Etkili Satıcı İlişkileri Yönetimi için 5 Kolay Adım

Tedarik zinciri satıcıları başarılı işletmelerin temel taşını oluşturur. Satıcı ilişkileri yönetimi sürecindeki başarısızlık, tıpkı titizlikle inşa edilmiş bir kartlar evindeki yanlış hizalanmış bir kart gibi, bir işletmenin çöküşünü kolayca hızlandırabilir.

Sağlam bir satıcı ilişkileri yönetimi (VRM) stratejisi birçok fayda sağlar. Uygun koşulları müzakere ederek ihtiyatlı maliyet yönetimine olanak tanır ve hizmet seviyelerini geliştirerek satıcıların belirlenen kalite standartlarına uymasını garanti eder. Dahası, satıcılarla uzun vadeli ortaklıkları teşvik etmek, karşılıklı anlayış ve destek ortamını geliştirerek genel iş performansını olumlu yönde etkiler.

Ancak işletmeler satıcı ortaklıklarının gerçek değerini nasıl tespit edebilir? Tedarikçilerinin teslimatlarının beklentilerine uygun olup olmadığını nasıl değerlendirebilirler ve uyumlu değilse hangi adımları atmalıdırlar? Bu soruları yanıtlamak için bu blog gönderisinde satıcı ilişkileri yönetimi sürecini geliştirmeyi amaçlayan basitleştirilmiş 5 adımlı bir kılavuz ortaya çıkıyor.

İçindekiler
Potansiyel satıcıları belirleyin ve seçin
Performansı izleyin ve değerlendirin
Risk değerlendirmeleri yapın ve bir yedekleme stratejisi geliştirin
Merkezi iletişim noktaları oluşturun
Bir çıkış stratejisi planlayın
Kazan-kazan ilişkisi için satıcıları iş ortaklarına dönüştürün

Potansiyel satıcıları belirleyin ve seçin

Satıcı ilişkileri yönetimi, iş ihtiyaçlarını karşılayan ve başarı öyküsünün bir parçasını oluşturan ortakların seçilmesiyle ilgilidir. Bu süreçteki ilk adım potansiyel satıcıları belirlemek ve seçmektir.

Satıcılar tedarik zincirinde ayrılmaz bir dişli çark oluşturur. Bunları iki geniş kategoriye ayırabiliriz:

• Tedarikçiler: Bir ürünü oluşturmak veya teslim etmek için hammadde, nihai ürün veya temel hizmetleri sağlayan işletmeler.
• Lojistik sağlayıcılar: Malların tedarikçilerden son tüketiciye sorunsuz bir şekilde geçişine yardımcı olan köprü görevi gören, taşıma, depolama ve dağıtım işlemlerini yürüten kuruluşlar.

İkisi arasındaki net ayrım, her türlü uzun vadeli ilişkinin omurgası olan iletişim ve işbirliğini kolaylaştırmaya yardımcı olur. Örneğin, üreticiler (tedarikçiler) heyecan verici yeni ürünler geliştirmek için şirketlerle ortaklık kurabilirken, lojistik sağlayıcılar da tahmini talep hakkında bilgi sahibi olarak hizmetlerini hızlandırabilirler.

Peki şirketler iş modellerine uygun mükemmel satıcıları nasıl buluyor? Bunu beş basit adıma ayıralım:

