Mükemmel e-postayı yazdığınızı hayal edin: güçlü bir açılış, net bir mesaj ve potansiyel tüketicilerden yanıt alabilecek bir harekete geçirici mesaj. Ancak işletmeler "Gönder"e basmadan önce kaçırmamaları gereken son bir dokunuş var: harika bir kapanış.
E-posta hala iş yeri iletişimi için başvurulan bir yoldur ve markaların işleri nasıl sonlandırdıkları, ne söylemek istedikleri kadar önemlidir. Düşünceli bir e-posta kapanışı, doğru tonu belirlerken profesyonellik ve ayrıntılara dikkat gösterir. Bu makale, işletmelerin e-postalarını sonlandırmak için kullanabilecekleri en iyi ve en kötü yolları ele alacaktır.
İçindekiler
E-posta imzaları nelerdir?
İşletmelerin her e-posta imzasında bulunması gerekenler
E-posta imzalarının türleri
E-postayı nasıl sonlandırırsınız: Profesyonel görünmenin 10 yolu
Bir e-postayı nasıl sonlandırmazsınız: Tamamen kaçınmanız gereken 10 sonlandırma
Tamamlayan
E-posta imzaları nelerdir?
Bir e-posta imzası, bir mesajın sonundaki son dokunuştur. Genellikle basit bir kelime veya kısa bir cümleden sonra bir isim ve imza gelir. Bunu, "Burada işimiz bitti" diyen bir işaret olarak düşünün.
İşletmeler gönderdikleri hemen hemen her e-postaya e-posta imzalarını eklemelidir. Bunlar iş iletişiminin önemli bir parçasıdır ve doğru olanı kullanmak alıcıya markanın e-posta görgü kurallarının temellerini anladığını gösterir. Ayrıca, profesyonel bir izlenim bırakmaya yardımcı olur.
İşletmelerin her e-posta imzasında bulunması gerekenler
Her e-postanın imzalanmasında üç temel şeye ihtiyaç vardır:
- Veda
- imza
- İletişim bilgileri
Veda, gönderenin adından hemen önce gelen kelime veya ifadedir ve çoğu insanın düşündüğünden daha önemlidir. Veda bölümü, e-postanın tonunu belirler ve okuyucunun alınan mesaj hakkındaki hislerini şekillendirir. İşte e-posta vedalarına dair bazı örnekler (bir sonraki bölüm daha fazla seçenek gösterecektir):
- İçtenlikle
- Sonra konuşuruz
- Saygılarımla
Sonraki adım gönderenin imzasıdır. Gönderenin zaten profesyonel bir e-posta imzası varsa, vedalaşmadan sonra adını tekrar yazmasına gerek kalmaz. Ancak imzası yoksa, adını ve telefon numarası veya sosyal medya hesabı gibi diğer ilgili iletişim bilgilerini eklemelidir. Bu şekilde, alıcı gerektiğinde gönderene diğer kanallardan ulaşabilir.
Profesyonel e-posta imzası nedir?
E-posta imzası dijital bir kartvizit gibidir. Gönderenler bunu her e-postada veya sadece belirli kişiler için, örneğin şirket dışındakiler için otomatik olarak görünecek şekilde ayarlayabilir. Genellikle tam ad, iş unvanı, telefon numarası, LinkedIn profili ve ofis adresi içerir.
Ancak gönderenler de yaratıcı olabilir. Bazı kişiler e-posta imzasını daha kişisel hale getirmek için ilham verici bir alıntı veya bir portre fotoğrafı ekler. Bu, gönderici hakkında daha fazla bilgi paylaşmanın ve insanların her seferinde yazmadan onlara nasıl ulaşabileceğini anlatmanın hızlı ve kolay bir yoludur.
E-posta imzalarının türleri
1. Genel e-posta imzaları
Çoğu e-posta basit, genel kapanışlarla sonlanır. Bu kısa ifadeler e-postanın hedefi veya içeriği hakkında belirli bir şeye bağlı değildir; bunlar yalnızca işleri bitirmenin dostça bir yoludur. İşte bu tür kapanışlara birkaç örnek:
- ilginiz için teşekkürler
- Saygılarımla...
