Các nhà cung cấp chuỗi cung ứng tạo thành chốt chặn cho các doanh nghiệp thành công. Thất bại trong quy trình quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp có thể dễ dàng đẩy doanh nghiệp đến bờ vực sụp đổ, giống như một quân bài lệch trong một tòa nhà bài được xây dựng tỉ mỉ.
Chiến lược quản lý quan hệ nhà cung cấp (VRM) mạnh mẽ mang lại nhiều lợi ích. Nó cho phép quản lý chi phí thận trọng thông qua đàm phán các điều khoản có lợi và nâng cao mức độ dịch vụ, đảm bảo rằng các nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã quy định. Hơn nữa, thúc đẩy quan hệ đối tác lâu dài với các nhà cung cấp tạo ra môi trường hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau, tác động tích cực đến hiệu suất kinh doanh chung.
Nhưng làm thế nào các doanh nghiệp có thể xác định giá trị thực sự của quan hệ đối tác với nhà cung cấp? Làm thế nào họ có thể đánh giá liệu các sản phẩm của nhà cung cấp có phù hợp với kỳ vọng của họ hay không và họ nên thực hiện những bước nào nếu không? Để trả lời những câu hỏi này, bài đăng trên blog này sẽ tiết lộ hướng dẫn 5 bước đơn giản nhằm mục đích nâng cao quy trình quản lý quan hệ với nhà cung cấp.
Mục lục
Xác định và lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng
Theo dõi và đánh giá hiệu suất
Tiến hành đánh giá rủi ro và xây dựng chiến lược dự phòng
Thiết lập các điểm giao tiếp tập trung
Kế hoạch cho một chiến lược thoát hiểm
Biến nhà cung cấp thành đối tác để có mối quan hệ đôi bên cùng có lợi
Xác định và lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng
Quản lý quan hệ nhà cung cấp là về việc lựa chọn các đối tác đáp ứng nhu cầu kinh doanh và tạo nên một phần của câu chuyện thành công. Bước đầu tiên trong quy trình này là xác định và lựa chọn các nhà cung cấp tiềm năng.
Các nhà cung cấp tạo thành một bánh răng không thể thiếu trong chuỗi cung ứng. Chúng ta có thể chia họ thành hai loại chính:
- Các nhà cung cấp:Các doanh nghiệp cung cấp nguyên liệu thô, thành phẩm hoặc dịch vụ thiết yếu để tạo ra hoặc cung cấp sản phẩm.
- nhà cung cấp hậu cần:Các tổ chức xử lý vận chuyển, lưu trữ và phân phối, đóng vai trò là cầu nối giúp hàng hóa chuyển tiếp suôn sẻ từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng cuối cùng.
Sự phân biệt rõ ràng giữa hai bên giúp hợp lý hóa giao tiếp và cộng tác, xương sống của bất kỳ mối quan hệ lâu dài nào. Ví dụ, nhà sản xuất (nhà cung cấp) có thể hợp tác với các công ty để phát triển các sản phẩm mới thú vị, trong khi nhà cung cấp dịch vụ hậu cần có thể tăng cường dịch vụ của họ bằng cách luôn cập nhật về nhu cầu dự báo.
Vậy, làm thế nào để các công ty tìm được nhà cung cấp hoàn hảo phù hợp với mô hình kinh doanh của họ? Hãy chia nhỏ thành năm bước đơn giản:
- Xác định nhu cầu kinh doanh: Các doanh nghiệp phải bắt đầu bằng cách phác thảo sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà họ yêu cầu từ nhà cung cấp. Bước này tạo thành hạt nhân cho tất cả các kỳ vọng khác xung quanh chất lượng, dịch vụ, thời gian, chi phí, v.v. Ngoài ra, điều cần thiết là phải xem xét tần suất và khối lượng cần thiết. Các doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ một lần hay đó là thành phần cần thiết cho mối quan hệ đối tác lâu dài?
- Tiến hành thẩm định: Tận dụng sức mạnh của nghiên cứu. Phân tích các báo cáo ngành, nghiên cứu kỹ các đánh giá và xếp hạng trực tuyến và đánh giá sự ổn định tài chính của họ. Có được cái nhìn toàn diện về năng lực của họ dựa trên kinh nghiệm trước đây cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ được tìm kiếm. Một chuyến thăm thực địa có thể cung cấp bản xem trước cận cảnh về hoạt động của họ.
