Tìm nguồn cung ứng cho mùa lễ: 5 chiến lược để thực hiện đúng

Khi những ngày ngắn lại và thời tiết trở nên lạnh hơn, đó không chỉ là dấu hiệu của mùa đông đang đến gần. Nó cũng báo hiệu sự bắt đầu của mùa lễ hội. Với sự phấn khích của lễ hội trong không khí, đây là thời điểm cao điểm cho các doanh nghiệp thương mại điện tử, khi khách hàng chuẩn bị chi tiêu cho quà tặng và mua sắm trực tuyến.

Trong mùa lễ năm ngoái, Hoa Kỳ đã chứng kiến ​​sự gia tăng đáng kinh ngạc về doanh số bán lẻ trực tuyến, đạt gần 240 tỷ đô la Mỹ, với Cyber ​​Monday ghi nhận mức chi tiêu cao nhất nói chung. Khi chúng ta đón nhận xu hướng mua sắm năng động này, một báo cáo sâu sắc từ Liên đoàn bán lẻ quốc gia đã dự báo mức tăng trưởng bán lẻ lên tới 6% trong năm 2023, đưa tổng doanh số dự báo lên mức ấn tượng 5.23 nghìn tỷ đô la Mỹ.

Nhưng làm thế nào các công ty có thể đảm bảo hàng tồn kho và sẵn sàng cho lượng đơn hàng lớn như vậy? Hãy đọc tiếp để khám phá năm chiến lược có thể giúp các doanh nghiệp tìm nguồn cung ứng cho mùa lễ một cách tự tin.

Mục lục
Mùa lễ hội ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng như thế nào
Tìm nguồn cung ứng cho mùa lễ: 5 chiến lược hàng đầu
Lập kế hoạch chiến lược là chìa khóa để tìm nguồn cung ứng kỳ nghỉ thành công

Mùa lễ hội ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng như thế nào

Mùa lễ hội, tràn ngập niềm vui, lễ hội và các cuộc tụ họp gia đình, cũng mang đến những thách thức riêng cho các doanh nghiệp và thương hiệu nhỏ khi họ cố gắng điều hướng những thay đổi đột ngột về cung và cầu, cùng với chi phí hoạt động tăng cao. Giai đoạn này có thể ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng theo ba cách chính:

Tăng nhu cầu

Mùa lễ hội thường đi kèm với sự gia tăng đáng kể nhu cầu của người tiêu dùng. Trong thời gian này, người mua sắm trực tuyến, được thúc đẩy bởi tinh thần lễ hội, nhiệt tình mua quà tặng và thúc đẩy doanh số bán lẻ lên đỉnh cao mới. 

Đáng chú ý, vào năm 2022, tổng chi tiêu cho kỳ nghỉ lễ đã đạt mức cao chưa từng có, đạt mức đáng kể 942 tỷ đô la Mỹ. Áp lực đè lên các nhà cung cấp và nhà sản xuất có thể dẫn đến tình trạng chậm trễ hoặc thiếu hụt tiềm ẩn khi họ phải cố gắng theo kịp nhu cầu tăng cao trong kỳ nghỉ lễ.

Chi phí cao hơn

Nhu cầu tăng đột biến đối với các sản phẩm trong mùa mua sắm ngày lễ không chỉ đòi hỏi dịch vụ vận chuyển nhanh mà còn phải tuyển thêm nhân viên theo mùa để quản lý hiệu quả lượng hàng tồn kho lớn. 

Cường độ hoạt động tăng lên này thường dẫn đến chi phí cao hơn. Ví dụ, một cuộc khảo sát của Hiệp hội các nhà sản xuất quốc gia cho thấy 85.7% số người được hỏi cho biết chi phí nguyên liệu thô tăng cao là mối quan tâm chính của doanh nghiệp trong giai đoạn nhu cầu cao điểm này.

Dòng tiền trả về

Khi ngày càng nhiều người chọn tặng quà cho người thân thông qua mua sắm trực tuyến, khối lượng sản phẩm không mong muốn hoặc không phù hợp tăng theo cấp số nhân. Do đó, những khách hàng không hài lòng này góp phần vào làn sóng trả lại hàng khi họ cố gắng đổi những mặt hàng không mong muốn lấy những mặt hàng mong muốn hơn.  

