تصور کریں کہ آپ نے اس کامل ای میل کو کیل کر دیا ہے—ایک مضبوط اوپنر، ایک واضح پیغام، اور ایک کال ٹو ایکشن جو ممکنہ صارفین کی طرف سے جواب حاصل کرنے کا پابند ہے۔ لیکن اس سے پہلے کہ کاروبار "بھیجیں" کو ماریں، ایک آخری ٹچ ہے جس سے انہیں محروم نہیں ہونا چاہیے: ایک زبردست سائن آف۔
ای میل اب بھی کام کی جگہ پر مواصلت کا ذریعہ ہے، اور برانڈز چیزوں کو کیسے سمیٹتے ہیں اتنا ہی اہم ہے جتنا وہ کہنا چاہتے ہیں۔ ایک سوچی سمجھی ای میل کی بندش پیشہ ورانہ مہارت اور صحیح لہجے کو ترتیب دیتے ہوئے تفصیل پر توجہ دیتی ہے۔ یہ مضمون ان بہترین اور بدترین طریقوں پر تبادلہ خیال کرے گا جن سے کاروبار اپنی ای میلز کو ختم کر سکتے ہیں۔
کی میز کے مندرجات
ای میل سائن آف کیا ہیں؟
ہر ای میل سائن آف میں کاروبار کو کیا شامل کرنا چاہیے۔
ای میل سائن آف کی اقسام
ای میل کو کیسے ختم کریں: پیشہ ورانہ آواز کے 10 طریقے
ای میل کو کیسے ختم نہ کیا جائے: مکمل طور پر بچنے کے لیے 10 سائن آف
اپ ریپنگ
ای میل سائن آف کیا ہیں؟
ای میل سائن آف ایک پیغام کے آخر میں آخری ٹچ ہے۔ یہ عام طور پر ایک سادہ لفظ یا مختصر جملہ ہوتا ہے جس کے بعد نام اور دستخط ہوتے ہیں۔ اسے اس سگنل کے طور پر سوچیں جو کہتا ہے، "ہم یہاں ہو چکے ہیں۔"
کاروباروں کو ان کے بھیجے گئے تقریباً ہر ای میل میں ای میل سائن آف شامل کرنا چاہیے۔ یہ کاروباری مواصلات کا ایک اہم حصہ ہیں، اور صحیح کا استعمال کرنے سے یہ ظاہر ہوتا ہے کہ وصول کنندہ برانڈ ای میل کے آداب کی بنیادی باتوں کو سمجھتا ہے۔ اس کے علاوہ، یہ ایک پیشہ ورانہ تاثر چھوڑنے میں مدد کرتا ہے۔
ہر ای میل سائن آف میں کاروبار کو کیا شامل کرنا چاہیے۔
ہر ای میل سائن آف کو تین اہم چیزوں کی ضرورت ہوتی ہے:
- ایک الوداع
- دستخط
- رابطہ کی معلومات
الوداعی وہ لفظ یا جملہ ہے جو بھیجنے والے کے نام سے پہلے آتا ہے، اور یہ زیادہ تر لوگوں کے خیال سے زیادہ اہم ہے۔ الوداعی سیکشن ای میل کی ٹون سیٹ کرتا ہے اور موصول ہونے والے پیغام کے بارے میں قاری کے جذبات کو شکل دیتا ہے۔ ای میل الوداع کی کچھ مثالیں یہ ہیں (اگلا حصہ مزید اختیارات دکھائے گا):
- مخلص
- جلد بات کریں۔
- نیک تمنائیں
آگے بھیجنے والے کے دستخط ہیں۔ اگر بھیجنے والے کے پاس پہلے سے ہی پیشہ ورانہ ای میل دستخط ہیں، تو انہیں الوداعی کے بعد دوبارہ اپنا نام ٹائپ کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔ لیکن اگر ان کے پاس کوئی نہیں ہے، تو انہیں اپنا نام اور دیگر متعلقہ رابطے کی تفصیلات، جیسے کہ فون نمبر یا سوشل میڈیا ہینڈل شامل کرنا چاہیے۔ اس طرح، اگر ضروری ہو تو وصول کنندہ دوسرے چینلز کے ذریعے بھیجنے والے تک پہنچ سکتا ہے۔