1. İş ihtiyaçlarını belirleyin: İşletmeler, bir satıcıdan ihtiyaç duydukları spesifik ürün veya hizmetin ana hatlarını çizerek başlamalıdır. Bu adım kalite, hizmet, zaman, maliyet vb. ile ilgili diğer tüm beklentilerin temelini oluşturur. Ayrıca ihtiyaç duyulan sıklığı ve hacmi de dikkate almak önemlidir. İşletmeler tek seferlik bir hizmet mi arıyor, yoksa uzun vadeli bir ortaklık için gerekli bir bileşen mi?
2. Durum tespiti yapmak: Araştırmanın gücünden yararlanın. Sektör raporlarını analiz edin, çevrimiçi incelemeleri ve derecelendirmeleri inceleyin ve mali istikrarlarını değerlendirin. Aranan ürün veya hizmeti sağlayan geçmiş deneyimlere dayalı olarak yeteneklerine ilişkin bütünsel bir görünüm elde edin. Bir saha ziyareti, operasyonlarının yakından bir önizlemesini sağlayabilir.
3. Bir teklif talebi (RFP) geliştirin: Özel gereksinimleri, beklenen hizmet seviyelerini, seçim kriterlerini ve zaman çizelgelerini özetleyen ayrıntılı bir belge hazırlayın. Bunu huniye aktar RFP ön elemeden geçmeyi başaran satıcılara yönelik. Bu adım, her satıcıdan yapılandırılmış verilerin toplanmasına yardımcı olacak ve karşılaştırmalar için eşit bir oyun alanı sağlanmasına yardımcı olacaktır.
4. Teklifleri değerlendirin ve uygunluğu değerlendirin: Tedarikçilerin teklifleri gelmeye başladığında değerlendirme zamanı gelir. Bunları maliyetler, müşteri hizmetleri, teslimat kapasitesi ve kalite güvence mekanizmaları gibi kriterlere göre tartın. Yüz yüze yapılan bir görüşme, işletmelerin problem çözme yeteneklerini ölçmelerine de olanak sağlayabilir.
5. Referansları kontrol edin: Satıcının önceki iş alıcıları veya ortaklarıyla iletişime geçin. Deneyimleri, memnuniyet düzeyleri ve iyileştirme alanları hakkında bilgi edinmek değerli bilgiler sağlayabilir. Bir satıcının geçmiş performansı çoğu zaman gelecekteki hizmet kalitesinin güvenilir bir göstergesidir.

Performansı izleyin ve değerlendirin

İlk seçim sürecinden sonra tedarikçi performansını düzenli olarak izlemek ve değerlendirmek için zaman ayırmak önemlidir. Bu adım, suçlama oyunu oynamak veya parmakla işaret etmekle ilgili değildir; satıcıları, sözlerini tutarlı bir şekilde yerine getirme konusunda sorumlu tutmakla ilgilidir. Sonuçta güvenilmez bir satıcı gecikmelere, beklenmeyen masraflara yol açabilir ve müşterileri yanlış yola sürükleyebilir.

Merkezi bir puan kartı veya kapsamlı bir değerlendirme kontrol listesi. Bunu satıcılar için bir rapor kartı olarak düşünün, onlara uygulanabilir geri bildirimler verin ve onlara nerede üstün olduklarını veya iyileştirmeye ihtiyaç duyduklarını gösterin.

İşte bazı temel performans göstergeleri (APG) işletmelerin, satıcılarının ne kadar iyi performans gösterdiğini kontrol etmek için kullanabileceği şeyler:

• Teslimat zaman çizelgeleri: Satıcı her zaman zamanında teslimat yapıyor mu? Geç teslimatlar iş programlarını bozabilir ve değerli müşteri taahhütlerini aksatabilir.
• Sipariş doğruluğu: Kimse hatalardan hoşlanmaz, özellikle de üretim ve satış planlarını rayından çıkarabilecek durumlarda. Bu KPI, tedarikçinin sipariş edilen miktarı ve spesifikasyonları ne sıklıkla teslim ettiğini test eder.
• Kalite uyumluluğu: Satıcı kararlaştırılan ürün veya hizmet kalitesine ne kadar uyuyor? Kalite sorunları nedeniyle malların ne sıklıkta iade edildiğini takip edin.
• Fiyatlandırma istikrarı: Diyor ki, “Değişmeyen tek şey değişimdir.” Ancak şirketlerin çok fazla değişkenden kaçınmak istediği yerlerden biri de hammadde fiyatlarıdır. Fiyatlandırma stratejisini etkileyen sorunlara işaret edebilecek tedarikçinin fiyat değişiklikleri geçmişini inceleyin.

