Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao một nhiệm vụ chỉ mất vài giờ đôi khi lại kéo dài mãi mãi không? Rất có thể bạn cứ trì hoãn đến phút cuối. Nhưng việc trì hoãn như thế này có thể làm gián đoạn quy trình làm việc, năng suất và đầu ra của bạn.
Vì vậy, nếu điều này nghe có vẻ quen thuộc, hãy đọc tiếp để biết cách bạn có thể sử dụng Định luật Parkinson để đánh bại sự trì hoãn và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Mục lục
Luật Parkinson là gì
3 cách sử dụng định luật Parkinson để tăng năng suất
Những điểm chính
Luật Parkinson là gì
Luật Parkinson nêu rằng công việc mở rộng để lấp đầy thời gian được phân bổ để hoàn thành.
Cyril Northcote Parkinson là người đầu tiên đưa ra định luật này trong một bài luận đăng trên tờ The Economist năm 1955. Kể từ đó, định luật Parkinson đã trở nên nổi tiếng rộng rãi.
Hãy cùng xem xét ý nghĩa thực tế của điều này qua một số ví dụ sau:
Ý nghĩa của Luật Parkinson
Nếu bạn dành cho mình nhiều thời gian hơn mức cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn sẽ kéo dài nó cho đến thời hạn dự kiến, bất kể nó có ảnh hưởng đến chất lượng của nhiệm vụ hay không. Câu nói này đúng và áp dụng cho cả cuộc sống nói chung và năng suất kinh doanh nói riêng.
Ví dụ về Luật Parkinson
Ví dụ nhanh, sinh viên có thể hoàn thành bài tập của mình ngay trước thời hạn. Tất nhiên, bài tập này có thể mất một ngày nếu họ cố gắng, nhưng có thể kéo dài cả học kỳ mà không có thời hạn cụ thể.
Tương tự như vậy, một giám đốc mua sắm của một công ty bán lẻ có thể mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết để mua vật liệu cho quý tiếp theo. Tại sao? Họ có thể sẽ dành nhiều thời gian hơn để thảo luận về thông số kỹ thuật sản phẩm và các yêu cầu khác với bộ phận bán hàng và tiếp thị khi lý tưởng nhất là cuộc thảo luận có thể diễn ra nhanh hơn nhiều nếu được giới hạn thời gian chặt chẽ.
Từ cả hai ví dụ, có thể có những hàm ý sâu xa hơn phát sinh từ cách tiếp cận này. Ví dụ, một ngày nào đó sinh viên có thể bỏ lỡ thời hạn vì họ đã quen với việc để mọi thứ đến phút cuối. Và hành động của người quản lý mua sắm có thể ảnh hưởng đến năng suất chung của nhóm và quản lý tổ chức.
Đây là lý do tại sao cần quản lý thời gian tốt hơn không chỉ để giảm rủi ro gặp trục trặc vào phút chót mà còn để tăng hiệu quả chung.
3 cách sử dụng định luật Parkinson để tăng năng suất
Bây giờ bạn đã hiểu luật Parkinson và mối tương quan của nó với sự trì hoãn, sau đây là ba luật Parkinson về thời gian Chiến lược quản lý để loại bỏ rào cản năng suất trong doanh nghiệp của bạn.
1. Tạo và tuân thủ thời hạn
Tạo và tuân thủ thời hạn sẽ giúp bạn kỷ luật. Thay vì chờ đợi thời gian quy định để hoàn thành một nhiệm vụ, hãy thiết lập thời hạn chặt chẽ hơn. Điều này đảm bảo bạn hoàn thành dự án hoặc nhiệm vụ đúng hạn.
Sau đây là một số mẹo để đặt ra thời hạn chặt chẽ hơn:
- Tính toán xem cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ.
- Tạo danh sách các nhiệm vụ và phân chia chúng theo thời gian đã định trước.
- Bây giờ, hãy cắt đôi thời gian phân bổ cho mỗi nhiệm vụ để chạy đua với thời gian.
- Cuối cùng, hãy cố gắng vượt qua giới hạn thời gian tự đặt ra mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
Với những điểm này trong đầu, chúng ta hãy xem xét ví dụ dưới đây:
Hãy tưởng tượng bạn đang có kế hoạch tìm nguồn sản phẩm mới cho cửa hàng trực tuyến của mình trong bốn tuần.
Nếu ba trong bốn tuần chỉ dành cho nghiên cứu thị trường, hãy cắt giảm xuống còn hai tuần. Thời hạn nghiêm ngặt này cho bạn đủ thời gian để giải quyết các vấn đề không lường trước khi chúng xảy ra và vẫn đáp ứng được ngày ra mắt.
Đặt ra thời hạn thực tế và chặt chẽ là điều cần thiết để vượt qua sự trì hoãn. Việc bắt bản thân thực hiện nghiên cứu trong vòng hai tuần giúp bạn chạy đua với thời gian và luôn đi trước. Và áp lực mà điều này tạo ra sẽ đưa bạn vào tư duy cạnh tranh thúc đẩy bạn vươn lên để đối mặt với thử thách.
