Yavaş büyüme ve diğer çeşitli zorluklarla dolu zorlu bir yılla karşı karşıya kalan akıllı perakendeciler, önde kalabilmek için otomasyonu benimsiyor.
Analistler, 2023'teki satış hacimlerinin 2019 seviyelerinin altında kalmasının ardından perakende sektörünün bu yıl yavaş bir büyüme kaydedeceğini tahmin ediyor. Pandemi sırasında internetin yükselişinin ardından pek çok kişi, tüketicilerin fiziksel mağazalara geri döndüğünü, bunun da ana cadde ve internet teklifleri arasında karlı bir dengeyi stratejik olarak planlamaya ve yönetmeye çabalayan perakendecileri karmaşık hale getirdiğini fark ediyor. Aslında sektör bu yıl birçok cephede yangınlarla mücadele ediyor; iş gücü sıkıntısı, yaşam maliyeti krizi ve bunun fiyatlandırma üzerindeki etkisi, artan kiralar, enerji ve işletme maliyetleri ve yeni çevrimiçi kanallardan gelen artan rekabetle mücadele ediyor.
Sıkı kâr marjları nedeniyle, fatura ödeme süreçlerinde hataya çok az yer vardır; fazla ödemeler ve mükerrer ödemeler, nakit sıkıntısı çeken perakendeciler için bardağı taşıran son damla olabilir. Satıcılarla ilişkileri kötüleştirmenin de faydası yok. Mevcut ekonomik ortamda işletmelerin satıcılarına ve tedarik zincirlerine değer vermesi gerekiyor. Perakendede bu özellikle doğrudur, çünkü bir işletme elde edemediği şeyi satamaz.
Bu istikrarsız zamanlarda tedarikçilerle ilişkileri korumak ve dayanıklı bir tedarik zinciri sağlamak hayati önem taşıyor. Borç Hesapları (AP) ve ekstre mutabakatı için en etkili süreçlerin uygulanması bu nedenle çok önemlidir.
İleriyi düşünen perakendeciler, iş süreçlerinin çoğunu hızlandıran, basitleştiren ve optimize eden dijital sistemlere giderek daha fazla güveniyor. Elektronik fiyat etiketleri, otomatik stok ve envanter takibi, ürün bilgilerine başvurmak için tabletlerle donatılmış personel ve daha fazlası.
Bununla birlikte, borç hesapları süreçleri gibi kritik arka ofis süreçleri genellikle yatırım yapılacak en son şeydir. AP gibi bir işlev için sınıfının en iyisi bir çözümün uygulanması sağlam bir temel oluşturur, böylece diğer dijital çözümler eklenebilir ve perakendecilerin hem stil hem de içerik satın almasını sağlamaktan yararlandı.
Başlangıçtan itibaren daha verimli finansal yönetim, marjlar daha da sıkılaşırken bile verimli ödeme süreçlerinin üretken ve uyumlu satıcı ilişkilerini desteklerken kârlılığı koruduğu anlamına gelir.
Maliyet tasarrufu
2024 yılında perakendenin en önemli zorluklarından biri, ürün kalitesini ve müşteri memnuniyetini tehlikeye atmadan maliyetleri düşürmenin yollarını bulmaktır. Dijital çözümlerin belirlenmesi ve uygulanması, işletme içindeki maliyetlerin azaltılmasına yardımcı olabilir.
Örneğin, bir elektronik faturalama çözümünün uygulanması, satıcıların kendi finansal sistemlerine otomatik olarak girilen dijital faturaları paylaşmalarına olanak tanıyarak, insan hatasıyla ilişkili riskleri büyük ölçüde azaltır ve AP ekibi için geleneksel tepsi içi gecikmeleri ortadan kaldırır. En iyilerden bazıları, isteğe bağlı 3 yollu eşleştirme ve iş akışı yetkilendirmesinin yanı sıra finans sisteminin geri kalanına kusursuz entegrasyon da sağlayabilir.
Entegrasyon, faturaların otomasyonunun doğrudan ERP'ye geçmesiyle sonuçlanır ve mevcut ERP yatırımını tamamlamak için faturalama süreci boyunca kesintisiz bir bilgi akışı yaratır. Faturalara ilişkin bu tek gerçek kaynak, iç finans ekipleri ve tedarik zinciri için verilerin doğruluğunu garanti ederek uçtan uca şeffaf bir süreç sunar.
Ekstre mutabakatı için en etkili süreçlerin sağlanması, işletmelerin harcamaları üzerinde daha sıkı kontrole sahip olması, fazla fatura ödeme veya mükerrer ödeme gönderme riskini büyük ölçüde azaltması anlamına gelir. Bu, nakit durumunun herhangi bir zamanda gerçek zamanlı olarak anlaşılmasına olanak tanıyan daha fazla şeffaflık için kredi notlarının doğru şekilde değerlendirilmesini de içerir.
