Kapsamlı bir Tedarik Zinciri Denetimi Gerçekleştirmek İçin En İyi Kılavuz

İç denetimler olmadan etkili bir tedarik zinciri yönetimi olamaz. Denetimleri, hammadde tedarikinden ürünlerin nihai müşteriye teslimine kadar tedarik zincirlerinin mümkün olduğunca sorunsuz ve uygun maliyetli bir şekilde çalışmasını sağlamak için yapılan sağlık kontrolleri olarak düşünebiliriz.

Tedarik zincirlerini sistematik olarak gözden geçirerek kuruluşlar, hammadde tedariki, üretim süreçleri, tedarikçi ilişkileri, üretim süreçlerindeki potansiyel riskleri ve verimsizlikleri belirleyebilir. envanter yönetimive müşteri memnuniyeti.

Peki şirketler iç denetimi nasıl yapabilir? Hangi tedarik zinciri unsurlarını dikkate almalılar? Bulguları ve düzeltici eylemleri nasıl belgelemeliler? Tedarik zinciri denetimlerini akıllı bir şekilde nasıl yürüteceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin!

İçindekiler
1. Denetime hazırlanın
2. Verileri toplayın
3. Denetimin gerçekleştirilmesi
4. Denetim bulgularını rapor edin
5. Tedarik zinciri denetimi devam eden bir döngüdür

Denetime hazırlanın

Nasıl ki bir evin ilk tuğlasını mimari projesi olmadan öremezsek, plan olmadan da denetim yapamayız. Tedarik zinciri risklerini ve zayıf noktalarını araştırmak için dedektif gibi davranmadan önce şunu açıkça anlamamız gerekiyor:neden” (hedefler), “nerede” (kapsam) ve “Nasıl” (gerçek plan).

Denetimin kapsamını belirleyin

Açıkça tanımlanmış bir kapsam olmadan, tedarik zinciri denetimlerinin gerçekleştirilmesi sonsuza kadar sürecektir (ne kadar zaman ve kaynağın israf edileceğini bir düşünün). Tedarik zincirlerini denetlerken göz önünde bulundurulması gereken birçok husus vardır ancak şirketlerin çabalarını önemli olan yerlere yoğunlaştırması gerekir.

Örneğin, ürün kalitesi sorunlarının tarihsel bir modeli varsa, denetimin üretim süreçlerine ve kalite kontrol sistemlerine öncelik vermesi gerekir. İşletmeler denetim kapsamını, artan kalite sorunları geçmişine sahip belirli ürün gruplarını içerecek şekilde bile sınırlayabilir.

Denetimin hedeflerini tanımlayın

Denetim kapsamı belirlendikten sonra, SMART hedefler. Kimin veya neyin resmini yaptığınızı bilmeden bir portre çizmeye başlamanın bir anlamı olmadığı gibi, net hedefler olmadan iç denetimler yapmak da mantıksızdır.

SMART hedefler olmalıdır Özel, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, uygun, ve Zamana bağlı. Örneğin bir denetimin amacı, mevcut kalite kontrol sistemlerinin bir yıl içinde kusur oranını %5'in altında tutup tutmadığını değerlendirmek olabilir.

Bir denetim planı geliştirin

Denetim hedeflerini açıklığa kavuşturduktan ve tedarik zincirinin hangi bölümlerinin gözden geçirilmesi gerektiğini belirledikten sonra şirketler, ayrıntılı bir denetim planı geliştirerek bu adımı sonlandırmalıdır (nasıl).

Denetim planını, ekip üyelerini (denetçiler), metodolojileri (değerlendirmeleri nasıl yürütecekleri) ve ihtiyaç duyacakları kaynakları (kontrol listeleri, anketler, veri analiz yazılımı vb.) belirten bir taslak olarak düşünün.

Verileri toplayın

Veri olmadan tedarik zincirlerini denetlemek samanlıkta iğne aramak gibidir. Denetçilerin, tedarik zinciri süreçlerinin mevcut durumunun net bir resmini elde etmek için veri toplaması gerekir. Veriler ayrıca tedarik zincirlerinin sektördeki en iyi uygulamalarla karşılaştırılması için bir temel sağlar. Aşağıda veri kaynaklarına ilişkin bazı örnekler verilmiştir:

1. Dahili belgeler ve kayıtlar:

İç dokümantasyon herhangi bir kuruluş için birincil veri kaynağıdır. Bu belgeler şunları içerir: satın alma siparişleri, tedarikçi sözleşmeleri, envanter kayıtları ve geçmiş performans raporları. Örneğin denetçiler şunları kullanabilir: lojistik KPI'ları Döngü süresini, zamanında teslimat oranını ve tedarikçi teslim süresini değerlendirmek.