- Harika bir gün geçir
2. Kişiselleştirilmiş e-posta imzaları
Bazen, özellikle gönderici zaten tanıdığı birine e-posta gönderiyorsa (ister kişisel ister profesyonel bir bağlantı olsun), kişiselleştirilmiş bir sonlandırma doğru yoldur. Genel sonlandırmaların yerine, bunlar daha düşünceli ve gönderici-alıcı ilişkisine özgüdür.
Bu nedenle, bunlar genellikle tipik kapanış cümlesinin yerini alan kısa cümlelerdir. İşte birkaç örnek:
- Bu projeye sizinle birlikte başlamaktan heyecan duyuyorum.
- Tüm sıkı çalışmanızı gerçekten takdir ediyorum.
- Bu fırsat için çok teşekkür ederim.
E-postayı nasıl sonlandırırsınız: Profesyonel görünmenin 10 yolu
Resmi işletmeler için e-posta imzaları
İyi bir kapanış, profesyonel bir e-postayı tamamlamanın anahtarıdır. Bu e-posta kapanış cümleleri, göndericilerin kuruluşlarının dışındaki kişilere (potansiyel müşteriler, satıcılar veya diğer ortaklar gibi) ulaştığı durumlarda mükemmeldir.
Şirket veya sektör daha resmi bir havaya doğru eğilim gösteriyorsa, meslektaşlar için de harika bir şekilde işe yararlar. İşte bazı başvurulacak seçenekler:
1. İçtenlikle
Bu klasik seçim, olumlu ama resmi bir notla kapanışı sağladığı için favorilerden biri.
2. Saygılarımızla
İster "Saygılarımla", ister "Saygılarımla", ister sadece "En iyi dileklerimle" olsun, her biri nazik, açık ve son derece profesyoneldir.
3. En iyi dileklerimle
Diğerlerinden biraz daha samimi olan bu kapanış cümlesi, gönderenin alıcıya içtenlikle iyi dileklerini, profesyonel tonunu kaybetmeden gösterdiğini ifade eder.
Gayri resmi işletmeler için e-posta onayları
Göndericiler, iyi tanıdıkları iş arkadaşlarına e-posta gönderdiklerinde veya daha az resmi işleri yürüttüklerinde, bu imzalar mükemmel bir şekilde işe yarar:
4. Şerefe
Bir e-postayı sonlandırmanın samimi ve sohbet tarzında bir yolu; "Saygılarımla"ya benzer, ancak daha rahattır.
5. En iyi
Kısa, basit ve hemen hemen her durum için işe yarıyor. Doğrudan ve işini yapıyor.
6. Kendine iyi bak
Bu kapanış, aşırıya kaçmadan sıcaklığı gösterir. Samimi ama profesyonel bir kapanış için güzel bir denge.
Minnettarlık ve istekler için e-posta imzaları
Göndericiler e-posta yoluyla bir şey istemek veya bir iyilik, yönlendirme, tavsiye veya fırsat için minnettarlıklarını göstermek istediklerinde, imzaları bunu güzel bir şekilde tamamlamaya yardımcı olabilir. İşte kullanabilecekleri şeyler:
7. teşekkür ederim
Düz, basit ve mesajı iletebiliyor. Fazla düşünmeye gerek yok.
8. [Girdi, yardım, katkı vb.] için teşekkür ederim.
Bu veda biraz daha sıcaklık katıyor. Şöyle demek gibi: "Hey, benim için yaptığın şeyi gerçekten takdir ediyorum.” Takipler veya hatırlatıcılar için mükemmeldir, işleri dostça tutar ve yine de bir yanıt için dürter.
Günlük konuşmalar için e-posta imzaları
İmzayı kişiselleştirmek, gündelik konuşmalarda genellikle doğal hissettirir. Ancak gönderenlerin her zaman süslü olmaları gerekmez. Dostça e-postalar için mükemmel şekilde işe yarayan bazı harika imzalar kullanabilirler, bunlar arasında şunlar bulunur:
9. Yakında konuşun
Gönderen yakında yakın biriyle buluşmayı planlıyorsa, bu vedayı söyleyebilir. Rahat ve basittir ve havayı hafif tutar.