Otomatik ekstre mutabakatına yönelik çözümler, zaman alıcı manuel işlemlere ihtiyaç duymadan faturaları ve alacak dekontlarını ilgili ekstre satırlarıyla karşılaştırarak saatlerce zaman ve insan kaynağı tasarrufu sağlayabilir. Ayrıca satıcı ilişkilerinde sürtüşmeye neden olabilecek ve erken ödeme indirimi fırsatlarını baltalayabilecek eksik ödeme riskini de azaltabilirler.
Satıcı ilişkilerini koruma
Pandemi bize bir şey öğrettiyse o da beklenmedik tedarik zinciri kesintilerinin etkisinin bir işletme için büyük mali şok dalgalarına neden olabileceğidir. Pastırmanızı kelimenin tam anlamıyla kurtarabilecek kilit stratejik tedarikçilere göz kulak olmanın faydası var. Satıcılar müşterilerine doğru ve zamanında ödeme yapacaklarına güvenebildiklerinde, önemli bir ürün için ani bir kıtlık veya tedarik zinciri kesintisi gibi beklenmedik sorunlar ortaya çıktığında durma olasılıkları daha yüksek olur.
Stratejik tedarikçilerle verimli ilişkiler kurmuş olan KOBİ'lerin nakit akışının çok yavaş ve zor olması durumunda çok hızlı bir şekilde iflas edebileceğini unutmadan onları korumak önemlidir. Böyle bir durumda perakende işletmesinin, yedek satıcıların aranması, ürün kalitesinin değerlendirilmesi, yeni tedarikçi ilişkileri kurulması, maliyetler ve sözleşmelerin müzakere edilmesi ve daha fazlası gibi süreçleri tetikleyerek kendi ekseni etrafında dönmesi gerekecektir.
Otomatik, doğru bir beyan mutabakatı sisteminin kullanılması satıcılara şeffaflık gösterir; hatta genel bir dijital AP sisteminin parçası olduğunda bu şeffaflık daha da artar ve sorgularla ilgili iletişim çok daha kolay hale gelir. Bu, mevcut tedarikçiler için önemlidir ve elbette yeni satıcılarla ilişkiler kurmayı da kolaylaştırır. Kredi geçmişiniz ve itibarınız önemlidir.
Sistemleri tedarikçilerle entegre etmek, yeni teknolojiyi uygulamaya çalışan perakendeciler için en büyük engellerden biridir. Ancak Open ECX'in AP Otomasyon Faturalaması gibi çözümler, tedarikçi tabanının faturaları ve alacak dekontlarını iletme şeklini değiştirmesini gerektirmez.
Bunun gibi çözümler .pdf, .csv, XML ve EDI dahil olmak üzere birçok veri formatını destekleyebilir ve ERP sisteminin gereksinimlerine göre gelen verileri zenginleştirmek ve bilgi eklemek veya hat düzeyinde eşleştirmeyi desteklemek için iş kuralları tanımlanabilir.
Birleşik Krallık Hızlı Ödeme Yasası (PPC), tedarikçi ödeme koşullarının yerine getirilmesini ve diğer ödeme konularını kapsar. Gönüllü olabilir ancak istikrarlı, güvenilir ve tutarlı satıcı ilişkilerinin güvence altına alınması açısından giderek daha önemli hale geliyor ve uyumlu, sorumlu ödeme süreçleri sergileyebilen müşteriler, gelişmiş bir tedarikçi tabanından fayda sağlayacak.
Daha iyi iş sonuçları
Veriler, kullanıcılara daha etkili kararlar almaları için doğru, gerçek zamanlı bilgiler sağlayan, iş hedeflerine ulaşmada önemli bir bileşendir. Ancak %100 doğru olması gerekir. Doğru ve zamanında beyan mutabakatı, planlama, tahmin ve bütçeleme için daha fazla güvenle kullanılabilecek doğru mali veriler üretir.
Hatalarla dolu güncel olmayan bilgiler bunu neredeyse imkansız hale getiriyor; her karar güvenilmez, değişen kumlara dayalı olacaktır ve tuğla ve harca yeniden yatırım yapmak veya alternatif çevrimiçi kanallar geliştirmek gibi önemli kararların başarısı doğru verilere bağlıdır.
Otomatik süreçler, veriler otomatik bir süreç kullanılarak bir kez girildiğinden tuş vuruşu ve diğer insan hataları riskini ortadan kaldırır. Bazı yazılımlar, hataları azaltmak için yapay zeka tarafından desteklenen OCR'yi (optik karakter tanıma) kullanarak insan bileşenini kaldırsa da, en iyi otomatik AP çözümleri başlangıçtan itibaren %100 doğrudur.