پیشہ ورانہ ای میل دستخط کیا ہے؟
ایک ای میل دستخط ڈیجیٹل بزنس کارڈ کی طرح ہوتا ہے۔ بھیجنے والے اسے ہر ای میل میں خود بخود ظاہر ہونے کے لیے یا صرف مخصوص لوگوں کے لیے ترتیب دے سکتے ہیں، جیسے کہ کمپنی سے باہر والے۔ عام طور پر، اس میں پورا نام، ملازمت کا عنوان، فون نمبر، LinkedIn پروفائل، اور دفتر کا پتہ شامل ہوتا ہے۔
تاہم، بھیجنے والے تخلیقی بھی ہو سکتے ہیں۔ کچھ لوگ ای میل کے دستخط کو مزید ذاتی بنانے کے لیے ایک متاثر کن اقتباس یا ہیڈ شاٹ شامل کرتے ہیں۔ بھیجنے والے کے بارے میں مزید معلومات کا اشتراک کرنے کا یہ ایک تیز اور آسان طریقہ ہے اور یہ کہ لوگ اسے ہر بار ٹائپ کیے بغیر ان تک کیسے پہنچ سکتے ہیں۔
ای میل سائن آف کی اقسام
1. عام ای میل سائن آف
زیادہ تر ای میلز سادہ، عام سائن آف کے ساتھ لپیٹ دی جاتی ہیں۔ یہ فوری جملے ای میل کے ہدف یا مواد کے بارے میں کسی خاص چیز سے منسلک نہیں ہیں - یہ چیزوں کو بند کرنے کا صرف ایک دوستانہ طریقہ ہیں۔ اس قسم کے سائن آف کی چند مثالیں یہ ہیں:
- آپ کی دلچسپی کے لئے آپ کا شکریہ
- شکریہ
- ایک اچھا دن ہے
2. ذاتی نوعیت کے ای میل سائن آفز
بعض اوقات، ذاتی نوعیت کا سائن آف جانے کا راستہ ہوتا ہے، خاص طور پر جب بھیجنے والا کسی ایسے شخص کو ای میل کر رہا ہوتا ہے جسے وہ پہلے سے جانتے ہیں (چاہے یہ ذاتی ہو یا پیشہ ورانہ تعلق)۔ عام سائن آف کے بجائے، یہ مرسل اور وصول کنندہ کے تعلقات کے لیے زیادہ سوچ سمجھ کر اور مخصوص ہیں۔
اس وجہ سے، وہ عام طور پر مختصر جملے ہوتے ہیں جو عام اختتامی جملے کی جگہ لے لیتے ہیں۔ یہاں چند مثالیں ہیں:
- میں آپ کے ساتھ اس پروجیکٹ کو شروع کرنے کے لیے پرجوش ہوں۔
- میں واقعی آپ کی تمام محنت کی تعریف کرتا ہوں۔
- اس موقع کے لیے آپ کا بہت شکریہ۔
ای میل کو کیسے ختم کریں: پیشہ ورانہ آواز کے 10 طریقے
رسمی کاروبار کے لیے ای میل سائن آف
ایک اچھا سائن آف پیشہ ورانہ ای میل کو سمیٹنے کی کلید ہے۔ یہ ای میل بند ہونے والے جملے اس وقت کامل ہوتے ہیں جب بھیجنے والے اپنی تنظیم سے باہر کے لوگوں تک پہنچتے ہیں (جیسے ممکنہ کلائنٹس، وینڈرز، یا دوسرے پارٹنرز۔
اگر کمپنی یا صنعت زیادہ رسمی وائبس کی طرف جھکاؤ تو وہ ساتھیوں کے لیے بھی بہت اچھا کام کرتے ہیں۔ یہاں کچھ جانے کے اختیارات ہیں:
1. مخلص
یہ کلاسک انتخاب ایک پسندیدہ ہے کیونکہ یہ چیزوں کو مثبت لیکن رسمی نوٹ پر بند کرتا ہے۔
2. حوالے
چاہے یہ "گردشانہ سلام" ہو، "مہربانی"، یا صرف "بہترین سلام" ہو، ہر ایک شائستہ، صاف ہے، اور بالکل پیشہ ور رہتا ہے۔
3. نیک خواہشات
دوسروں کے مقابلے میں تھوڑا زیادہ دوستانہ، یہ سائن آف ظاہر کرتا ہے کہ بھیجنے والا حقیقی طور پر اس پیشہ ورانہ لہجے کو کھوئے بغیر وصول کنندہ کی خیر خواہی کرتا ہے۔