- Phát triển yêu cầu đề xuất (RFP): Soạn thảo một tài liệu chi tiết nêu rõ các yêu cầu cụ thể, mức độ dịch vụ dự kiến, tiêu chí lựa chọn và mốc thời gian. Đưa tài liệu này vào RFP hướng đến các nhà cung cấp đã vượt qua vòng sàng lọc sơ bộ. Bước này sẽ giúp thu thập dữ liệu có cấu trúc từ mỗi nhà cung cấp và tạo ra sân chơi bình đẳng để so sánh.
- Đánh giá các đề xuất và đánh giá sự phù hợp: Khi các đề xuất của nhà cung cấp bắt đầu được đưa ra, đã đến lúc đánh giá. Cân nhắc chúng theo các tiêu chí như chi phí, dịch vụ khách hàng, năng lực giao hàng và cơ chế đảm bảo chất lượng. Một cuộc phỏng vấn trực tiếp có thể giúp các doanh nghiệp đánh giá thêm khả năng giải quyết vấn đề của họ.
- Kiểm tra tài liệu tham khảo: Liên hệ với người mua doanh nghiệp trước đây hoặc đối tác của nhà cung cấp. Trích xuất thông tin về kinh nghiệm, mức độ hài lòng và các lĩnh vực cải thiện của họ có thể mang lại những hiểu biết có giá trị. Hiệu suất trong quá khứ của nhà cung cấp thường là một yếu tố dự báo đáng tin cậy về chất lượng dịch vụ trong tương lai.
Theo dõi và đánh giá hiệu suất
Sau quá trình lựa chọn ban đầu, điều quan trọng là phải dành thời gian để theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp thường xuyên. Bước này không phải là đổ lỗi hay chỉ trích - mà là để yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm thực hiện lời hứa của họ một cách nhất quán. Xét cho cùng, một nhà cung cấp không đáng tin cậy có thể dẫn đến sự chậm trễ, chi phí bất ngờ và làm khách hàng khó chịu.
Điều cần thiết là phải tạo ra một bảng điểm tập trung hoặc một bảng điểm toàn diện danh sách kiểm tra đánh giá. Hãy coi đây như một bảng báo cáo dành cho nhà cung cấp, cung cấp cho họ phản hồi hữu ích và cho họ biết điểm mạnh hoặc điểm yếu của họ cần cải thiện.
Sau đây là một số chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để kiểm tra xem nhà cung cấp của họ đang hoạt động tốt như thế nào:
- Thời gian giao hàng: Nhà cung cấp có giao hàng đúng hạn, mọi lúc không? Việc giao hàng trễ có thể làm gián đoạn lịch trình kinh doanh và làm gián đoạn các cam kết có giá trị với khách hàng.
- Độ chính xác của đơn hàng: Không ai thích sai lầm, đặc biệt là khi chúng có thể làm chệch hướng kế hoạch sản xuất và bán hàng. KPI này kiểm tra tần suất nhà cung cấp giao số lượng và thông số kỹ thuật đã đặt hàng.
- Tuân thủ chất lượng: Nhà cung cấp tuân thủ chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đã thỏa thuận tốt như thế nào? Theo dõi tần suất hàng hóa bị trả lại do vấn đề chất lượng.
- Sự ổn định giá cả: Như câu nói, “Thay đổi là hằng số duy nhất.” Nhưng một nơi mà các công ty muốn tránh quá nhiều biến số là giá nguyên liệu thô của họ. Kiểm tra lịch sử thay đổi giá của nhà cung cấp, điều này có thể báo hiệu các vấn đề ảnh hưởng đến chiến lược định giá.
Hãy nhớ rằng – bước này không chỉ là đánh giá những mặt tiêu cực; mà còn phải nêu bật những mặt tích cực! Khi các nhà cung cấp biết rằng dịch vụ, hành động đặc biệt và những cải tiến của họ sẽ được công nhận và đánh giá cao, họ có thể sẽ nỗ lực hơn nữa. Cảm giác được đối xử ưu tiên này thúc đẩy các mối quan hệ bền chặt và biến họ thành những đối tác đáng tin cậy.