2. Personelle görüşmeler:

Bir diğer birincil veri kaynağı ise depo yöneticileri, üretim görevlileri ve lojistik koordinatörleri gibi kilit personelle yapılan görüşmelerdir. Örneğin depo yöneticileri, fiziksel stok sayımları ile envanter kayıtları arasındaki tutarsızlıkları tespit edebilir veya siparişlerin yerine getirilmesini yavaşlatan darboğazları vurgulayabilir.

3. Anketler ve anketler:

Veri toplamanın bir başka yolu da anketleri ve soru formlarını operasyonel çalışanlara, tedarikçilere ve müşterilere dağıtmaktır. Örneğin denetçiler, ürünün kullanılabilirliği, teslimat süreleri ve iade edilen siparişlerin işleme alınma oranı hakkında geri bildirim toplayarak mevcut müşteri memnuniyeti hakkında fikir edinebilir.

4. Yerinde ziyaretler:

Hiçbir şey kağıt üzerinde yapılan denetimlerin gözden kaçırabileceği tutarsızlıkları tespit etmek için operasyonlara ilk elden bakmaktan daha iyi olamaz. Fiziksel denetimler, denetçilerin çalışma ve depolama koşullarını, tesis ve ekipmanların bakımını ve kalite güvence protokollerinin uygulanmasını değerlendirmesine olanak tanır.

5. Endüstri kriterleri ve standartları:

Denetçiler, önceden belirlenmiş KPI'lara göre toplanan dahili verileri değerlendirebilse de, bir tür harici temele sahip olmak da önemlidir. Endüstri karşılaştırmaları olmadan işletmeler tedarik zincirlerinin iyi performans gösterdiğinden emin olamazlar.

Örneğin, bir iç denetim müşteri geri dönüş oranının %5 olduğunu ortaya çıkarırsa şirket, iç KPI'sına göre bunun olumlu olduğunu düşünebilir. Ancak rakiplerin geri dönüş oranı yalnızca %2 ise bu açıkça bir şeylerin ters gittiğini gösterir.

6. Üçüncü taraf denetim raporları:

İşletmeler, tedarik zincirlerinin mevcut durumuna tarafsız bir bakış sağlamak için dış kuruluşlar tarafından yürütülen denetim raporlarını da kullanabilir. Örneğin, bir şirket ISO 9001 gibi bir kalite yönetim sistemi (KYS) sertifikası almışsa, üretimden teslimata kadar tedarik zincirindeki mevcut verimsizlikleri değerlendirmek için denetim raporunu bir başlangıç ​​noktası olarak kullanabilir.

Denetimi yürütmek

İşletmeler tedarik zincirlerinin hangi bölümlerini denetlemek istediklerini belirledikten sonra (tanımlanmış kapsam) ve neyi başarmayı umdukları hakkında tüm bilgileri topladılar (belirlenmiş hedefler) ve şeylerin aslında neye benzediğini (mevcut durumun verileri), dedektif şapkasını takıp denetime başlamanın zamanı geldi.

Denetim sürecini aşağıdaki karar ağacı sorularıyla özetleyebiliriz:

• Her şey planladığımız gibi gidiyor mu?
  • Eğer evet ise, Tedarik zinciri performansını iyileştirmeye yönelik fırsatlar var mı?
  • Değilse Belirlenen sorunları düzeltmek için ne gibi eylemler yapmalıyız?

Bir şirketin tedarik zincirinin farklı aşamalarında gerçekleştirebileceği bazı denetim örneklerine bakalım:

1. Kaynak bulma ve satın alma:

Tedarik zincirlerini denetlemek için harika bir başlangıç ​​noktası, zincirin tüm yaşam döngüsünü analiz etmektir. tedarik süreci. Tedarik döngüsünün her adımını detaylandıran bir akış şeması geliştirdikten sonra denetçiler, verimsizlikleri tespit etmek için aşağıdaki hususları değerlendirebilir:

