Deneme Bilançosu Nedir: Kapsamlı Bir Kılavuz

Hiç kimse muhasebeyi sevdiği için bir işe başlamaz (muhasebeci olmadıkları sürece). Ancak rakamlarınızı doğru tutmak pazarlık konusu değildir. Bunu sağlamanın bir yolu da deneme bakiyesi kullanmaktır. Ve deneme bakiyesi bir işletmenin muhasebe sisteminin hatasız olduğunu garantilemenin kusursuz bir yolu olmasa da, küçük hataları tespit etmeye ve genel muhasebedeki daha büyük hataları düzeltmeye yardımcı olabilir. Kısacası, bir şey yanlışsa, deneme bakiyesi gerçek bir sorun haline gelmeden önce onu yakalama şansınızdır.

Bu yazımızda, muhasebe defterlerinin ne olduğunu, neden önemli olduğunu ve en kolay şekilde nasıl doldurulacağını açıklayacağız.

İçindekiler
Mizan nedir?
Bir mizan hesabına neler girer?
    Bir deneme bilançosunun örneği
Düzeltilmiş deneme bakiyesi nedir?
Bir deneme bakiyesini tamamlamanın temel adımları
    1. Önce rakamlarınızı uzlaştırın
    2. Kişisel ve ticari parayı karıştırmayın
    3. Muhasebe yazılımını kullanın
    4. Gizli hataları arayın
    5. Dahili denetimleri çalıştırın
İşletmeler ne zaman mizan kullanmalıdır?
Nihai düşünceler

Deneme bilançosu nedir?

Basitçe ifade etmek gerekirse, deneme bakiyesi bir işletmenin sahip olduğu her hesabı ve bakiyesini listeleyen bir rapordur. Amaç, toplam borçların toplam alacaklarla eşleşmesini sağlamaktır. Çift taraflı muhasebede, muhasebeciler her işlemi iki kez kaydederler - bir hesapta bir kez borç olarak ve bir diğerinde bir kez alacak olarak.

Deneme bakiyesi, bu sistemin doğru çalışıp çalışmadığını kontrol etme yolunuzdur. Genel muhasebe defterleri alacak ve borç işlemlerini ayrı ayrı kaydederken, bir deneme bakiyesi bunları her hesaba göre ekleyerek toplamı hesaplar. (Hata içermeyen bir muhasebe defterinde, toplam borç ve alacaklar deneme bakiyesiyle aynı olmalıdır.)

Günümüzde alacak ve borç bakiyelerini kontrol etmek için deneme bakiyelerine ihtiyaç duyulmasa da, çalışmalarını çapraz kontrol etmek isteyen hesap uzmanları ve denetledikleri hesapları daha iyi anlamak isteyen denetçiler için hâlâ kullanışlıdır.

Ve 2025 yılında borç ve alacak bakiyelerinin kontrolü büyük ölçüde otomatik hale gelse de, bir deneme bakiyesi hâlâ işletmelerin şunları yapmasına yardımcı olabilir:

• Hatalar daha büyük sorunlara dönüşmeden önce onları tespit edin
• Finansal tabloları doğru tutun (çünkü kötü veri = kötü kararlar)
• Fazla vergi ödemediğinizden veya gelir kaybı yaşamadığınızdan emin olun
• Muhasebeciniz defterlerinize baktığında sürprizlerle karşılaşmaktan kaçının

Deneme bakiyesi uyuşmuyorsa, bir şeylerin yanlış olduğunu unutmayın. Daha sonra bir karmaşayla uğraşmaktansa, şimdi düzeltmek daha iyidir.

Bir mizan hesabına neler girer?

Deneme bilançosu, genel muhasebe defterindeki tüm hesapları iki sütunda göstermelidir: biri çıkan para için, diğeri gelen para için. Genellikle, şu altı bölümü içerir:

• Hesap adları (genel muhasebe defterinizdeki her hesap, örneğin nakit, kira, satışlar, vb.)
• Borç bakiyeleri (varlıklar ve giderler altında kaydedilen tutarlar)
• Kredi bakiyeleri (Yükümlülükler, gelir ve öz sermaye toplamları)
• Hesap numaraları
• Muhasebe döneminin tarihleri
• Borç ve alacakların toplam tutarı

Bir deneme bilançosunun örneği

Diyelim ki Jake küçük bir kahve dükkanına sahip. Ay sonunda, defterlerindeki her şeyin doğru görünüp görünmediğini kontrol etmek istiyor. Deneme bakiyesi şöyle görünebilir:

Her şey dengede - iyi! Ama diyelim ki malzemeler için 500 dolarlık bir masrafı kaydetmeyi unuttu. Bu, toplamlarını bozar ve deneme bakiyesi bunu yakalar.

Düzeltilmiş deneme bakiyesi nedir?

Düzenli bir deneme bakiyesi, bariz hataları yakalamak için harikadır. Peki ya muhasebecilerin genel muhasebe defterine kaydetmediği veya eksik olan kalemler - örneğin gerçekleşen ancak ödenmeyen giderler - ne olacak? İşte işletmelerin ayarlanmış bir deneme bakiyesini kullanabilecekleri yer burasıdır.