Dưới đây là một số ý tưởng thực tế để thưởng cho những nhà cung cấp vì sự làm việc chăm chỉ của họ:
- Gia hạn hợp đồng:Việc cung cấp các hợp đồng dài hạn mang lại cho nhà cung cấp cảm giác ổn định và khuyến khích họ duy trì hiệu suất cao.
- Tăng đơn hàng: Nếu một nhà cung cấp luôn xuất sắc, tại sao không yêu cầu dịch vụ tuyệt vời hơn? Việc tăng khối lượng đơn hàng của họ là một biểu hiện trực tiếp của sự đánh giá cao và là minh chứng cho dịch vụ hàng đầu của họ.
- Công nhận: Mọi người đều thích một chút ánh đèn sân khấu. Hãy cân nhắc tổ chức lễ trao giải hoặc chứng nhận nhà cung cấp hàng năm để tôn vinh những bàn tay đằng sau chuỗi cung ứng — một tấm vé vàng để các nhà cung cấp thể hiện và sắp xếp lại các nỗ lực để giành được nhiều chiến thắng hơn!
Tiến hành đánh giá rủi ro và xây dựng chiến lược dự phòng
Với một cây bút trong tay và bảng điểm trong tay kia, đã đến lúc xem xét kỹ lưỡng các báo cáo hiệu suất của nhà cung cấp. Các bảng điểm này không chỉ là vật chặn giấy mà còn là công cụ đánh giá các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến từng nhà cung cấp. Đánh giá quan trọng này sẽ giúp phân loại các nhà cung cấp thành ba loại dựa trên rủi ro:
- Nhà cung cấp có rủi ro cao: Những nhà cung cấp này có thể xuất hiện như những đám mây giông đáng sợ trên đường chân trời kinh doanh. Họ đã thể hiện sự không nhất quán, có thể là do trễ hạn, vấn đề về chất lượng hoặc một dạng lỗi hiệu suất khác.
- Nhà cung cấp có rủi ro trung bình: Những nhà cung cấp này là những sắc thái pastel trong bảng màu của chúng tôi, sự kết hợp giữa các sắc thái sáng hơn và tối hơn. Chúng thường đáp ứng được kỳ vọng, nhưng có thể có một vết nhòe hoặc nét vẽ bị mất không thường xuyên.
- Nhà cung cấp có rủi ro thấp: Hãy tưởng tượng một tách cà phê hoàn hảo. Giống như thức uống buổi sáng yêu thích của chúng ta, những nhà cung cấp rủi ro thấp này luôn tốt. Họ là những người có thành tích cao nhất, luôn thực hiện đúng lời hứa trong khi vẫn duy trì danh tiếng tuyệt vời về chất lượng.
Bây giờ các doanh nghiệp đã dán nhãn rủi ro của từng loại nhà cung cấp, đã đến lúc soạn thảo một biện pháp phòng thủ chiến lược. Hãy hình dung đây là một kế hoạch cá nhân, một sổ tay hướng dẫn chi tiết về những việc cần làm nếu bất kỳ rủi ro nào xảy ra. Sau đây là một ví dụ về bảng trực quan rõ ràng thể hiện một kế hoạch hiệu quả cho từng loại rủi ro:
| Loại rủi ro | Rủi ro tiềm ẩn | Chiến lược giảm thiểu |
| Nhà cung cấp có rủi ro cao | Hiệu suất không ổn định dẫn đến gián đoạn cung cấp | Đặt ra các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng nêu rõ hình phạt cho hiệu suất kém; điều này sẽ bảo vệ doanh nghiệp và khuyến khích nhà cung cấp thực hiện tốt hơn. Ngoài ra, hãy cân nhắc đầu tư vào bảo hiểm gián đoạn chuỗi cung ứng. |
| Nhà cung cấp có rủi ro trung bình | Các vấn đề cung cấp không liên tục và thỉnh thoảng không đạt tiêu chuẩn chất lượng | Tạo kế hoạch dự phòng bao gồm quan hệ đối tác với các nhà cung cấp thay thế cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự; kế hoạch này giúp giảm sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất, đảm bảo nguồn cung liên tục và giúp duy trì các tiêu chuẩn chất lượng. |
| Nhà cung cấp rủi ro thấp | Những trục trặc nhỏ về hiệu suất và những thay đổi nhỏ trong lịch trình cung cấp | Duy trì các kênh liên lạc mở để giải quyết vấn đề ngay lập tức. Thường xuyên xem xét lại và đàm phán lại các điều khoản hợp đồng để đảm bảo cả hai bên tiếp tục được hưởng lợi từ mối quan hệ. |
Thiết lập các điểm giao tiếp tập trung
Giao tiếp hiệu quả là mạch máu của bất kỳ mối quan hệ bền chặt nào. Sự thật này không khác gì khi nói đến các chiến lược quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. Một khía cạnh quan trọng của VRM là duy trì chế độ giao tiếp hợp lý và hiệu quả.