• Tedarikçi performansı: Tedarikçi denetimleri Satıcıların ve alt yüklenicilerin israfın, kalite sorunlarının ve yavaş teslimat sürelerinin kaynağı olup olmadığını tespit etmeye yardımcı olur. Denetçiler tedarikçileri bir değerlendirme yöntemi kullanarak değerlendirebilirler. risk matrisi Satıcıları zamanında teslimat oranı, kredi notu derecesi ve getiri oranı gibi KPI'lara göre ayıran bir sistem.
• Malların alınması ve incelenmesi: İşletmeler, malların (özellikle hammaddelerin) yalnızca gerekli kalite ve miktar standartlarını karşılamaları durumunda kabul edildiğini doğrulamalıdır. Denetçiler, kabul ve ret kriterleri, örnekleme prosedürleri ve test metodolojileri dahil olmak üzere denetim sürecini analiz edebilir.
• Faturalandırma ve ödeme: Ödemelerin yalnızca kabul edilen ürünler için yapıldığını doğrulamak önemlidir. Örneğin denetçiler teslimat makbuzlarının ve faturaların kaydedildiğini ve satın alma siparişleriyle eşleştirildiğini doğrulayabilir. Ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak da iyi bir fikirdir (erken ödeme indirimlerinden yararlanmak ve geç ödeme cezalarından kaçınmak için).

2. Üretim ve imalat

Üretim ve imalat aşamaları her tedarik zinciri denetiminin kontrol listesinde bulunmalıdır. Sonuçta hatalı veya kalitesiz ürünlerin müşterilerimizin eline geçmesini istemeyiz. Bu tedarik zinciri aşamalarını denetlemenin bazı yolları şunlardır:

• Örnek test: Üretimi ve imalatı denetlemenin en sezgisel yolu rastgele numune testidir. Denetçiler genellikle üretim hatlarından belirli aralıklarla rastgele numuneler toplar ve ardından numunelerin önceden belirlenmiş standartları karşılayıp karşılamadığını kontrol etmek için çeşitli testler yaparlar. Bu testler görünüm, ağırlık ve toksisite gibi kalite ve güvenlik kontrollerini içerebilir.
• Standart işletim prosedürleri (SOP'ler): Denetçiler, saha ziyaretleri gerçekleştirirken üretimin ve imalatın çeşitli aşamalarının SOP'larda tanımlandığı gibi tam olarak takip edilip edilmediğini gözlemleyebilir ve kontrol edebilir. Örneğin habersiz bir ziyaret, çalışanların bir makineyi SOP'ta belirtilen adımlara göre kullanmadığını ortaya çıkarabilir. Belki makineyi çalıştırmadan önce çalışma öncesi güvenlik kontrollerini yapmıyorlar.

3. Depolama ve envanter yönetimi

Bir şirketin veri tabanındaki fiziksel envanter ile kayıtlı envanter arasında herhangi bir tutarsızlık varsa, bu durum stokların tükenmesine veya stok fazlalığına yol açabilir. Envanter şunları etkiler: satılan malın maliyetiBu nedenle, işletmedeki potansiyel verimsizlikleri tespit etmek için düzenli iç denetimler yapmalıyız. depolama işlemleri. İşletmelerin nasıl denetim yapabileceğinin bazı yolları şunlardır: envanter yönetimi:

• Envanter sayısı: Envanteri denetlemenin basit bir yolu, fiziksel sayımları düzenli olarak planlamak ve ardından sayımları kayıt defterinde kayıtlı olanlarla karşılaştırmaktır. depo yönetim sistemi. Operatörlerin depodaki her öğeyi saydığı fiziksel sayım manuel olarak yapılabilir. Ancak manuel sayım emek yoğun olduğundan işletmeler barkod taraması veya depoya giren, depodan çıkan ve depodan çıkan her öğeyi takip etmek için RFID etiketleri.
• Performans ölçümleri ve KPI takibi: İşletmeler aynı zamanda KPI'ları önceden belirlenmiş seviyelere ve kıyaslamalara göre izleyerek depolama işlemlerinin verimliliğini de denetleyebilirler (toplanan verileri kullanmanın zamanı geldi!). Örneğin, hatasız gönderilen siparişlerin yüzdesini (doğru ürün, miktar ve doğru müşteriye) ölçerek sipariş doğruluk oranını denetleyebiliriz. Ayrıca depolama, sigorta ve eskimeyi içeren envanter taşıma maliyetini de kontrol edebiliriz.
• Envanter süreci izlenecek yol: Yerdeki gözler her zaman en iyi denetim aracıdır. Denetçiler stok kalemlerinin alımından nakliyesine kadar akışını fiziksel olarak takip edebilirler. Örneğin, alınan yol ve zamanın optimize edilip edilmediğini ve paketleme malzemelerinin yeterli olup olmadığını değerlendirmek için bir toplama ve paketleme döngüsünü izleyebilirler. Ayrıca malların varışta denetlenip denetlenmediğini ve depo yönetim sistemine nasıl giriş yapıldığını kontrol etmek için de harika bir fırsattır.

