีหนึ่ง

งบดุลทดลองเป็นวิธีการตรวจสอบว่าระบบนั้นทำงานถูกต้องหรือไม่ ในขณะที่บัญชีแยกประเภททั่วไปจะบันทึกรายการเครดิตและเดบิตแยกจากกัน งบดุลทดลองจะเพิ่มรายการเหล่านี้ตามแต่ละบัญชีแทน โดยคำนวณยอดรวม (ในบัญชีแยกประเภทที่ไม่มีข้อผิดพลาด ยอดรวมเดบิตและเครดิตควรเท่ากับงบดุลทดลอง)

แม้ว่าในปัจจุบันไม่จำเป็นต้องมีงบดุลทดลองเพื่อตรวจสอบยอดเครดิตและเดบิต แต่ก็ยังมีประโยชน์สำหรับบัญชีที่ต้องการตรวจสอบงานของตนเอง และสำหรับผู้ตรวจสอบบัญชีที่ต้องการทำความเข้าใจบัญชีที่จะตรวจสอบให้ดียิ่งขึ้น

แม้ว่าการตรวจสอบยอดเดบิตและเครดิตส่วนใหญ่จะทำงานอัตโนมัติในปี 2025 แต่การทำงบดุลทดลองก็ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถ:

• ระบุข้อผิดพลาดก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่
• รักษาให้งบการเงินถูกต้อง (เพราะข้อมูลที่ไม่ดี = การตัดสินใจที่ไม่ดี)
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เสียภาษีมากเกินไปหรือขาดรายได้
• หลีกเลี่ยงความประหลาดใจเมื่อนักบัญชีของคุณดูบัญชีของคุณ

จำไว้ว่าหากงบดุลทดลองไม่ตรงกัน แสดงว่ามีบางอย่างผิดปกติ ควรแก้ไขทันทีดีกว่ามาเจอปัญหาในภายหลัง

งบดุลทดลองประกอบด้วยอะไรบ้าง?

งบดุลทดลองควรแสดงบัญชีทั้งหมดจากบัญชีแยกประเภททั่วไปในสองคอลัมน์ หนึ่งคอลัมน์สำหรับเงินที่ออกและอีกคอลัมน์สำหรับเงินที่เข้า โดยทั่วไปจะประกอบด้วยหกส่วนต่อไปนี้:

• ชื่อบัญชี (ทุกบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ เช่น เงินสด ค่าเช่า การขาย ฯลฯ)
• ยอดคงเหลือเดบิต (จำนวนเงินที่บันทึกภายใต้สินทรัพย์และค่าใช้จ่าย)
• ยอดคงเหลือทางเครดิต (ยอดรวมของหนี้สิน รายได้ และส่วนของผู้ถือหุ้น)
• เลขที่บัญชี
• วันที่ของรอบบัญชี
• ยอดรวมของเดบิตและเครดิต

ตัวอย่างงบดุลทดลอง

สมมติว่าเจคเป็นเจ้าของร้านกาแฟเล็กๆ แห่งหนึ่ง เมื่อสิ้นเดือน เขาต้องการตรวจสอบว่าทุกอย่างในบัญชีของเขาถูกต้องหรือไม่ งบดุลทดลองของเขาอาจมีลักษณะดังนี้:

ทุกอย่างสมดุลกัน – ดี! แต่สมมติว่าเขาลืมบันทึกค่าใช้จ่ายส่วนผสมมูลค่า 500 ดอลลาร์สหรัฐฯ การกระทำเช่นนี้จะทำให้ยอดรวมของเขาคลาดเคลื่อน และนี่คือจุดที่งบดุลทดลองจะจับประเด็นนี้ได้

งบดุลทดลองที่ปรับปรุงแล้วคืออะไร?

งบดุลทดลองแบบปกตินั้นมีประโยชน์มากในการตรวจหาข้อผิดพลาดที่ชัดเจน แต่จะเป็นอย่างไรกับรายการที่นักบัญชีไม่ได้บันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไปหรือไม่มีเลย เช่น ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแต่ยังไม่ได้รับการชำระเงิน ธุรกิจต่างๆ สามารถใช้งบดุลทดลองที่ปรับปรุงแล้วได้

ตัวอย่างเช่น หากเจค เจ้าของร้านกาแฟ ซื้อเครื่องเขียนมูลค่า 800 ดอลลาร์สหรัฐฯ ด้วยบัตรเครดิตส่วนตัว เขาจะมีเงิน 800 ดอลลาร์สหรัฐฯ ที่ยังไม่ได้บันทึกบัญชี อย่างไรก็ตาม งบดุลทดลองที่ปรับปรุงแล้วจะแก้ไขโดยการเพิ่มค่าใช้จ่ายในส่วนเดบิต

นอกจากนี้ การปรับยอดดุลทดลองจะทำให้รายงานทางการเงินมีความแม่นยำมากขึ้น เนื่องจากรวมค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้รวมอยู่ในบันทึกเดิม ตัวอย่างเช่น ธุรกิจสามารถเพิ่มค่าใช้จ่ายล่วงหน้าหรือต้นทุนในอนาคตที่ยังไม่เกิดขึ้นอย่างเป็นทางการแต่ยังต้องนำมาพิจารณา

