เหตุใดการบัญชีแบบบัญชีค้างจ่ายจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ?

คุณเคยส่งใบแจ้งหนี้และรอการชำระเงินนานเป็นสัปดาห์หรือไม่ หรือคุณจ่ายเงินสำหรับบางสิ่งในวันนี้แต่ไม่ได้รับจนกว่าจะถึงเดือนหน้าหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น แสดงว่าคุณได้สัมผัสกับระบบบัญชีแบบบัญชีค้างรับแล้ว แม้ว่าคุณจะไม่รู้ตัวก็ตาม

ระบบบัญชีแบบบัญชีค้างรับค้างจ่ายเป็นระบบที่ติดตามเงินเมื่อได้รับหรือเป็นหนี้ ไม่ใช่เมื่อเงินเคลื่อนไหว เป็นระบบที่บริษัทส่วนใหญ่ โดยเฉพาะบริษัทขนาดใหญ่ ใช้ในการบันทึกบัญชี เนื่องจากระบบบัญชีนี้ให้ภาพทางการเงินที่สมจริงมากกว่าการติดตามกระแสเงินสดเพียงอย่างเดียว

แต่ทำไมมันถึงสำคัญล่ะ? หากคุณทำธุรกิจ (หรือมีแผนที่จะทำธุรกิจ) คุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังทำเงินได้จริงหรือแค่เอาตัวรอดจากความไม่ตรงกันของเวลา มาแบ่งแยกเป็นข้อๆ ง่ายๆ โดยไม่ต้องจำเจเหมือนในตำราเรียนกันดีกว่า

สารบัญ
การบัญชีแบบบัญชีค้างจ่ายคืออะไร?
ประเภทของการเกิดขึ้น
    1. รายได้ที่เกิดขึ้น
    2. ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
เหตุใดระบบบัญชีคงค้างจึงถือเป็นตัวเปลี่ยนเกม
    1. ข้อมูลเชิงลึกทางการเงิน
    2. การบริหารสัญญาระยะยาว
    3. การติดตามธุรกรรมเครดิต
    4. ผู้ลงทุนและผู้ให้กู้ชอบสิ่งนี้
ความท้าทายของการบัญชีแบบบัญชีค้างจ่าย
    1.มันต้องทำงานมากขึ้น
    2. การฝึกอบรมบุคลากรเพิ่มเติม
    3 ค่า
วิธีการบัญชีประเภทอื่น ๆ
    1. การบัญชีเงินสด
    2. การบัญชีแบบผสมผสาน
การบัญชีแบบบัญชีค้างจ่ายเทียบกับการบัญชีเงินสด
บรรทัดล่าง

การบัญชีแบบบัญชีค้างจ่ายคืออะไร?

ระบบบัญชีค้างรับจะบันทึกรายได้เมื่อธุรกิจทำการขายหรือให้บริการ แม้ว่าจะยังไม่ได้รับการชำระเงินก็ตาม ระบบยังติดตามค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้น ไม่ใช่แค่เมื่อได้รับการชำระเงินเท่านั้น วิธีนี้ช่วยให้ธุรกิจเข้าใจถึงสุขภาพทางการเงินของตนเองโดยจับคู่รายได้กับต้นทุนที่จำเป็นในการสร้างรายได้ทั้งหมดภายในช่วงเวลาการรายงานเดียวกัน

ความเป็นจริงที่สนุก: คุณทราบหรือไม่ว่าสหรัฐอเมริกากำหนดให้ธุรกิจทุกแห่งที่มีรายได้ 25 ล้านเหรียญสหรัฐฯ หรือมากกว่านั้นในช่วง XNUMX ปี ต้องใช้ระบบบัญชีแบบบัญชีค้างรับค้างจ่าย อย่างไรก็ตาม บริษัทขนาดเล็กยังสามารถใช้ระบบบัญชีแบบบัญชีค้างรับค้างจ่ายได้หากต้องการ

