Hướng dẫn cần biết về chứng từ vận chuyển

Điều quan trọng là phải có chứng từ vận chuyển đúng khi vận chuyển hàng hóa quốc tế. Bạn muốn lô hàng được vận chuyển từ nơi xuất phát đến nơi đến một cách suôn sẻ và không có bất kỳ sự chậm trễ nào. Bất kỳ lỗi hoặc thiếu sót nào trong bất kỳ chứng từ vận chuyển nào cũng có thể làm chậm trễ lô hàng của bạn một cách không cần thiết.

Bài viết này giải thích các chứng từ vận chuyển quan trọng mà bạn sẽ cần và mục đích của từng chứng từ. 

Mục lục
Tầm quan trọng của chứng từ vận chuyển
Yêu cầu về thông tin sản phẩm
Các loại hợp đồng vận chuyển
Suy nghĩ cuối cùng về chứng từ vận chuyển

Tầm quan trọng của chứng từ vận chuyển

Tài liệu vận chuyển cung cấp thông tin để cơ quan hải quan của nước xuất khẩu, hãng vận chuyển vận chuyển lô hàng và cơ quan hải quan của nước nhập khẩu sử dụng. Tài liệu bao gồm bốn lĩnh vực chính:

• thông tin về sản phẩm đang được vận chuyển
• hợp đồng vận chuyển hợp pháp giữa tất cả các bên
• các tuyên bố và giấy phép cần thiết để xuất khẩu
• các tuyên bố và giấy phép cần thiết để nhập khẩu

Tài liệu vận chuyển cho thông tin sản phẩm

Thông tin sản phẩm rất quan trọng đối với mỗi bên liên quan đến lô hàng, để biết những gì đang được vận chuyển, các điều khoản mua bán là gì và liệu hàng hóa có cần được chăm sóc đặc biệt hay phê duyệt và cấp phép hay không. Các tài liệu vận chuyển cung cấp thông tin sản phẩm này bao gồm:

• hóa đơn thương mại
• danh sách đóng gói
• giấy chứng nhận xuất xứ
• giấy chứng nhận kiểm tra

Tài liệu vận chuyển bổ sung

Các loại giấy tờ khác có thể được yêu cầu tùy thuộc vào bản chất của hàng hóa. Ví dụ, các mặt hàng có thể được coi là nguy hiểm có thể yêu cầu biểu mẫu hàng hóa nguy hiểm hoặc bảng dữ liệu an toàn vật liệu.

Có lỗi xảy ra. Hãy khắc phục các vấn đề sau

Hợp đồng vận chuyển là hợp đồng được thỏa thuận giữa người gửi hàng và người vận chuyển để vận chuyển hàng hóa. Hợp đồng vận chuyển nêu rõ các điều khoản, điều kiện, nghĩa vụ, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa. Vận đơn được sử dụng cho các hãng vận tải biển và một vận đơn hàng không cho hãng vận tải hàng không.

Tuyên bố và giấy phép cần thiết để xuất khẩu

Cơ quan hải quan xuất khẩu có thể yêu cầu lô hàng của bạn phải có một hoặc nhiều giấy phép xuất khẩu trước khi cho phép hàng hóa của bạn được xuất khẩu. Hầu hết các quốc gia thường kiểm soát các loại mặt hàng có thể được xuất khẩu từ quốc gia của họ, để bảo vệ ngành công nghiệp và văn hóa của riêng họ. Họ cũng có thể kiểm soát những mặt hàng nào có thể được gửi đến quốc gia đích và xác định việc sử dụng những mặt hàng này và số lượng có thể được xuất khẩu.

giấy phép xuất khẩu bắt buộc sẽ phụ thuộc vào loại sản phẩm, bản chất của giao dịch và quốc gia đích. Có thể yêu cầu thêm chứng từ xuất khẩu.

Tuyên bố và giấy phép cần thiết để nhập khẩu

Cơ quan hải quan nhập khẩu có thể yêu cầu lô hàng của bạn phải có một hoặc nhiều giấy phép nhập khẩu để cho phép hàng hóa của bạn được nhập khẩu. Các quốc gia kiểm soát những loại mặt hàng nào có thể được nhập khẩu vào quốc gia của họ theo cùng cách mà các quốc gia kiểm soát những gì có thể được xuất khẩu.

Cơ quan hải quan nhập khẩu yêu cầu nhiều loại giấy phép nhập khẩu khác nhau và có thể có nhiều cơ quan chính phủ khác nhau tham gia vào quá trình phê duyệt.

Yêu cầu về thông tin sản phẩm

Hóa đơn thương mại

hóa đơn thương mại là một văn bản pháp lý giữa người bán (người xuất khẩu) và người mua (người nhập khẩu) nêu chi tiết về hàng hóa được bán và số tiền mà khách hàng phải trả. Đây là hóa đơn cho hàng hóa do người bán phát hành cho người mua. Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng mà hải quan sử dụng để xác định giá trị của hàng hóa và do đó là thuế hải quan.  

Giá trị khai báo là giá mua giữa người mua và người bán, không phải là giá của hàng hóa khi bán tại thị trường đích.

Danh sách đóng gói

Các công ty giao nhận, hãng vận tải và nhân viên hải quan đều sử dụng danh sách đóng gói để kiểm tra hàng hóa thực tế và để đặt chỗ vận chuyển. Danh sách đóng gói nêu chi tiết nội dung của lô hàng và bao bì bao gồm loại (ví dụ hộp, thùng, trống), số lượng gói hàng và tổng trọng lượng.

