Kahve makinesi bozuldu ve çalışanınızı sıcak kahve için en yakın dükkana göndermeniz gerekiyor. Sorun ne? Çalışanın nakit parası yok ve kredi kartının limiti dolmuş. İşte bu noktada küçük nakit işe yarıyor.
Küçük nakit, şirketlerin işletme fonlarına başvurmayı gerektirmeyen küçük harcamaları yönetmesine yardımcı olur. Çok fazla stresten tasarruf sağlayabilir veya çalışanlara fonlarını işletme adına harcadıklarında geri ödeme yapılmasına yardımcı olabilir. Dolayısıyla, işlerin sorunsuz bir şekilde yürümesini sağlamak için işletmeniz için bir küçük nakit fonu kurmaya hazırsanız, bu kılavuz tam da burada devreye giriyor.
Beş basit adımda küçük nakit paranızı nasıl doğru şekilde kuracağınızı öğrenmek için okumaya devam edin.
İçindekiler
Küçük nakit nedir?
Küçük nakit paranın çeşitleri nelerdir?
İşletmelerin küçük nakit hesabı kurmasına yardımcı olacak 5 adım
İşletmeler küçük nakit yönetimlerini nasıl iyileştirebilir?
Alt satır
Küçük nakit nedir?
Küçük nakit, bir şirketin toplantı için kahve almak veya geç saatlere kadar çalışan bir çalışanın yemeğini karşılamak gibi beklenmeyen harcamalar için bir kenara koyduğu küçük miktardaki paradır. Resmi bir geri ödeme süreci teklif edildiğinde veya çek yazmanın pratik olmayacağı veya çok zaman alacağı durumlarda işe yarar.
Küçük nakit paranın nasıl çalıştığına ve faydalarına dair bir örnek
Sarah işe giderken patronundan son dakika beyin fırtınası seansı için birkaç kalem ve yapışkan not almasını isteyen bir telefon alır. Cüzdanında sadece 15 ABD doları ve kredi kartı olmadan, maliyeti karşılama konusunda endişelenmesine rağmen malzemeleri satın alır.
Neyse ki Sarah'ın ofisinde bir avans fonu var ve patronu ona hemen geri ödeme yapıyor. Parasını geri almak için haftalarca beklemesine gerek kalmıyor. Şirketlerin avans fonunu genellikle kullandığı diğer şeyler şunlardır:
- Ofis için atıştırmalıklar
- kahve çalışır
- Teslimat sürücüleri için ipuçları
Küçük nakit paranın çeşitleri nelerdir?
1. Genel küçük nakit
Bu tür, beklenmeyen günlük harcamalar için ayrılmış küçük bir para havuzudur. Ofis malzemeleri, posta ücreti veya küçük çalışan geri ödemelerini karşılamak için kullanışlıdır.
2. Avans küçük nakit
Küçük nakit avansı, çalışanlara seyahat masraflarını geri ödemek gibi devam eden ihtiyaçlar için belirli bir miktardır. İşletmeler, aynı bakiyeyi korumak için bu fonları düzenli olarak doldurur ve bu belirli maliyetler için her zaman paranın mevcut olduğundan emin olur.
3. Acil nakit para
Bu fonlar genellikle "her ihtimale karşı" anlar için bir kenara konan küçük para birikimleridir, örneğin bir pencere beklenmedik şekilde kırıldığında veya yazıcı aniden çalışmayı bıraktığında. Acil, öngörülemeyen masrafları karşılamak için oradadır.
4. Takdirî küçük nakit
Bu fon yöneticilere daha fazla finansal esneklik sağlar. Bu parayı kendi takdirlerine göre, çalışkan bir çalışanı küçük bir ödülle ödüllendirmek veya bütçede planlanmayan küçük bir şey almak için kullanabilirler.
İşletmelerin küçük nakit hesabı kurmasına yardımcı olacak 5 adım
Küçük nakit fonlarını ayarlarken nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz? Hemen hazır hale getirmek için şu basit adımları izleyin. Ancak, öncelikle işletmeler acil durum fonlarını nerede saklayacaklarına karar vermelidir, örneğin bir kilitli kutu, kilitli çekmece veya güvenli hesap.
Adım 1: Hesap limitlerini ayarlayın
İşletmelerin yapması gereken bir sonraki şey, küçük nakit fonlarında tutacakları miktarı belirlemektir. Çoğu ofis 100 ila 200 ABD dolarından başlasa da, şirketler bunu öngörülen ihtiyaçlarına göre ayarlayabilir. Bundan sonra, hesaba nasıl para yükleyeceklerini düşünmelidirler.
Bu nokta bizim "yenileme noktası" dediğimiz noktadır. Örneğin, 100 ABD doları tutarında küçük nakit fonu olan bir işletme, 15 ABD dolarının altına düştüğünde onu yeniden doldurmayı seçebilir. O noktada, masrafları kaydeder ve fonu orijinal miktarına döndürmek için bir çek yazarlar.