Trên thực tế, chỉ tính riêng năm 2021, hàng hóa có giá trị trên 761 tỷ đô la Mỹ đã được trả lại cho các nhà bán lẻ. Xu hướng này, mặc dù mang tính chu kỳ, nhưng lại đặt ra thách thức đáng kể đối với hoạt động trơn tru của chuỗi cung ứng trong giai đoạn sau kỳ nghỉ lễ.

Tìm nguồn cung ứng cho mùa lễ: 5 chiến lược hàng đầu

Bây giờ chúng ta đã xác định được những thách thức chung mà mùa lễ hội mang lại, câu hỏi lớn là: Làm thế nào các doanh nghiệp có thể chuẩn bị cho việc tìm nguồn cung ứng trong mùa lễ hội và giải quyết những trở ngại dự kiến ​​này một cách tự tin và dễ dàng? Sau đây là năm chiến lược sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện điều đó:

1. Tạo lịch nghỉ lễ chuyên nghiệp

Một chiến lược dễ dàng nhưng hiệu quả cho các doanh nghiệp chuẩn bị cho nguồn cung ứng ngày lễ là phát triển một lịch nghỉ lễ chuyên nghiệp. Một lịch được phác thảo rõ ràng không chỉ thông báo cho nhân viên về những ngày quan trọng trong năm mà còn đưa ra lộ trình rõ ràng về các nhiệm vụ thiết yếu và thời hạn gấp trước, trong và sau mùa lễ. 

Sau đây là mẫu lịch đơn giản mà các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng để dễ dàng hình dung mốc thời gian của mình nhằm quản lý tốt hơn các nhiệm vụ tìm nguồn cung ứng:

Ngoài ra, các nguồn tài nguyên như trực tuyến miễn phí Lịch Zoho có thể cực kỳ có lợi và tiện dụng. Chúng tạo điều kiện chia sẻ các sự kiện quan trọng với các nhóm nội bộ và cho phép gửi thông báo về các ngày lễ quan trọng như Black Friday trước thời hạn. Do đó, điều này giúp các doanh nghiệp dự đoán các sự kiện mua sắm sắp diễn ra và giúp họ chuẩn bị và lập kế hoạch hiệu quả trước nhiều tháng.

2. Lên kế hoạch cho nhu cầu của người tiêu dùng với dự báo chính xác

Không giống như các giai đoạn thông thường khi doanh số thường theo đường cong hình chuông với mức tăng dần, đạt đỉnh và giảm dần, các ngày lễ thường dẫn đến sự gia tăng đột ngột về nhu cầu của khách hàng. Sự gia tăng không lường trước này có thể nhanh chóng giảm xuống mức không đáng kể khi mùa lễ kết thúc.

Nhu cầu tăng đột ngột trong những ngày lễ thường bắt nguồn từ những khách hàng mới bị thu hút khuyến mại giảm giá. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có thể sử dụng các công nghệ hiện đại như trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML) để lập kế hoạch cho những thay đổi nhanh chóng về nhu cầu này. Ví dụ, họ có thể sử dụng Chovm Cloud Nền tảng AI để tạo ra các thuật toán:

• Phân tích các bài đăng trên mạng xã hội, sử dụng mô hình ML để đánh giá tình cảm và từ khóa liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của họ trong các bài đăng trên mạng xã hội.
• Tạo mô hình nhu cầu, tận dụng AI và máy học để phân tích các giao dịch trước đây, hoạt động duyệt web trực tuyến và hành vi mua hàng, giúp dự đoán khả năng mua hàng của khách hàng trong mùa lễ.
• Xác định xu hướng thị trường, sử dụng AI để theo dõi và phân tích xu hướng thị trường toàn cầu, khu vực và địa phương, cho phép các doanh nghiệp dự đoán nhu cầu và dự trữ phù hợp cho mùa lễ.
• Quản lý tồn kho với sự trợ giúp của thuật toán AI, có thể tự động hóa quy trình bổ sung hàng tồn kho, tạo lệnh mua tự động khi mức tồn kho xuống dưới ngưỡng nhất định, do đó đảm bảo tính khả dụng của sản phẩm trong thời gian nhu cầu cao.