ประเภทของการเกิดขึ้น

ภายใต้แนวทางนี้ มีการบันทึกคงค้างสองประเภทหลักที่ต้องติดตาม: รายรับที่เกิดขึ้นและรายจ่ายที่เกิดขึ้น ทั้งสองประเภทนี้มีความสำคัญในการปิดบัญชีเมื่อสิ้นสุดงวดในระบบบัญชีแบบบันทึกคงค้าง ต่อไปนี้คือรายละเอียดของแต่ละประเภท:

1. รายได้ที่เกิดขึ้น

รายได้ที่เกิดขึ้นคือรายได้ที่บริษัทได้รับแล้วแต่ยังไม่ได้รับการชำระเงิน ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อธุรกิจจัดหาสินค้าหรือบริการโดยใช้เครดิต ตัวอย่างอีกประการหนึ่งคือค่าใช้จ่ายด้านทุนที่เกิดขึ้น ซึ่งก็คือเมื่อบริษัทได้รับอุปกรณ์หรือทรัพย์สินแต่ยังไม่ได้รับการชำระเงิน

ตัวอย่างที่ดีของรายได้ที่เกิดขึ้นคือการใช้ไฟฟ้า บริษัทไฟฟ้าจะจ่ายไฟฟ้าให้กับลูกค้าก่อนที่จะสร้างรายได้ แม้ว่าจะมีค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง แต่จะไม่รับเงินจนกว่าจะถึงสิ้นเดือน

อย่างไรก็ตาม บริษัทไฟฟ้าจะต้องรับรู้รายได้ที่คาดว่าจะได้รับในอนาคต นั่นคือที่มาของการทำบัญชีแบบบัญชีค้างรับ ซึ่งสามารถบันทึกสถานะทางการเงินได้แม่นยำยิ่งขึ้น ดังนั้น เมื่อมีการชำระเงินในที่สุด บัญชีเงินสดของบริษัทจะเพิ่มขึ้นในขณะที่บัญชีลูกหนี้ลดลง

2. ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

ในทางกลับกัน ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะเกิดขึ้นเมื่อบริษัทซื้อสินค้าบางอย่างด้วยเครดิตและบันทึกเป็นเงินที่ค้างชำระในบันทึกทางการเงิน ซึ่งหมายความว่าบริษัทได้ใช้บริการหรือได้รับสินค้าแล้วแต่ยังไม่ได้ชำระเงิน ตัวอย่างทั่วไปของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ได้แก่:

• ค่าใช้จ่ายดอกเบี้ยคงค้าง: ดอกเบี้ยที่บริษัทเป็นหนี้อยู่แต่ยังไม่ได้ชำระ

• การสะสมของซัพพลายเออร์: ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์สำหรับสินค้าหรือบริการที่บริษัทได้รับแต่ยังไม่ได้ชำระเงิน

• การคำนวณค่าจ้างหรือเงินเดือน: ค่าจ้างพนักงานสำหรับงานที่ทำแล้วแต่ยังไม่ได้รับการชำระเงินเต็มจำนวน

ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเทียบกับค่าใช้จ่ายคงค้าง

ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเป็นค่าใช้จ่ายที่ตรงกันข้ามกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น แทนที่จะจ่ายในภายหลัง บริษัทจะจ่ายเงินล่วงหน้าสำหรับสินค้าหรือบริการ แม้ว่าจะไม่ได้รับสินค้าหรือบริการทั้งหมดทันทีก็ตาม

เหตุใดการบัญชีแบบบัญชีค้างจ่ายจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจ

1. ข้อมูลเชิงลึกทางการเงิน

การบัญชีแบบบัญชีค้างรับช่วยให้ธุรกิจมองเห็นต้นทุนและกำไรที่แท้จริงได้โดยการจับคู่ค่าใช้จ่ายกับรายได้ ซึ่งทำให้การจัดทำงบประมาณ การคาดการณ์ และการวางแผนแม่นยำยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานได้โดยไม่ต้องถูกหลอกด้วยความแตกต่างของเวลาในการไหลเวียนเงินสด