Örneğin, kafe sahibi Jake, kişisel kredi kartıyla 800 ABD doları değerinde kırtasiye malzemesi satın aldıysa, hesaba katılmamış 800 ABD doları olacaktır. Ancak, düzeltilmiş deneme bakiyesi, masrafı borç bölümüne ekleyerek bunu düzeltecektir.

Ek olarak, düzeltilmiş deneme bakiyeleri, orijinal kayıtlara dahil olmayan giderleri de içerdiğinden daha doğru finansal raporlara yol açacaktır. Örneğin, işletmeler önceden ödenmiş giderleri veya resmi olarak gerçekleşmemiş ancak yine de dikkate alınması gereken gelecekteki maliyetleri ekleyebilir.

Not: Bu ayarlamalar orijinal bakiyedeki hataları düzeltmese de, işletme sahiplerinin varlık ve yükümlülüklerini doğru şekilde kaydetmelerini sağlayarak mali durumlarını iyileştirecektir.

Bir deneme bakiyesini tamamlamanın temel adımları

1. Önce rakamlarınızı uzlaştırın

Çoğumuz, hesabımızda olduğunu düşündüğümüzle uyuşmayan bir banka ekstresiyle karşılaşmışızdır - aynı şey iş hayatında da sıklıkla olur. Bu gerçekleşirse, giderleri kaçırmaktan kaçınmanın en iyi yolu, defterleri gerçek banka işlemleriyle karşılaştırmaktır.

2. Kişisel ve ticari parayı karıştırmayın

Önemli bir iş kuralı, kişisel ve iş parasını karıştırmamaktır. Örneğin, bakkal alışverişleri için kartını çeken bir işletme sahibi muhtemelen deneme bakiyesini temiz tutmakta zorluk çekecektir. Bu nedenle, her iki fonu ayrı hesaplarda tutmak daha iyidir.

3. Muhasebe yazılımını kullanın

Bir muhasebeci tutmak için yeterli paranız yok mu? Bu, tüm işlemleri manuel olarak takip etmeniz gerektiği anlamına gelmez. Uzun ve işkenceli bir süreçtir. Bunun yerine, süreci otomatikleştirmek için muhasebe yazılımı (QuickBooks, Xero veya Wave gibi) kullanın.

4. Gizli hataları arayın

Muhasebe hatalara çok yer bırakır ve en iyi işletmeler bile hatalarla karşılaşır. Bu nedenle, her şeyi çapraz kontrol etmek her zaman iyi bir fikirdir. Dikkat edilmesi gereken bazı küçük hatalar şunlardır:

• Transpoze edilmiş sayılar (3,200 yerine 2,300 yazmak)
• Küçük işlemleri girmeyi unutmak
• Bir girdiyi yanlışlıkla kopyalamak

Küçük bir hata bile tüm deneme bakiyenizi altüst edebilir. Kontrol edin, tekrar kontrol edin, sonra tekrar kontrol edin.

5. Dahili denetimleri çalıştırın

Birkaç ayda bir, işletmenin kayıtlarını taze gözlerle inceleyin. Ne yakaladığınıza şaşırabilirsiniz.

İşletmeler ne zaman mizan kullanmalıdır?

Bir işletme sahibi muhasebe kayıtlarının doğru olduğundan emin olmak istediğinde ve bazı özel zamanlarda deneme bakiyesi kullanışlıdır:

• Ayın veya çeyreğin sonu (hatalar oluşmadan önce onları düzeltin)
• Finansal tabloları hazırlamadan önce (işletmenin temiz verilerle çalıştığından emin olun)
• Vergi beyannamesi vermeden önce (hataları erken yakalayarak IRS'nin baş ağrısını önleyin)
• Kredi başvurusunda bulunurken veya yatırımcılara kur yaparken (karmaşık defterler = kırmızı bayraklar)
• Denetimden önce (eğer sayılar yanlışsa, denetçiler bunları bulacaktır, bu yüzden önce bunları düzeltin)

Nihai düşünceler

Birçok işletme sahibi deneme bakiyelerine pek dikkat etmez. Sonuçta, günümüzde her şey otomatik, bu yüzden manuel bir deneme bakiyesi çalıştırmak sadece fazladan bir iştir, değil mi? Deneme bakiyeleri, özellikle resmi mali tablolar sunmadan veya hataları takip etmeden önce, dahili kontrolleri tamamlamak için yine de son derece yararlı olabilir.

İşletme sahipleri ayrıca mali durumlarını kontrol etmek ve muhasebe sistemlerinin düzgün çalıştığından emin olmak için deneme bakiyelerini kullanabilirler. Hiç kimse muhasebe hatalarını aylar sonra düzeltmekten hoşlanmaz, bu yüzden onları erken yakalamak en iyisidir. İşletme sahipleri mali açıdan sağlıklı bir işletme yürütme konusunda ciddiyse, deneme bakiyesi oluşturmak büyük bir fark yaratabilir.