Adım 2: Fonları kimin yöneteceğini seçin
İşletmenin bir ofis müdürü var mı? Evet ise, genellikle küçük nakit fonunu idare etmek için en iyi kişidir. Ancak, küçük bir ekibe sahip işletme sahipleri bu sorumluluğu kendileri üstlenebilir.
Şirketler en iyi seçeneğin ne olduğunu düşünürse düşünsün, aynı anda yalnızca bir kişinin fona erişebildiğinden emin olmalıdırlar. Bu, hesaba katılmayan çekimleri veya olası hırsızlığı önlemeye yardımcı olur. İşletmeler kimin sorumlu olduğuna karar verdikten sonra fonları ekleyebilir veya çeki küçük kasa kasalarına bozdurabilir.
Adım 3: Bir günlük oluşturun
İşletmeler, bir kayıt olmadan küçük nakit harcamalarını takip edemezler. Hesaptan para her çıktığında veya girdiğinde, sorumlu kişi bunu oluşturulan kayıtta kaydetmek zorundadır. Bu yüzden çalışanların, fondan harcanan her para için bir makbuzları olmalıdır.
Örneğin, Sarah bir toplantı için kek satın alırsa ve geri ödeme isterse, bir makbuz sunmalıdır. Sorumlu kişi daha sonra makbuzu kullanarak genel muhasebe defterindeki küçük nakit masrafını kaydedecek ve her şeyi düzgün bir şekilde muhasebeleştirdiğinden emin olacaktır. İşte bir günlüğün nasıl görünebileceğine dair bir örnek:
| Tarih | - Detaylar | Nakit | Param bitti | Bakiye |
| 9-2-2024 | Ofis malzemeleri | US $ 10 | US $ 90.00 | |
Küçük kasa kaydı şu önemli ayrıntıları izlemelidir: işlemin tarihi, kısa bir açıklama, eklenen nakit, harcanan miktar ve kalan bakiye. Bakiye belirlenen yenileme seviyesine düştüğünde, işletmeler fonu orijinal miktarına geri yüklemek için bir çek yazabilir.
Adım 4: Küçük nakit giderlerini kaydedin ve mutabakat sağlayın
Küçük nakit birikimi azaldığında, gözden geçirme ve yeniden doldurmak için daha fazla nakit ekleme zamanı gelir. İşletmeler, her şeyin toplamının tutarlı olduğundan emin olmak için makbuzlarını küçük nakit günlüğünde kaydedilenlerle eşleştirerek başlayabilirler. Fiziksel nakit ve günlük kayıtları arasında herhangi bir fark varsa, işletme sahipleri herhangi bir tutarsızlığı takip etmelidir. Her şey eşleştiğinde, işletmeler giderleri genel muhasebe defterlerine kaydedebilir ve fonları yenileyebilirler.
Adım 5: Küçük nakit limitini periyodik olarak yeniden değerlendirin
İşletme küçük nakit parasını hızla mı tüketiyor? O zaman, küçük nakit hesabına yatırılan tutarı artırmanın zamanı geldi. Ancak, neye harcadıklarını gözden geçirmeden tutarı artırmamalılar.
Örneğin, şirket ofis için sık sık kahve satın alıyorsa, her hafta küçük nakite el atmak yerine normal bütçeyi kullanmayı düşünebilir. Bu şekilde, şirketler küçük nakit fonlarını diğer küçük, beklenmedik harcamalar için saklayabilir.
İşletmeler küçük nakit yönetimlerini nasıl iyileştirebilir?
Manuel süreçler genellikle kötü bütçelemeye ve dolandırıcılık olasılığının artmasına yol açan sorunlarla karşı karşıya kalır. Ancak, gider yönetimi yazılımları işletmelerin küçük nakit işlemlerini kolaylaştırmasına yardımcı olabilir. Bu görevleri otomatikleştirmeye, belgeleri merkezileştirerek, mutabakatları hızlandırarak ve standartlaştırılmış şablonlarla denetimleri basitleştirerek eros ve kötüye kullanımı azaltmaya yardımcı olabilirler.
En iyi yanı? İşletmeler yazılımı farklı konumlar için özelleştirebilir. Happay gibi bazı hizmetler, bulut tabanlı bir platformdan fonların gerçek zamanlı takibini ve yönetimini sağlayan ön ödemeli kartlar bile sunar. Bu, verimliliği ve küçük nakit harcamaları üzerindeki kontrolü artırmanın mükemmel bir yoludur.
Alt satır
Artık küçük işletmeler bir küçük nakit fonu kurmak isteyip istemediklerine karar vermiş olmalı ve bunu nasıl yapacaklarına dair iyi bir fikre sahip olmalılar. Ancak bundan önce, işlerin sorunsuz bir şekilde yürümesini sağlamak için net yönergelere sahip olmalılar. Çalışanların parayı ne için kullanabileceğini belirten ve harcama limitleri belirleyen bir küçük nakit politikası oluşturmayı unutmayın.
Daha sonra, limitin üzerindeki her şeyi farklı bir hesaptan ödeyebilirler. İşletmenin yalnızca bir çalışanı olsa bile, beklenmedik masrafları verimli bir şekilde karşılamak için küçük bir nakit fonu kullanışlı olabilir.