2. การบริหารสัญญาระยะยาว

ธุรกิจที่มีสัญญาระยะยาวจะต้องมีระบบบัญชีแบบบัญชีค้างรับ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะบันทึกรายรับและรายจ่ายตามสัญญา ทำให้ติดตามความคืบหน้าทางการเงินของโครงการได้ง่ายขึ้น

3. การติดตามธุรกรรมเครดิต

บริษัทที่ซื้อหรือขายแบบเครดิต (เช่น การรับหรือส่งมอบสินค้าและบริการก่อนชำระเงิน) สามารถได้รับประโยชน์จากการบัญชีแบบบัญชีค้างรับได้เช่นกัน เนื่องจากช่วยให้ติดตามเงินที่ค้างชำระและการชำระเงินที่ครบกำหนดได้ กลยุทธ์นี้ทำให้การวางแผนกระแสเงินสดง่ายขึ้น และช่วยให้มั่นใจได้ว่าบริษัทจะมีเงินทุนเพียงพอเพื่อให้การดำเนินงานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

4. ผู้ลงทุนและผู้ให้กู้ชอบสิ่งนี้

นักลงทุน ผู้ให้กู้ และผู้ถือผลประโยชน์อื่นๆ จำเป็นต้องมีรายงานทางการเงินที่ถูกต้องแม่นยำเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด โชคดีที่ระบบบัญชีแบบบัญชีค้างรับค้างจ่ายช่วยให้พวกเขามองเห็นภาพรวมของสุขภาพทางการเงินของบริษัทได้ชัดเจนขึ้น และเจ้าของบริษัทบริหารจัดการได้ดีเพียงใด

ความท้าทายของการบัญชีแบบบัญชีค้างจ่าย

ไม่ใช่แค่เรื่องแสงแดดและการติดตามผลกำไรเท่านั้น การบัญชีแบบบัญชีค้างรับยังมีข้อเสียอยู่บ้าง ดังต่อไปนี้:

1.มันต้องทำงานมากขึ้น

การบัญชีแบบบัญชีค้างรับอาจมีความซับซ้อนมากขึ้น เนื่องจากธุรกิจต้องติดตามว่าผู้อื่นเป็นหนี้อะไร (ลูกหนี้) และเงินที่เป็นหนี้ (เจ้าหนี้) เท่าไร ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจจึงต้องการระบบที่เชื่อถือได้และนโยบายที่ชัดเจนเพื่อให้บันทึกถูกต้อง เพื่อให้แน่ใจว่ารายรับและรายจ่ายตรงกัน

2. การฝึกอบรมบุคลากรเพิ่มเติม

การบัญชีแบบบัญชีค้างรับจำเป็นต้องมีนักบัญชีที่มีประสบการณ์หากธุรกิจต้องการให้บันทึกของตนมีความถูกต้อง ด้วยเหตุนี้ พวกเขาอาจต้องครอบคลุมค่าฝึกอบรมเพิ่มเติมและค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรที่สูงขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าบุคลากรทำทุกอย่างได้อย่างถูกต้อง

3 ค่า

การบัญชีแบบบัญชีค้างรับไม่ใช่วิธีการราคาถูก ซึ่งอาจมีราคาแพงกว่าการบัญชีเงินสด เนื่องจากต้องใช้ซอฟต์แวร์ขั้นสูง และอาจทำให้มีต้นทุนการตรวจสอบและการปฏิบัติตามกฎหมายที่สูงขึ้น อย่างไรก็ตาม ภาพรวมทางการเงินที่แม่นยำยิ่งขึ้นช่วยชดเชยค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นนี้ได้

วิธีการบัญชีประเภทอื่น ๆ

โดยทั่วไป ธุรกิจต่างๆ จะใช้หนึ่งในสามวิธีทางการบัญชี (การบัญชีแบบคงค้าง บัญชีเงินสด หรือบัญชีผสม)