Để đạt được mục đích này, các doanh nghiệp nên cân nhắc việc thiết lập một điểm giao tiếp trung tâm. Triển khai phần mềm quản lý quan hệ nhà cung cấp như Người gác cửa có thể hỗ trợ đáng kể cho các doanh nghiệp trong việc thiết lập “nguồn thông tin duy nhất”. Điểm tập trung này trở thành trụ cột của mọi hoạt động truyền thông quan trọng, trao đổi dữ liệu liên quan và các hoạt động với nhà cung cấp.
Khi tích hợp phần mềm như vậy, doanh nghiệp có thể nhận được một số lợi ích sau:
- Hợp lý hóa giao tiếp: Một nền tảng tập trung cung cấp một vị trí duy nhất cho tất cả các tương tác. Thông tin có thể được chia sẻ nhanh chóng và chính xác giữa các nhóm mua sắm, giảm khả năng giao tiếp sai hoặc bỏ lỡ các thông điệp quan trọng. Tính năng này đặc biệt có lợi khi thông báo cho nhà cung cấp về những thay đổi có thể lường trước hoặc thông báo cho họ về các vấn đề mới nổi. Nó đảm bảo rằng tất cả các nhà cung cấp nhận được thông tin cùng một lúc để giao tiếp nhất quán và chính xác.
- Thiết lập hệ thống phản hồi hai chiều: Phần mềm cổng thông tin nhà cung cấp thường có các cơ chế tích hợp để tạo điều kiện cho phản hồi và đối thoại. Hệ thống phản hồi hai chiều này cho phép nhà cung cấp chia sẻ hiểu biết, đề xuất hoặc mối quan tâm của họ. Điều này khuyến khích sự tham gia của nhà cung cấp và cải thiện quy trình giao tiếp và mối quan hệ chung với nhà cung cấp.
- Thúc đẩy tính minh bạch và khả năng hiển thị: Cổng thông tin nhà cung cấp tập trung cấp cho doanh nghiệp và nhà cung cấp khả năng hiển thị toàn diện các giao dịch, giao hàng, hàng tồn kho và các hoạt động quan trọng khác. Khả năng hiển thị này thúc đẩy tính minh bạch và đảm bảo tất cả các bên đều hiểu rõ. Nó trao quyền cho nhà cung cấp thông tin họ cần để thực hiện các cam kết của mình và liên tục cải thiện dịch vụ của họ.
- Tự động hóa quy trình làm việc và thông báo: Phần mềm cổng thông tin nhà cung cấp thường có các quy trình làm việc và thông báo tự động. Các hệ thống này rất quan trọng để quản lý nhiều tác vụ khác nhau, nhắc nhở nhóm về việc gia hạn hợp đồng hoặc cập nhật cho các bên về những thay đổi trong thỏa thuận. Tự động hóa giúp giảm nguy cơ lỗi của con người và tăng hiệu quả hoạt động.