غیر رسمی کاروبار کے لیے ای میل سائن آف
جب بھیجنے والے ساتھی کارکنوں کو ای میل کر رہے ہیں تو وہ اچھی طرح جانتے ہیں یا کم رسمی کاروبار کو سنبھال رہے ہیں، یہ سائن آف بالکل کام کرتے ہیں:
4. خوش آمدید
ای میل کو سمیٹنے کا ایک دوستانہ اور بات چیت کا طریقہ — جیسے "بہترین سلام"، لیکن زیادہ آرام دہ۔
5. بہترین
مختصر، سادہ، اور تقریباً کسی بھی صورت حال کے لیے کام کرتا ہے۔ یہ سیدھا ہے اور کام ہو جاتا ہے۔
6. خیال رکھنا
یہ سائن آف حد سے زیادہ جانے کے بغیر گرمی کو ظاہر کرتا ہے۔ یہ ایک دوستانہ لیکن پیشہ ور قریبی کے لئے ایک اچھا توازن ہے۔
شکریہ اور درخواستوں کے لیے ای میل سائن آف
جب بھیجنے والے ای میل کے ذریعے کچھ مانگنا چاہتے ہیں یا کسی احسان، حوالہ، سفارش، یا موقع کے لیے شکریہ ادا کرنا چاہتے ہیں، تو ان کا سائن آف اسے اچھی طرح سے سمیٹنے میں مدد کر سکتا ہے۔ یہاں وہ کیا استعمال کر سکتے ہیں:
7. شکریہ
سیدھا، سادہ، اور پیغام پہنچاتا ہے۔ اسے زیادہ سوچنے کی ضرورت نہیں۔
8. میں آپ کی تعریف کرتا ہوں [ان پٹ، مدد، ان پٹ، وغیرہ]
یہ سائن آف کچھ زیادہ گرمجوشی کا اضافہ کرتا ہے۔ یہ کہنے کی طرح ہے، "ارے، میں واقعی اس کی قدر کرتا ہوں جو تم میرے لیے کر رہے ہو۔" چیزوں کو دوستانہ رکھنے کے لیے فالو اپس یا یاد دہانیوں کے لیے بہترین ہے اور پھر بھی جواب کے لیے جھکاؤ۔
آرام دہ گفتگو کے لیے ای میل سائن آف
سائن آف کو ذاتی بنانا اکثر آرام دہ گفتگو میں فطری محسوس ہوتا ہے۔ لیکن بھیجنے والوں کو ہمیشہ فینسی حاصل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ وہ کچھ زبردست سائن آفس استعمال کر سکتے ہیں جو دوستانہ ای میلز کے لیے بالکل کام کرتے ہیں، بشمول:
9. جلد ہی بات کریں۔
اگر بھیجنے والا جلد ہی کسی قریبی سے ملنے کا ارادہ رکھتا ہے، تو وہ اس سائن آف کہہ سکتے ہیں۔ یہ آرام دہ اور سادہ ہے اور وائب کو ہلکا رکھتا ہے۔
10. بعد میں آپ کو پکڑو
"جلد بات کریں" کی طرح، لیکن قدرے آرام سے۔ یہ کہنے کا ایک مزے کا طریقہ ہے، "ہم جلد ہی دوبارہ بات کریں گے"، بغیر کسی رسمی وعدے کی طرح محسوس کئے۔
ای میل کو کیسے ختم نہ کیا جائے: مکمل طور پر بچنے کے لیے 10 سائن آف
چونکہ ایک ای میل سائن آف حتمی مصافحہ کی طرح ہوتا ہے، اس لیے اسے اچھا تاثر چھوڑنا چاہیے۔ اس وجہ سے، بھیجنے والوں کو کچھ ایسے سائن آف سے گریز کرنا چاہیے جو غلط وائب دے سکتے ہیں۔ یہاں سے بچنے کے لیے کچھ بند لائنیں ہیں۔
1. آپ سے سننے کے منتظر (پیشگی شکریہ)
یہ سائن آف تھوڑا سا زور دار یا غیر فعال جارحانہ محسوس کر سکتا ہے۔ یہ ایسا ہی ہے جیسے بھیجنے والا فرض کرتا ہے کہ وصول کنندہ کو جواب دینا ہوگا، جو شاید سب کے ساتھ اچھا نہ بیٹھ سکے۔