3. Xây dựng mạng lưới nhà cung cấp đa dạng

Khi nói đến nguồn cung ứng cho ngày lễ, việc phụ thuộc quá nhiều vào một nhà cung cấp duy nhất có thể là một sai lầm thảm khốc. Hãy tưởng tượng: một nhà bán lẻ quần áo thông báo về đợt giảm giá lớn vào dịp Giáng sinh, thúc đẩy sự gia tăng đáng kể trong sản xuất và nhiệm vụ vận chuyển cho nhà sản xuất nước ngoài của mình. 

Tuy nhiên, nhà cung cấp, dưới áp lực phải sản xuất số lượng lớn nhanh chóng, không đáp ứng được mục tiêu sản xuất cao, dẫn đến sự chậm trễ đáng kể trong việc vận chuyển. Kịch bản này vẽ nên một bức tranh ảm đạm về các kệ hàng trống rỗng trong thời gian bán hàng cao điểm - một cơn ác mộng thực sự đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử. 

Để giảm thiểu những rủi ro như vậy, việc xây dựng một cơ sở nhà cung cấp đa dạng có thể giúp ích. Do đó, nếu một nhà cung cấp không đáp ứng được, các doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển sang một phần khác của mạng lưới chuỗi cung ứng, loại bỏ sự gián đoạn trong dòng hàng hóa. Sau đây là một số hướng dẫn và mẹo cần tuân theo khi thiết lập một mạng lưới đa dạng như vậy:

• Phân loại nhà cung cấp: Chia nhà cung cấp thành các loại như chính, phụ, v.v., dựa trên hàng hóa họ cung cấp, độ tin cậy và vị trí địa lý. Sự phân tầng này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chuỗi cung ứng của mình.
• Đánh giá hiệu suất thường xuyên: Việc tiến hành đánh giá nhà cung cấp thường xuyên dựa trên các yếu tố như thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa, mức độ dịch vụ và giá cả có thể hỗ trợ xác định hiệu quả và độ tin cậy tổng thể của họ. Hãy xem danh sách kiểm tra toàn diện để đo lường hiệu suất của nhà cung cấp một cách khách quan hơn.
• Mối quan hệ với nhà cung cấp: Khi giao dịch với nhiều nhà cung cấp, điều quan trọng là phải đầu tư vào các mối quan hệ bền chặt. Có mối quan hệ bền chặt thúc đẩy sự hợp tác tốt hơn, cải thiện khả năng phản hồi và tăng thêm tính linh hoạt trong quá trình gián đoạn chuỗi cung ứng. Thực hiện theo các điều sau 7 mẹo quản lý nhà cung cấp để giúp xây dựng mối quan hệ đối tác vững mạnh.

4. Xây dựng chiến lược giảm thiểu rủi ro cho đợt cao điểm nghỉ lễ

Việc tìm nguồn cung ứng cho mùa lễ hội đặt ra những thách thức chưa từng có đối với các doanh nghiệp nhỏ và các thương hiệu thương mại điện tử. Đơn hàng dồn dập vào phút chót, kết hợp với nhu cầu cấp thiết phải đáp ứng thời hạn giao hàng, có thể gây ra những cơn đau đầu lớn. Khi mùa lễ hội đang đến gần, các doanh nghiệp phải chuẩn bị cho một số rủi ro tiềm ẩn, chẳng hạn như:

• Hết hàng tồn kho và tồn kho quá mức: Đánh giá sai nhu cầu trong kỳ nghỉ có thể dẫn đến tình trạng hết hàng quá nhanh hoặc tích trữ hàng tồn kho quá mức.
• Sự gián đoạn bất ngờ của chuỗi cung ứng: Các sự kiện toàn cầu, có thể là thiên tai hoặc bất ổn chính trị, đều có khả năng cản trở vận chuyển hoặc dừng sản xuất, gây ra sự chậm trễ hoặc ngừng vận chuyển không mong muốn.
• Chất lượng sản phẩm giảm sút: Các nhà cung cấp có thể bị cám dỗ thỏa hiệp về chất lượng khi tăng sản lượng một cách giả tạo để đáp ứng nhu cầu cao.
• Chiến thuật của đối thủ cạnh tranh không lành mạnh: Các đối thủ có thể áp dụng chính sách giảm giá mạnh, tổ chức bán hàng độc quyền hoặc tăng cường quảng cáo để thu hút khách hàng.