Kế hoạch cho một chiến lược thoát hiểm
Ngay cả những mối quan hệ nhà cung cấp tốt nhất cũng có thể có bước ngoặt bất ngờ. Không ai tham gia vào quan hệ đối tác mà dự đoán được kết thúc của nó, nhưng các doanh nghiệp thông minh biết rằng việc chuẩn bị cho mọi khả năng là điều cần thiết. Một chiến lược thoát hiểm được lên kế hoạch cẩn thận có thể giúp các doanh nghiệp dễ dàng cắt đứt quan hệ với nhà cung cấp, trong khi việc thiếu một chiến lược có thể dẫn đến tình hình hỗn loạn.
Mặc dù nói lời tạm biệt có vẻ đáng sợ, nhưng việc có một chiến lược thoát hiểm được phác thảo rõ ràng có thể giúp các doanh nghiệp an tâm, biết rằng họ đã chuẩn bị để xử lý những "điều gì sẽ xảy ra nếu" khi chúng phát sinh. Vậy, một chiến lược thoát hiểm nên như thế nào? Chúng ta hãy cùng nhau tháo gỡ nút thắt này:
Điều khoản chấm dứt rõ ràng trong hợp đồng
Hợp đồng phải nêu rõ trong những điều kiện nào có thể hủy bỏ. Điều này có thể là do nhà cung cấp không tuân thủ các điều khoản hợp đồng hoặc không cung cấp dịch vụ tốt. Bao gồm một điều khoản chấm dứt chi tiết sẽ giảm thiểu sự không chắc chắn và mở đường cho một cuộc chia tay thân thiện nếu mọi việc không suôn sẻ.
Xử lý thông tin độc quyền
Khi mối quan hệ kinh doanh kết thúc, điều quan trọng là phải xác định cách xử lý thông tin độc quyền hoặc thông tin bí mật. Các công ty cần có quy trình được xác định rõ ràng để trả lại hoặc xóa dữ liệu hoặc hạn chế sử dụng. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu kinh doanh và sở hữu trí tuệ vẫn an toàn sau khi tách ra.
Lựa chọn nhà cung cấp dự phòng
Xác định trước các nhà cung cấp chuỗi cung ứng thay thế. Việc có 'Kế hoạch B' sẽ giúp các tổ chức chuẩn bị cho những tình huống không lường trước được, chẳng hạn như nhu cầu chấm dứt ngay mối quan hệ với nhà cung cấp hiện tại. Động thái này đảm bảo rằng các doanh nghiệp duy trì được đà phát triển, bất kể mối quan hệ với nhà cung cấp.
Quản lý hàng tồn kho
Đặt ra các chiến lược rõ ràng cho quản lý hàng tồn kho trong quá trình vận chuyển hoặc quyền sở hữu của nhà cung cấp khi chấm dứt. Việc di chuyển như vậy sẽ giúp tránh những tổn thất hoặc nhầm lẫn không cần thiết trong giai đoạn thoát. Và hãy nhớ rằng, sự kết thúc của một mối quan hệ với nhà cung cấp có thể là sự khởi đầu của một mối quan hệ khác.
Biến nhà cung cấp thành đối tác để có mối quan hệ đôi bên cùng có lợi
Tóm lại, quản lý quan hệ nhà cung cấp hiệu quả sẽ chuyển đổi nhận thức thông thường về nhà cung cấp từ việc chỉ là nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ hậu cần. Nó nâng họ lên vai trò là đối tác chiến lược, những người hợp tác ngay từ giai đoạn đầu của quá trình phát triển sản phẩm để tinh chỉnh trải nghiệm của khách hàng.
Bằng cách triển khai sức mạnh của truyền thông tinh tế, đánh giá hiệu suất và phản hồi liên tục, ghi nhận đóng góp của nhà cung cấp và phù hợp với hồ sơ khách hàng, các doanh nghiệp có thể chuyển đổi mối quan hệ nhà cung cấp thông thường thành quan hệ đối tác cùng có lợi, thúc đẩy tăng trưởng bền vững và đảm bảo thành công của thương mại điện tử.
Vẫn còn do dự? Dưới đây là bảy mẹo để phát triển một chiến lược quản lý nhà cung cấp chiến lược!
Bạn đang tìm kiếm giải pháp hậu cần với giá cả cạnh tranh, khả năng hiển thị đầy đủ và hỗ trợ khách hàng dễ dàng truy cập? Hãy xem Thị trường hậu cần Chovm.com hôm nay.