2. واقعی آپ کا
اگر بھیجنے والا اصل میں اس شخص سے تعلق نہیں رکھتا ہے تو اس سائن آف کو کیوں استعمال کریں؟ یہ تھوڑا بہت رسمی طور پر سامنے آسکتا ہے اور یہ سب حقیقی نہیں ہے۔
3. محبت یا (XOXO)
یہ سائن آف بہت ذاتی ہے جب تک کہ ای میل کسی انتہائی قریبی، جیسے کہ پارٹنر یا فیملی ممبر کے لیے نہ ہو۔ اسے دوستانہ رکھنا بہت اچھا ہے، لیکن اتنا دوستانہ نہیں۔
4. —[نام] یا —[ابتدائی]
اگر ای میل انتہائی مختصر اور آرام دہ نہیں ہے، تو مناسب سائن آف کو چھوڑنا اچانک یا لاپرواہ محسوس کر سکتا ہے جیسے بھیجنے والے نے اپنے پیغام کو صحیح طریقے سے ختم کرنے کی زحمت نہیں کی۔
5. ایموجیز
اگرچہ ایموجیز کچھ کاروباری چیٹس میں کام کر سکتے ہیں، لیکن سائن آف وہ جگہ ہے جہاں چیزیں واضح اور پیشہ ورانہ رہیں۔ ایموجیز کو چھوڑ دو (صرف محفوظ رہنے کے لیے)۔
6. آپ کا دن مبارک ہو۔
مذہبی زبان پیشہ ورانہ یا آرام دہ ای میلز میں جگہ سے باہر محسوس کر سکتی ہے، چاہے اس کا مقصد ہی کیوں نہ ہو۔ جب تک کہ یہ سیاق و سباق کے لحاظ سے مناسب نہ ہو، صاف رہنا بہتر ہے۔
7. امید ہے کہ یہ معنی رکھتا ہے۔
یہ سائن آف بے ضرر لگ سکتا ہے، لیکن یہ غیر فعال جارحانہ طور پر آ سکتا ہے۔ اس سے یہ ظاہر ہوتا ہے کہ کوئی بھی الجھن قاری کی غلطی ہے، جو آپس میں تعلق پیدا کرنے کے لیے بہت اچھا نہیں ہے۔
8. احترام آپ کا
یہ سائن آف اتنا رسمی ہے کہ یہ سخت اور تقریباً دور محسوس ہوتا ہے۔ مقصد جڑنا ہے، روبوٹک محسوس نہیں کرنا۔
9. ایک اچھا ہے
سپر آرام دہ اور پرسکون. یہ ای میلز کی نسبت بات چیت میں بہتر ہے — یہ ای میل کے بجائے کافی شاپ پر چیٹ کی طرح لگ سکتا ہے۔
10. گڈ لک
"گڈ لک" تھوڑا مشکل ہوسکتا ہے۔ یہ وصول کنندہ کو یہ محسوس کر سکتا ہے کہ کام مشکل ہے، یا انہیں کامیابی کے لیے قسمت کی ضرورت ہوگی — جو کہ حوصلہ شکنی محسوس کر سکتا ہے۔
اپ ریپنگ
بہت سے لوگ ای میل سائن آف کو محض رسمی طور پر سمجھتے ہیں۔ ہوسکتا ہے کہ وہ زیادہ اضافی معلومات پیک نہ کریں لیکن کاروباری ای میلز میں ضروری ہیں۔ ایک ای میل پڑھنا جو صرف رک جاتا ہے ایک اچھا تجربہ نہیں ہے۔ یہ اچانک خراب ذائقہ چھوڑ سکتا ہے، قاری کو ایسا محسوس ہوتا ہے جیسے بھیجنے والے کو مناسب طریقے سے ختم کرنے کی پرواہ نہیں ہے۔
پیشہ ورانہ طور پر، کاروبار کس طرح چیزیں کہتے ہیں اتنا ہی اہم ہے جتنا وہ کہتے ہیں۔ اگر برانڈز چھوڑ دیتے ہیں یا سائن آف کے ذریعے جلدی کرتے ہیں، تو قارئین کاروباری ترتیب میں ان کی وشوسنییتا پر شک کرتے ہوئے وہاں سے چلے جائیں گے۔ دس تجویز کردہ سائن آف میں سے کسی کو ایک پرو کی طرح استعمال کرنے پر غور کریں، اور باقی دس سے بچیں جو چیزوں کو مزید خراب کر سکتے ہیں۔