Với những vấn đề tiềm ẩn này, cần phải phát triển chiến lược quản lý rủi ro hậu cần không thể nói quá. Sau đây là những mẹo hàng đầu để thực hiện chiến lược giảm thiểu rủi ro hiệu quả cho đợt cao điểm nghỉ lễ:

• Tạo kế hoạch nhân sự linh hoạt: Các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các giải pháp tuyển dụng nhân sự linh hoạt, chẳng hạn như nhân viên tạm thời, để giải quyết gánh nặng gia tăng của mùa lễ. Điều này có thể giúp tránh tình trạng tắc nghẽn hoạt động và đảm bảo hoạt động trơn tru.
• Kế hoạch cho hậu cần ngược: Mặc dù có vẻ trái ngược, nhưng việc tính toán khối lượng hàng trả lại sau kỳ nghỉ lễ là rất quan trọng. Một quy trình trả lại được cấu trúc tốt có thể duy trì sự hài lòng của khách hàng và khuyến khích việc kinh doanh lặp lại.
• Lên chiến lược cho việc giao hàng chặng cuối: "Dặm cuối cùng”Giao hàng có thể là một giai đoạn nguy hiểm, đặc biệt là trong thời gian cao điểm nghỉ lễ. Hợp tác với các dịch vụ giao hàng địa phương đáng tin cậy và cung cấp các lựa chọn thay thế, như điểm nhận hàng, có thể giảm bớt rủi ro này.
• Nâng cấp dịch vụ khách hàng: Các doanh nghiệp cần chuẩn bị cho sự gia tăng tương tác với khách hàng. Triển khai Chatbot AI có thể giúp quản lý khối lượng bán hàng tăng lên và duy trì dịch vụ khách hàng chất lượng cao trong thời gian này.

5. Áp dụng mua sắm chung để tăng sức mua

Trong mùa lễ hội luôn biến động, các doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực hạn chế cần có chiến lược phù hợp để xử lý nhu cầu tìm nguồn cung ứng của mình. Một trong những chiến lược hoạt động như vậy là áp dụng mua sắm chung. 

Mua sắm chung liên quan đến việc xác định và hợp tác với các công ty khác có yêu cầu tìm nguồn cung ứng tương tự. Cùng nhau, các doanh nghiệp này có thể có được sức mạnh mặc cả cao hơn, cho phép họ có được mức giá tốt hơn và thời hạn thanh toán kéo dài. 

Nhưng giá thấp hơn chỉ là phần nổi của tảng băng chìm; còn nhiều cách khác mà việc mua sắm chung có thể giúp việc tìm nguồn cung ứng cho kỳ nghỉ hiệu quả hơn. Bảng dưới đây nêu bật những lợi thế của việc mua sắm chung so với mua sắm đơn lẻ theo cách truyền thống:

Lập kế hoạch chiến lược là chìa khóa để tìm nguồn cung ứng kỳ nghỉ thành công

Tóm lại, việc tìm nguồn cung ứng cho kỳ nghỉ thành công đòi hỏi phải có kế hoạch tỉ mỉ và tầm nhìn chiến lược. Nó đòi hỏi một cách tiếp cận chủ động trong suốt một năm, trái ngược với sự vội vã vào phút chót. Một kế hoạch hiệu quả bao gồm việc tạo lịch nghỉ lễ chuyên nghiệp, nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, dự báo nhu cầu và quản lý hàng tồn kho cẩn thận để tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt.

Bạn có phải là người mới trong việc lập kế hoạch chiến lược như vậy không? Hãy thực hiện bước đầu tiên để trở thành bậc thầy về tìm nguồn cung ứng với hướng dẫn lập kế hoạch hậu cần!