Giấy chứng nhận xuất xứ

Một số quốc gia nhập khẩu yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ để xác định nơi sản xuất ban đầu của hàng hóa và điều này có thể được yêu cầu ngay cả khi thông tin này đã được đưa vào hóa đơn thương mại. Các quốc gia nhập khẩu có thể có các hạn chế đối với việc nhập khẩu từ một số quốc gia nhất định hoặc áp dụng thuế quan bổ sung, vì vậy điều quan trọng là phải khai báo đúng quốc gia xuất xứ thực sự.

Giấy chứng nhận kiểm định

Giấy chứng nhận kiểm định nêu rõ hàng hóa trong lô hàng đã được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và tuân thủ các điều khoản và thông số kỹ thuật nêu trong hợp đồng mua bán.

• Giấy chứng nhận kiểm tra chính thức được cơ quan hải quan sử dụng để kiểm tra và xác nhận xem hàng hóa trong lô hàng có giống như mô tả trong hóa đơn thương mại hay không
• Giấy chứng nhận kiểm tra thương mại được hoàn thành cho người mua trước khi vận chuyển để xác định xem hàng hóa sản xuất có tuân thủ các điều khoản của hợp đồng bán hàng hay không và đáp ứng chất lượng sản xuất đã thỏa thuận và các thông số kỹ thuật khác của hợp đồng

Các loại hợp đồng vận chuyển

Vận đơn

Vận đơn (BOL) là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển, được sử dụng cho vận tải biểngiữa chủ sở hữu hàng hóa và người vận chuyển. Nó phục vụ ba chức năng chính:

• như biên lai và xác nhận rằng hàng hóa đã được tải
• như bằng chứng và điều khoản của hợp đồng vận chuyển
• như một quyền sở hữu có thể chuyển nhượng đối với hàng hóa

 3 loại vận đơn và công dụng của chúng

Vận đơn gốc (OBL)

Vận đơn gốc (OBL) là hợp đồng vận chuyển có ràng buộc pháp lý. Đây là một tài liệu bản cứng, được hãng vận tải hoàn thành và sau đó cung cấp cho người gửi hàng sau khi hàng hóa được xác nhận trên tàu. Người gửi hàng giữ Vận đơn gốc cho đến khi họ nhận được thanh toán từ người nhập khẩu. Sau đó, người gửi hàng gửi các tài liệu gốc cho người nhập khẩu tại điểm đến cuối cùng (thường là thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh).

Người nhập khẩu phải nộp Vận đơn gốc có xác nhận cho người vận chuyển để lô hàng được giải phóng.

Vận đơn Express

Vận đơn nhanh được sử dụng khi bên vận chuyển giao hàng cho bên nhập khẩu mà không cần bất kỳ Vận đơn gốc nào được cấp và là cách để chuyển lô hàng nhanh chóng (rõ ràng) mà không cần giấy tờ pháp lý ràng buộc bên gửi hàng và bên nhập khẩu về các vấn đề như thanh toán, giao hàng và quyền sở hữu hàng hóa. Vận đơn này thường được sử dụng khi bên nhập khẩu có mối quan hệ thanh toán lâu dài hoặc đã trả trước cho bên gửi hàng về hàng hóa.

Vận đơn nhà ở (HBL)

Vận đơn nhà ở (HBL) được công ty giao nhận hàng hóa xuất trình và được cấp cho nhà cung cấp sau khi hàng hóa đã được nhận. Đây là biên nhận chính thức về việc công ty giao nhận hàng hóa đã nhận hàng.

Vận đơn hàng không (AWB)

Các lô hàng vận chuyển hàng không yêu cầu phải có Vận đơn hàng không thay vì Vận đơn, nhưng có cùng mục đích là hợp đồng vận chuyển hợp pháp giữa các bên. Vận đơn hàng không được đính kèm và đi kèm với hàng hóa được vận chuyển bởi hãng hàng không quốc tế. Tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng và cho phép theo dõi lô hàng trong quá trình vận chuyển. Vận đơn hàng không dành riêng cho người gửi hàng và không phải là tài liệu có thể thương lượng hoặc chuyển nhượng, và không chuyển nhượng quyền sở hữu.

Các loại vận đơn hàng không

Dự luật Hàng không Nhà (HAWB)

Vận đơn hàng không nội địa (HAWB) do công ty giao nhận hàng không hoặc công ty chuyển phát nhanh hàng không lập ra và một bản sao sẽ được đưa cho người gửi hàng khi nhận hàng như một biên lai.

Vận đơn hàng không chính (MAWB)

Vận đơn hàng không chính (MAWB) do hãng hàng không lập và cung cấp cho công ty giao nhận hàng không hoặc công ty chuyển phát nhanh hàng không.

Suy nghĩ cuối cùng về chứng từ vận chuyển

Vận chuyển hàng hóa quốc tế có thể là một quá trình suôn sẻ miễn là đáp ứng được các yêu cầu về chứng từ vận chuyển.

Khi vận chuyển, dù bằng đường hàng không hay đường biển, phải cung cấp thông tin sản phẩm đầy đủ, bao gồm hợp đồng vận chuyển (có thể là Vận đơn hoặc Vận đơn hàng không) và mọi giấy chứng nhận và giấy phép kiểm định cần thiết.

Đối với xuất nhập khẩu hải quan, các chứng từ vận chuyển này cũng quan trọng như nhau, nhưng có thể có các yêu cầu bổ sung về giấy phép cụ thể và tài liệu tuân thủ việc đó phải được hoàn thành.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp hậu cần với giá cả cạnh tranh, khả năng hiển thị đầy đủ và hỗ trợ khách hàng dễ dàng truy cập? Hãy xem Thị trường hậu cần Chovm.com hôm nay.