1. การบัญชีเงินสด

ระบบบัญชีเงินสดจะบันทึกรายการธุรกรรมเฉพาะเมื่อมีเงินเข้าหรือออกเท่านั้น ธุรกิจจะบันทึกรายรับและรายจ่ายเฉพาะเมื่อได้รับการชำระเงิน วิธีนี้ง่ายแต่อาจทำให้เข้าใจผิดได้ เนื่องจากแบรนด์อาจดูเหมือนมีกำไรในเดือนหนึ่งแต่ขาดทุนในเดือนถัดไป

วิธีนี้ยังเป็นที่นิยมกับธุรกิจขนาดเล็กและบุคคลทั่วไป (เช่น ผู้ประกอบอาชีพอิสระ) เนื่องจากทำให้เห็นมุมมองเงินสดที่มีอยู่ได้อย่างชัดเจนแบบเรียลไทม์

2. การบัญชีแบบผสมผสาน

ระบบบัญชีแบบไฮบริดรวมทั้งสองวิธีเข้าด้วยกัน ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามธุรกรรมประจำวันได้โดยใช้ระบบบัญชีเงินสด และติดตามรายการที่มีขนาดใหญ่หรือสำคัญกว่าโดยใช้ระบบบัญชีแบบคงค้าง แนวทางที่ยืดหยุ่นนี้ช่วยให้บันทึกทางการเงินมีความถูกต้องแม่นยำ

วิธีนี้ยังเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการให้ธุรกรรมประจำวันเป็นเรื่องง่ายในขณะที่ติดตามการเงินจำนวนมาก เช่น ใบแจ้งหนี้ บิล หรือสินค้าคงคลังที่ยังไม่ได้ชำระ อย่างไรก็ตาม แบรนด์ต่างๆ จะต้องระมัดระวังเป็นพิเศษกับระบบบัญชีแบบผสมผสานเพื่อหลีกเลี่ยงการฝ่าฝืนกฎระเบียบด้านภาษีและการบัญชี

การบัญชีแบบบัญชีค้างจ่ายเทียบกับการบัญชีเงินสด

แบบไหนดีกว่ากัน ขึ้นอยู่กับว่าคุณทำธุรกิจแบบไหน มาเปรียบเทียบกัน

ตัวอย่าง: บริษัทจัดเลี้ยงจะจองงานใหญ่ในเดือนธันวาคม แต่จะไม่ได้รับเงินจนกว่าจะถึงเดือนมกราคม ตามระบบบัญชีค้างรับ รายได้ดังกล่าวจะถูกบันทึกในเดือนธันวาคม โดยจะสอดคล้องกับงานที่ทำ ตามระบบบัญชีเงินสด รายได้ดังกล่าวจะไม่ปรากฏจนกว่าจะถึงเดือนมกราคม

บรรทัดล่าง

การบัญชีแบบบัญชีค้างรับอาจมีความจำเป็นอย่างรวดเร็วหากคุณจริงจังกับการเติบโตของธุรกิจ ใช่แล้ว มันซับซ้อนกว่าการบัญชีเงินสด แต่ให้ข้อมูลเชิงลึกที่แท้จริง ช่วยในการวางแผนทางการเงิน และทำให้ผู้ลงทุน ผู้ให้กู้ และหน่วยงานกำกับดูแลพอใจ

แม้ว่าระบบบัญชีเงินสดอาจใช้ได้ผลสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่ก็ไม่เหมาะหากธุรกิจกำลังขยายตัว จัดการการขายแบบเครดิต หรือวางแผนการเติบโตในระยะยาว นั่นคือเหตุผลที่ระบบบัญชีแบบบัญชีค้างรับค้างจ่ายจึงเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด หากคุณกำลังคิดจะเปลี่ยนระบบบัญชีอยู่ เริ่มต้นด้วยการเรียนรู้พื้นฐาน ลงทุนในซอฟต์แวร์ที่ดี และปรึกษาผู้ทำบัญชีเพื่อช่วยเหลือในการเปลี่ยนผ่าน