Etkili AP ve fatura mutabakatının uygulanması, finans ekiplerinin hataları veya tekrarları belirlemek için faturaları manuel olarak incelemek, karşılaştırmak ve eşleştirmek için saatler harcadığı zaman alıcı düzeltme süreçlerini azaltır. Kuruluşların, tamamen önlenebilir ve pahalı bir kaynak dağıtımı olan yalnızca beyan mutabakatına odaklanan 10 veya daha fazla profesyonelden oluşan ekipler kullanması duyulmamış bir şey değildir. Ekipler strateji ve satıcı ilişkileri gibi daha yüksek değerli görevler üzerinde çalışabilirken, otomasyon işin ağır yükünü üstlenir.
En iyi otomatik AP çözümleri, herhangi bir işletme için potansiyel bir mayın tarlası olan ve önemli finansal, itibar ve mevzuat risklerini temsil eden potansiyel dolandırıcılık faaliyetlerini tespit etmeye ve vurgulamaya yardımcı olan yerleşik doğrulama kurallarına sahip olabilir. Bazı otomatik AP ve hesap özeti mutabakatı sistemleri, finansal ekibin herhangi bir tutarsızlık konusunda uyarılmasını ve ekstre bakiyesiyle gerçek zamanlı olarak güvenle çalışabilmesini sağlayan ekstre durumu raporlamasını içerir. Ayrıca dış denetim gereksinimlerini desteklemek için tam belge geçmişi de sağlayabilirler.
AP otomasyon yazılımı, süreçlerin ve yöntemlerin homojenleştirilmesidir; AP fonksiyonundaki ve tüm organizasyondaki herkesin aynı sayfada olmasını ve aynı verilerin aynı sürümlerine gerçek zamanlı olarak başvurmasını sağlamaya yardımcı olur. Tek tip, belirlenmiş iş akışlarının kullanılması görevlerin paylaşılmasını çok daha kolay hale getirir; böylece görev sahibi hasta olsa veya işten ayrılsa bile görev herhangi bir meslektaş tarafından alınabilir.
Otomatikleştirme zamanı
Artık AP süreçlerini dijital platforma taşımanın zamanı geldi. Bulut merkezli olmak, gelişmiş güvenlik, verilere gerçek zamanlı erişim ve daha güçlü veri analizi anlamına gelir.
Bir dizi çözüm mevcuttur ve en iyi şekilde, temeldeki fiziksel metni kaynak belgeden çıkarmak için benzersiz dönüştürme teknolojisi kullanılır; bu, verileri zenginleştirme ve gelen belgenin ve ilgili veri içeriğinin nasıl işleneceğine ilişkin iş kurallarını tanımlama yeteneği sağlar. Bu teknoloji %100 doğruluğu garanti eder, faturaları ve kredi notlarını doğrudan kuruluşun ERP'sine iletir, net sıfır hedeflerle uyumlu, verimli, uçtan uca bir dijital süreç sunar ve Hızlı Ödeme uygulamalarını destekler.
Günümüzün perakende sektöründe tedarik zincirini ve envanteri yönetmek karmaşıktır; AP'nin otomatikleştirilmesi, bu alandaki en önemli süreçlerden birini kolaylaştırır ve basitleştirir. Sağlam işlevsel fatura yönetimi olmadan, etkili stok kontrolünden satışa kadar her şey başarısız olur.
Bu çözümler, işletmelerin tedarikçilerle daha güçlü ilişkiler kurmasına yardımcı olmanın yanı sıra, ödeme ve finans yönetimindeki verimliliğin optimize edilmesine de yardımcı olarak AP ekiplerinin daha kısa sürede daha fazla başarı elde etmesine olanak tanır, daha az zaman alan otomatikleştirilmiş süreçler sayesinde daha fazla doğruluk ve daha az hata sağlar. 2024, otomatik AP'nin uygulamaya konulacağı veya giderek daha rekabetçi hale gelen perakende ortamında geride kalma riskiyle karşılaşılacağı bir yıl olacak.
Yazar Hakkında: Nathan Ollier, yazılım şirketi Open ECX'in CEO'sudur.
Kaynaktan Perakende İçgörü Ağı
Sorumluluk reddi beyanı: Yukarıda belirtilen bilgiler Chovm.com'dan bağımsız olarak perakende-insight-network.com tarafından sağlanmaktadır. Chovm.com, satıcının ve ürünlerin kalitesi ve güvenilirliği konusunda hiçbir beyan ve garanti vermez.