Hãy thử các kỹ thuật sau để tạo thời hạn cho mình:
- Kỹ thuật Pomodoro:
Kỹ thuật Pomodoro tận dụng định luật quản lý thời gian của Parkinson. Nó bao gồm việc nghỉ giải lao ngắn trong thời gian làm việc tập trung, có giới hạn về thời gian. Mục tiêu là tăng năng suất trong khi đảm bảo chất lượng công việc không bị ảnh hưởng.
Kỹ thuật Pomodoro hoạt động theo nguyên tắc đơn giản: nghỉ giải lao năm phút sau mỗi phiên làm việc 25 phút. Do đó, một khi bạn đặt giới hạn thời gian này, bạn không thể nghỉ giải lao trong khi làm việc cho đến sau 25 phút.
Mẹo Pro: Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tạo ra một thời hạn thực tế, hãy sử dụng Ứng dụng PomoDone tự đặt ra thời hạn và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
- Kỹ thuật đóng khung thời gian:
Kỹ thuật này tạo ra một khoảng thời gian cố định mà bạn phải hoàn thành một nhiệm vụ. Kỹ thuật timeboxing rất quan trọng khi thực hiện các dự án quan trọng, như đóng gói sản phẩm bằng tay hoặc chạy kiểm kê.
Với kỹ thuật này, bạn sẽ chia một nhiệm vụ lớn thành các khoảng thời gian (khoảng thời gian) mà bạn phải hoàn thành trước khi chuyển sang nhiệm vụ mới.
Vì vậy, nếu bạn có một dự án cần bốn giờ để hoàn thành, bạn có thể chia dự án của mình thành ba khung thời gian; Nhiệm vụ A, Nhiệm vụ B và Nhiệm vụ C. Theo khối lượng của từng nhiệm vụ, bạn có thể phân công Nhiệm vụ A — hai giờ, Nhiệm vụ B — một giờ 30 phút và Nhiệm vụ C — 30 phút.
Việc này giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng, quy mô và nỗ lực.
Lợi ích của việc sử dụng Kỹ thuật Pomodoro và hệ thống timeboxing là tránh sự trì hoãn, làm quá nhiều việc và tạo ra công việc kém chất lượng. Chúng giúp bạn tập trung, đáp ứng thời hạn và có đủ thời gian để làm những việc khác, thúc đẩy năng suất trong doanh nghiệp của bạn.
2. Sử dụng công cụ theo dõi thời gian
Công cụ theo dõi thời gian là công cụ hữu ích trong việc đo lường năng suất. Chúng đánh giá và ghi lại thời gian dành cho việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, do đó bạn có thể xác định được mỗi công việc cần bao nhiêu thời gian.
Sử dụng các công cụ theo dõi thời gian đơn giản như hành độngTHỜI GIAN và Theo dõi thời gian để ghi lại thời gian và chống lại sự sao nhãng trong khi làm việc trên các dự án. Các công cụ này cho phép bạn theo dõi tiến độ của mình theo cách thủ công hoặc tự động. Nếu bạn không chắc chắn còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành thời hạn, hãy đặt lời nhắc của công cụ để cảnh báo bạn qua thông báo hoặc email.
Quản lý thời gian bằng các công cụ theo dõi thời gian sẽ giúp bạn lập kế hoạch và sắp xếp thời hạn cho các nhiệm vụ trong tương lai tốt hơn, và cuối cùng là khắc phục sự chậm trễ và tăng năng suất.
3. Loại bỏ sự xao lãng
Kiểm tra thông báo trên mạng xã hội và các thông báo khác trên điện thoại khi đang làm việc sẽ khiến bạn trì hoãn và tăng thời gian hoàn thành công việc.
Để loại bỏ sự xao nhãng, hãy đặt điện thoại ở chế độ không làm phiền. Tắt tất cả thông báo và đảm bảo điện thoại thông minh của bạn ở xa không gian làm việc hoặc nơi làm việc của bạn. Nếu những sự xao nhãng này đến từ nơi khác, điều quan trọng là phải xác định những thứ chính khiến bạn mất tập trung và loại bỏ chúng cho phù hợp.
Những điểm chính
Luật Parkinson có thể tăng năng suất kinh doanh, đặc biệt là bằng cách đưa ra giới hạn thời gian nghiêm ngặt cho các nhiệm vụ. Mặt khác, việc phân bổ nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho các nhiệm vụ có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc hoàn thành chúng.
Điều quan trọng là phải lên lịch thời hạn hiệu quả cho từng nhiệm vụ và tuân thủ chúng. Ngoài ra, hãy sử dụng các công cụ theo dõi thời gian để đo lường tiến độ. Và khi bạn phát hiện ra sự suy giảm năng suất, hãy đánh giá và loại bỏ những thứ gây mất tập trung để duy trì sự tập trung và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Nếu bạn đã sẵn sàng cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình, hãy làm theo những mẹo này và bạn sẽ thấy năng suất kinh doanh của mình tăng lên ngay lập tức.