Unutmayın – bu adım yalnızca olumsuzlukları değerlendirmekle ilgili değildir; aynı zamanda olumlu yönleri de öne çıkarmalıdır! Satıcılar hizmetlerinin, istisnai eylemlerinin ve yeniliklerinin tanınacağını ve takdir edileceğini bildiklerinde muhtemelen daha da ileri gideceklerdir. Bu ayrıcalıklı muamele duygusu, güçlü ilişkileri teşvik eder ve onları güvenilir ortaklara dönüştürür.

Satıcıları sıkı çalışmaları için ödüllendirecek birkaç pratik fikir:

• Sözleşme uzatmaları: Daha uzun vadeli sözleşmeler sunmak, satıcılara istikrar duygusu verir ve onları yüksek performanslarını sürdürmeye teşvik eder.
• Artan siparişler: Bir satıcı sürekli olarak üstünse, neden daha mükemmel hizmet istemeyesiniz ki? Sipariş hacimlerinin artması, doğrudan bir takdir ifadesi ve birinci sınıf hizmetlerinin bir kanıtıdır.
• Kamusal tanıma: Herkes biraz ilgi odağı olmayı sever. Tedarik zincirinin arkasındaki elleri kutlamak için yıllık bir satıcı ödülü veya sertifika töreni düşünün; satıcıların gösteriş yapması ve daha fazla kazanç elde etme çabalarını yeniden düzenlemesi için altın bir bilet!

Risk değerlendirmeleri yapın ve bir yedekleme stratejisi geliştirin

Bir elinizde kalem, diğer elinizde puan kartlarıyla satıcı performans raporlarını dikkatle incelemenin zamanı geldi. Bu puan kartları yalnızca kağıt ağırlıkları değil, her satıcıyla bağlantılı potansiyel riskleri değerlendirmeye yönelik araçlardır. Bu kritik değerlendirme, satıcıları üç risk bazlı kategoriye ayırmaya yardımcı olacaktır:

• Yüksek riskli satıcılar: Bu satıcılar iş ufkunda göz korkutucu fırtına bulutları gibi görünebilir. Belki de son teslim tarihlerinin kaçırılması, kalite sorunları veya başka bir performans düşüşü nedeniyle tutarsızlıklar sergilediler.
• Orta riskli satıcılar: Bu satıcılar renk paletimizde açık ve koyu tonların karışımı olan pastel tonlardır. Genellikle beklentileri karşılarlar, ancak nadiren de olsa lekelenme veya atlanan vuruş olabilir.
• Düşük riskli satıcılar: Mükemmel bir fincan kahveyi hayal edin. Tıpkı en sevdiğimiz sabah içeceği gibi, bu düşük riskli satıcılar da sürekli olarak iyidir. Onlar, kalite açısından mükemmel bir itibarı korurken, sürekli olarak vaatlerini yerine getiren, en iyi performans gösterenlerdir.

İşletmeler artık her tedarikçi kategorisinin risklerini etiketlediğine göre, stratejik bir savunma taslağı hazırlamanın zamanı geldi. Bunu kişisel bir oyun planı, herhangi bir riskin gerçekleşmesi durumunda ne yapılacağına dair ayrıntılı bir oyun kitabı olarak hayal edin. Her risk kategorisi için etkili bir planı temsil eden net bir görsel tablo örneği aşağıda verilmiştir:

Risk kategorisi	Potansiyel risk	Azaltma stratejisi
Yüksek riskli satıcılar	Tedarik kesintisine yol açan düzensiz performans	Sözleşmelerde ortalamanın altında performansa ilişkin cezaların ana hatlarını çizen net şartlar belirleyin; bu, işletmeleri koruyacak ve satıcının daha iyi performans göstermesini teşvik edecektir. Ayrıca tedarik zinciri kesinti sigortasına yatırım yapmayı düşünün.
Orta riskli satıcılar	Aralıklı tedarik sorunları ve zaman zaman kalite standartlarında eksiklikler	Benzer ürün veya hizmetleri sunan alternatif tedarikçilerle ortaklıklar gerektiren bir yedekleme planı oluşturun; tek bir satıcıya bağımlılığı azaltır, sürekli tedarik sağlar ve kalite standartlarının korunmasına yardımcı olur.
Düşük riskli satıcılar	Tedarik programında küçük performans kesintileri ve hafif değişiklikler	Sorunun anında çözümü için iletişim hatlarını açık tutun. Her iki tarafın da ilişkiden yararlanmaya devam etmesini sağlamak için sözleşme şartlarını düzenli olarak yeniden gözden geçirin ve yeniden müzakere edin.

Merkezi iletişim noktaları oluşturun

Etkili iletişim her güçlü ilişkinin can damarıdır. Satıcı ilişkileri yönetimi stratejileri söz konusu olduğunda bu gerçek farklı değildir. VRM'nin önemli bir yönü, akıcı ve verimli bir iletişim modunu sürdürmektir.

Bu amaçla işletmelerin merkezi bir iletişim noktası oluşturmayı düşünmeleri gerekmektedir. Satıcı ilişkileri yönetimi yazılımını uygulamak Bekçi İşletmelerin "tek bir gerçek kaynağı" oluşturmasına önemli ölçüde yardımcı olabilir. Bu odak noktası, satıcılarla olan tüm hayati iletişimlerin, ilgili veri alışverişinin ve faaliyetlerin temel dayanağı haline gelir.

İşletmeler bu tür yazılımları entegre ederken potansiyel olarak çeşitli avantajlar elde edebilir:

• İletişimi kolaylaştırın: Merkezi bir platform, tüm etkileşimler için tek bir konum sağlar. Bilgiler, satın alma ekipleri arasında hızlı ve doğru bir şekilde paylaşılabilir, böylece yanlış iletişim veya önemli mesajların kaçırılma olasılığı azalır. Bu özellik özellikle satıcıları öngörülebilir değişiklikler hakkında bilgilendirirken veya onları ortaya çıkan sorunlar hakkında bilgilendirirken faydalıdır. Tutarlı ve doğru iletişim için tüm satıcıların bilgileri aynı anda almasını sağlar.
• İki yönlü bir geri bildirim sistemi kurun: Satıcı portalı yazılımında genellikle geri bildirimi ve diyaloğu kolaylaştırmak için yerleşik mekanizmalar bulunur. Bu iki yönlü geri bildirim sistemi, satıcıların içgörülerini, önerilerini veya endişelerini paylaşmalarına olanak tanır. Bu, satıcı katılımını teşvik eder ve iletişim sürecini ve genel satıcı ilişkisini geliştirir.
• Görünürlüğü ve şeffaflığı teşvik edin: Merkezi bir satıcı portalı, işletmelere ve satıcılara işlemlere, teslimatlara, stoklara ve diğer kritik operasyonlara ilişkin tam görünürlük sağlar. Bu görünürlük şeffaflığı artırır ve tüm tarafların aynı fikirde olmasını sağlar. Satıcılara taahhütlerini yerine getirmeleri ve hizmetlerini sürekli olarak iyileştirmeleri için ihtiyaç duydukları bilgileri sağlar.
• İş akışlarını ve bildirimleri otomatikleştirin: Satıcı portalı yazılımı genellikle otomatik iş akışları ve bildirimler içerir. Bu sistemler çeşitli görevleri yönetmek, ekiplere sözleşme yenilemelerini hatırlatmak veya tarafları sözleşme değişiklikleri konusunda bilgilendirmek için çok önemlidir. Otomasyon insan hatası riskini azaltır ve operasyonel verimliliği artırır.