10. Sonra görüşürüz
"Yakında görüşürüz" gibi ama biraz daha rahat. "Yakında tekrar görüşürüz" demenin eğlenceli bir yolu, resmi bir söz gibi hissettirmeden.
Bir e-postayı nasıl sonlandırmazsınız: Tamamen kaçınmanız gereken 10 sonlandırma
Bir e-postanın son imzalanması son el sıkışma gibi olduğundan, iyi bir izlenim bırakmalıdır. Bu nedenle, gönderenler yanlış bir his uyandırabilecek bazı imzalardan kaçınmalıdır. Kaçınılması gereken bazı kapanış cümleleri şunlardır.
1. Sizden haber almayı dört gözle bekliyorum (şimdiden teşekkürler)
Bu sonlandırma biraz agresif veya pasif-agresif gelebilir. Gönderenin alıcının cevap vermesi gerektiğini varsayması gibi bir şey, bu da herkesin hoşuna gitmeyebilir.
2. Saygılarımla
Gönderen aslında o kişiye "ait" değilse neden bu imzayı kullanıyorsunuz? Biraz fazla resmi ve o kadar da samimi olmayabilir.
3. Aşk ya da (XOXO)
Bu imza, e-posta çok yakın biri, örneğin bir eş veya aile üyesi için değilse çok kişiseldir. Bunu dostça tutmak harika, ama o kadar da dostça değil.
4. —[İsim] veya —[İlk Harf]
E-posta çok kısa ve günlük değilse, uygun bir sonlandırma yapmadan geçmek, gönderenin mesajını düzgün bir şekilde bitirme zahmetine girmediği izlenimini uyandırabilir ve bu durum ani veya dikkatsizce olabilir.
5. Emojiler
Emojiler bazı iş sohbetlerinde işe yarayabilirken, her şeyin net ve profesyonel kalması gereken yer kapanıştır. Emojileri dışarıda bırakın (sadece güvenli olması için).
6. Mübarek bir gün geçirmeniz dileğiyle
Dini dil, iyi niyetli olsa bile, profesyonel veya gündelik e-postalarda yersiz hissedilebilir. Bağlamsal olarak uygun olmadığı sürece uzak durmak en iyisidir.
7. Umarım mantıklı gelir
Bu kapanış zararsız gelebilir, ancak pasif-agresif olarak algılanabilir. Herhangi bir karışıklığın okuyucunun hatası olduğunu ima eder, bu da ilişki kurmak için pek iyi değildir.
8. Saygılarımla
Bu veda o kadar resmi ki, katı ve neredeyse mesafeli hissettiriyor. Amaç bağlanmak, robotik hissetmek değil.
9. İyi eğlenceler
Çok rahat. E-postalardan ziyade sohbette daha iyidir; e-posta yerine bir kahve dükkanında sohbet gibi duyulabilir.
10. İyi şanslar
"İyi şanslar" biraz aldatıcı olabilir. Alıcının görevin zor olduğunu hissetmesine veya başarılı olmak için şansa ihtiyaç duyacaklarını düşünmesine neden olabilir; bu da cesaret kırıcı olabilir.
Tamamlayan
Birçok kişi e-posta imzalarını sadece bir formalite olarak düşünür. Fazladan bilgi içermeyebilirler ancak iş e-postalarında olmazsa olmazdırlar. Sadece duran bir e-postayı okumak harika bir deneyim değildir. Bu anilik kötü bir tat bırakabilir ve okuyucuda gönderenin düzgün bir şekilde bitirmek için yeterince önemsemediği hissini uyandırabilir.
Profesyonel olarak, işletmelerin bir şeyleri nasıl söyledikleri, ne söyledikleri kadar önemlidir. Markalar imzayı atlarsa veya aceleyle yaparsa, okuyucular bir iş ortamında güvenilirliklerinden şüphe ederek uzaklaşabilirler. Bir profesyonel gibi görünmek için önerilen on imzadan herhangi birini kullanmayı düşünün ve işleri daha da kötüleştirebilecek diğer on tanesinden kaçının.