4. Lojistik ve dağıtım

Bir tedarik zinciri denetimi, nakliye rotaları ve lojistik operasyonları değerlendirilmeden kapsamlı olmayacaktır. Bu, dağıtım yollarının verimliliğini değerlendirmenin ve katma değeri olmayan navlun maliyetlerini aramanın zamanıdır. Tedarik zincirinin bu kısımlarını denetlemenin bazı pratik yolları şunlardır:

• Veri analitiği ve performans ölçümleri: Denetçiler, teslimat süreleri ve maliyetlerdeki sapmaları aramak için teslimat programları ve günlüklerinin yanı sıra araçlardan gelen GPS ve telematik verilerini de analiz edebilir. Örneğin işletmeler, kargo alanı kullanımının (taşıma araçlarında kullanılan kargo alanının toplam kullanılabilir alana oranı) %100'e yakın olup olmadığını değerlendirebilir.
• Gizemli gönderiler: Dağıtım ağlarını denetlemenin bir başka yolu da paketleri lojistik departmanına haber vermeden "gizli müşteri" olarak göndermektir. Denetçiler tipik bir müşteri siparişini taklit eder ve tam sevkiyat ve varış zamanlarını kaydeder. Bu, işletmelerin nakliye sürelerinin beklenen aralıkta olup olmadığını değerlendirmesine olanak tanıyacaktır.

5. Müşteri memnuniyeti

Küresel tedarik zincirlerinin performansını değerlendirirken nihai başarı göstergesinin müşteri memnuniyeti düzeyi olduğunu unutmamalıyız. "Veri toplama" aşamasında gördüğümüz gibi, müşteri geri bildirimleri bir içgörü madeni olabilir. Tedarik zincirlerinde müşteri memnuniyetini denetlemenin bazı yollarını inceleyelim:

• Net destekçi puanı (NPS): Müşteri memnuniyetini denetlerken denetçiler genellikle NPS'yi ölçmek için kullanırlar. müşteri sadakati. İşletmeler, müşterilere şirketi başkalarına tavsiye etme olasılıklarının ne kadar yüksek olduğunu sormak için anketler, anketler ve odak grupları kullanıyor. NPS puanı (0'dan 10'a kadar olan bir ölçekte) müşterileri destekçiler, pasifler ve kötüleyenler olarak sınıflandırır.
• Müşteri şikayeti analizi: Müşteri memnuniyetini denetlemenin bir başka doğrudan yolu, müşteri şikayetlerinin niteliğini ve sıklığını analiz etmek ve karşılaştırmalı değerlendirmelerden veya temel ölçümlerden sapmaları aramaktır. Örneğin işletmeler, yinelenen kalıpları belirlemek için aynı sorunla ilgili alınan şikayetlerin sayısına bakabilir. Denetçiler aynı zamanda bir şikayetin kabul edilebilir önceden tanımlanmış bir aralığa girip girmediğini belirlemek için bir şikayetin çözülmesi için geçen ortalama süreyi de ölçebilir.

6. Uyumluluk, riskler ve sürdürülebilirlik

Tedarik zincirlerinin kapsamlı bir denetimini gerçekleştirmek isteyen işletmeler, operasyon ve süreçlerinin düzenleyici ve sürdürülebilirlik düzenlemelerine uygun olup olmadığını da inceleyebilir. Bu aynı zamanda işletmelerin denetlenmesi için de bir fırsattır. Potansiyel tedarik zinciri risklerine karşı dayanıklılıkdoğal afetler, siyasi istikrarsızlık ve siber güvenlik tehditleri gibi. Tedarik zincirlerinin uyumluluğunu ve dayanıklılığını denetlemenin iki yolu vardır:

• Çevresel kaynak yönetimi: İşletmeler, özellikle ISO 14001 gibi bir çevre yönetimi sertifikası almak veya sürdürmek istiyorlarsa çevresel etkilerini denetlemelidir. Denetçiler, şirketin sürdürülebilir kaynaklardan elde edilen hammaddeleri kullanıp kullanmadığını ve tedarik edip etmediğini değerlendirebilir. Çevresel etkiyi denetlemenin bir başka yolu da, tüm tedarik zinciri faaliyetlerinden kaynaklanan doğrudan ve dolaylı emisyonlar da dahil olmak üzere toplam karbon ayak izinin hesaplanmasıdır.
• Stres testi ve senaryo analizi: Stres testi, tedarik zincirinin farklı risk koşulları altında çalışmaya devam etme yeteneğini değerlendirmenin olağanüstü bir yoludur. İşletmeler farklı riskleri (örneğin siyasi huzursuzluk, ekonomik şoklar, siber saldırılar) simüle edebilir ve tedarik zincirinin ne kadar hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verebileceğini gözlemleyebilir. Örneğin bir şirket, bir tayfunun önemli tedarikçilerin üretimini bir ay boyunca kesintiye uğrattığı bir senaryoyu simüle edebilir. Daha sonra müşterilere ürün teslimatını sürdürüp sürdüremeyeceklerini gözden geçireceklerdi.

Denetim bulgularını rapor edin

Denetim sonrası adım elbette bulguların kilit paydaşlara raporlanmasıdır. Ancak sorunların nerede bulunduğunu tespit etmek yeterli değildir. Sorunların çözümü için de bir eylem planına ihtiyacımız var. Denetim raporunda genellikle bulunması gerekenler şunlardır:

• Yönetici Özeti: Denetim kapsamı ve hedeflerinin, denetim zaman çizelgesinin, kullanılan metodolojilerin ve bulunan en kritik konuların kısa bir özeti.
• Metodolojiler: Rapor, verilerin nasıl toplandığını açıklamalı ve denetim sürecinde kullanılan araç veya yöntemleri listelemelidir. Bu bölüm, denetçilerin bir tedarik zinciri operasyonunun veya sürecinin iyi performans gösterip göstermediğini nasıl belirlediklerini açıklamaları gereken yerdir.
• Ayrıntılı bulgular: Bu bölüm, denetim süreci sırasında tespit edilen tüm sorunları ve sapmaları listelemelidir. Raporun yorumlanmasını kolaylaştırmak için, belirlenen sorunların etki ve tekrarlanma olasılığı açısından öncelik ve/veya risk düzeylerine göre sınıflandırılması gerekmektedir.
• Öneriler: İyileşmeyi sağlayan sorunlar değil, çözümlerdir. Düzeltici eylem planı olmayan bir denetim raporu, düzeltme yapılmadan neyin bozulduğunu göstermeye benzer. Rapor, belirlenen her sorun için düzeltici eylemler önermelidir. Hiçbir sorun olmasa bile raporda iyileştirmeler önerilmelidir (örneğin, daha iyi envanter yönetimi için yazılımın yükseltilmesi).
• Uygulama planı: Kilit paydaşların önerilen önlemleri uygulayacağından emin olmak için rapor, etki ve fizibiliteye dayalı olarak düzeltici eylemler listesine öncelik vermelidir. Önerilerin uygulanmasına yönelik bir zaman çizelgesinin eklenmesi ve eylem planının her bir bölümünden kimin sorumlu olduğunu tanımlamak da aynı derecede önemlidir.

Tedarik zinciri denetimi devam eden bir döngüdür

Bulguların raporlanması denetim sürecinin sonu değildir. Tedarik zinciri performansını ölçerek, bir eylem planı önererek yola devam edemeyiz. İşletmelerin, düzeltici eylemlerin uygulandığını doğrulamak, sorunları gerçekten çözüp çözmediklerini doğrulamak ve tedarik zincirinin verimliliğini artırıp artırmadıklarını belirlemek için düzenli takip denetimleri yapması gerekir.

Tedarik zincirinin karmaşıklığına, geçmiş denetim bulgularına ve düzenleyici gerekliliklere bağlı olduğundan işletmelerin iç denetimleri ne sıklıkta yapması gerektiğini söylemek zordur. Örneğin, önceki iç denetimlerde çok sayıda kritik konu ortaya çıktıysa denetimlerin sıklığının artırılması gerekebilir. Ancak genel kural olarak küçük ve orta ölçekli işletmelerin yılda en az bir kez tedarik zinciri denetimleri yapması gerekir.

Küresel tedarik zincirlerini denetlerken onları neyin savunmasız hale getirdiğini anlamak önemlidir. Kontrol et 2024'ün en önemli beş tedarik zinciri sorunu ve bir sonraki iç denetiminize dahil edildiklerinden emin olun!