Bir çıkış stratejisi planlayın

En iyi tedarikçi ilişkileri bile beklenmedik bir hal alabilir. Hiç kimse bir ortaklığa sonunu bekleyerek girmez, ancak akıllı işletmeler her olasılığa hazırlıklı olmanın gerekli olduğunu bilir. Dikkatlice planlanmış bir çıkış stratejisi, işletmelerin bir satıcıyla bağlarını sorunsuz bir şekilde koparmasına yardımcı olabilir; oysa böyle bir stratejinin eksikliği kaotik bir duruma yol açabilir.

Veda etmek göz korkutucu görünse de, iyi belirlenmiş bir çıkış stratejisine sahip olmak, işletmelere iç huzuru sağlayabilir, çünkü ortaya çıktıklarında 'ya olursa' durumlarıyla baş etmeye hazır olduklarını bilirler. Peki çıkış stratejisi nasıl olmalı? Bu düğümü birlikte çözelim:

Sözleşmelerdeki net fesih maddeleri

Sözleşmede hangi koşullar altında iptal edilebileceği açıkça belirtilmelidir. Bunun nedeni satıcının sözleşme şartlarına uymaması veya iyi hizmet vermemesi olabilir. Ayrıntılı bir fesih hükmünün eklenmesi belirsizlikleri en aza indirecek ve işler yolunda gitmezse dostane bir ayrılığın önünü açacaktır.

Özel bilgilerin işlenmesi

Bir iş ilişkisi sona erdiğinde, özel veya gizli bilgilerin nasıl ele alınacağını belirlemek çok önemlidir. Şirketlerin veri iadesi, silinmesi veya kullanım kısıtlamaları için iyi tanımlanmış bir sürece ihtiyacı var. Bu, iş verilerinin ve fikri mülkiyet haklarının ayrılma sonrasında da güvende kalmasını sağlar.

Yedek satıcı seçimi

Alternatif tedarik zinciri satıcılarını önceden belirleyin. Bir 'B Planı'nın hazır olması, kuruluşları mevcut bir satıcı ilişkisini derhal sonlandırma ihtiyacı gibi öngörülemeyen durumlara hazırlar. Bu hamle, tedarikçi ilişkilerinden bağımsız olarak işletmelerin ivmelerini korumasını sağlıyor.

Envanter yönetimi

için net stratejiler belirleyin envanteri yönetmek nakliye sırasında veya fesih üzerine satıcının mülkiyetinde. Böyle bir hamle, çıkış aşamasında gereksiz kayıpların veya kafa karışıklığının önlenmesine yardımcı olacaktır. Ve unutmayın, bir satıcı ilişkisinin sonu diğerinin başlangıcı olabilir.

Kazan-kazan ilişkisi için satıcıları iş ortaklarına dönüştürün

Sonuç olarak, etkili satıcı ilişkileri yönetimi, satıcıların geleneksel algısını yalnızca tedarikçi veya lojistik sağlayıcı olmaktan çıkarıyor. Bu onları, ürün geliştirmenin ilk aşamalarından itibaren müşteri deneyimine ince ayar yapmak için işbirliği yapan stratejik ortaklar rolüne yükseltir. 

İşletmeler, gelişmiş iletişimin, sürekli performans incelemelerinin ve geri bildirimin gücünden yararlanarak, satıcı katkılarını takdir ederek ve müşteri profilleriyle uyum sağlayarak, geleneksel satıcı ilişkilerini karşılıklı yarar sağlayan ortaklıklara dönüştürebilir, sürdürülebilir büyümeyi teşvik edebilir ve e-ticarette başarı sağlayabilir.

Hala tereddüt mü ediyorsunuz? İşte bir strateji geliştirmek için yedi ipucu stratejik tedarikçi yönetimi stratejisi!