หมายเหตุ: แม้ว่าการปรับปรุงเหล่านี้จะไม่สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในงบดุลเดิมได้ แต่จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจบันทึกสินทรัพย์และหนี้สินอย่างถูกต้อง ทำให้ภาพรวมทางการเงินของพวกเขาดีขึ้น

ขั้นตอนสำคัญในการทำงบดุลทดลอง

1. ประสานตัวเลขของคุณก่อน

หลายๆ คนคงเคยเจอใบแจ้งยอดธนาคารที่ไม่ตรงกับที่เราคิดว่ามีในบัญชี ซึ่งมักเกิดขึ้นบ่อยครั้งในการทำธุรกิจ หากเป็นเช่นนี้ วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่หายไปคือการเปรียบเทียบบัญชีกับธุรกรรมธนาคารจริง

2. อย่าผสมเงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจ

กฎสำคัญประการหนึ่งในการทำธุรกิจคือห้ามรวมเงินส่วนตัวและเงินจากการทำงานเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น เจ้าของธุรกิจที่รูดบัตรเพื่อซื้อของชำอาจประสบปัญหาในการรักษายอดเงินคงเหลือในบัญชีให้สะอาด ดังนั้น จึงควรเก็บเงินทั้งสองส่วนไว้ในบัญชีแยกกัน

3.ใช้ซอฟต์แวร์ทางบัญชี

ไม่มีเงินเพียงพอที่จะจ้างนักบัญชีใช่หรือไม่? นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรติดตามธุรกรรมทั้งหมดด้วยตนเอง เพราะเป็นกระบวนการที่ยาวนานและยุ่งยาก ควรใช้ซอฟต์แวร์บัญชี (เช่น QuickBooks, Xero หรือ Wave) เพื่อทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติแทน

4. ค้นหาข้อผิดพลาดที่ซ่อนอยู่

การบัญชีทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้มาก และแม้แต่ธุรกิจที่ดีที่สุดก็ยังพบข้อผิดพลาดได้ ดังนั้น การตรวจสอบทุกอย่างจึงเป็นเรื่องดีเสมอ ข้อผิดพลาดเล็กน้อยที่ควรระวัง ได้แก่:

• การสลับตัวเลข (พิมพ์ 3,200 แทน 2,300)
• การลืมบันทึกรายการธุรกรรมเล็กๆ น้อยๆ
• การทำซ้ำรายการโดยไม่ได้ตั้งใจ

แม้แต่ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยก็อาจทำให้งบดุลทดลองของคุณเสียหายได้ ตรวจสอบ ตรวจสอบซ้ำ แล้วตรวจสอบอีกครั้ง

5. ดำเนินการตรวจสอบภายใน

ทุกๆ สองสามเดือน ให้ตรวจสอบบันทึกของธุรกิจด้วยสายตาที่สดใหม่ คุณอาจประหลาดใจกับสิ่งที่คุณจับได้

ธุรกิจควรใช้งบดุลทดลองเมื่อใด?

งบดุลทดลองมีประโยชน์ทุกครั้งที่เจ้าของธุรกิจต้องการให้แน่ใจว่าบัญชีของตนถูกต้อง รวมถึงในบางช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงด้วย:

• สิ้นเดือนหรือไตรมาส (แก้ไขข้อผิดพลาดก่อนที่จะสะสม)
• ก่อนจัดทำงบการเงิน (ต้องแน่ใจว่าธุรกิจดำเนินการด้วยข้อมูลที่สะอาด)
• ก่อนยื่นภาษี (ป้องกันปัญหากับกรมสรรพากรโดยจับผิดตั้งแต่เนิ่นๆ)
• เมื่อสมัครกู้เงินหรือจีบนักลงทุน (หนังสือรกๆ = สัญญาณอันตราย)
• ก่อนการตรวจสอบ (หากตัวเลขไม่ถูกต้อง ผู้ตรวจสอบจะพบ ดังนั้นให้แก้ไขก่อน)

ความคิดสุดท้าย

เจ้าของธุรกิจจำนวนมากไม่ค่อยให้ความสำคัญกับงบดุลทดลองของตนมากนัก ทุกวันนี้ทุกอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติ ดังนั้นการเรียกใช้งบดุลทดลองด้วยตนเองจึงเป็นเพียงงานพิเศษใช่หรือไม่ งบดุลทดลองยังคงมีประโยชน์อย่างยิ่งในการตรวจสอบภายใน โดยเฉพาะอย่างยิ่งก่อนที่จะจัดทำงบการเงินอย่างเป็นทางการหรือติดตามข้อผิดพลาด

เจ้าของธุรกิจสามารถใช้งบดุลทดลองเพื่อตรวจสอบสถานะทางการเงินและตรวจสอบว่าระบบบัญชีทำงานอย่างถูกต้องหรือไม่ ไม่มีใครชอบแก้ไขข้อผิดพลาดทางการบัญชีในเวลาต่อมา ดังนั้น ควรตรวจสอบแต่เนิ่นๆ หากเจ้าของธุรกิจจริงจังกับการดำเนินธุรกิจให้มีสุขภาพดีทางการเงิน การทำงบดุลทดลองอาจสร้างความแตกต่างได้มาก