Hướng dẫn cơ bản về hệ thống quản lý kho

Hệ thống quản lý kho (WMS) là một loại phần mềm được sử dụng trong ngành hậu cần quản lý mọi khía cạnh của hoạt động kho bãi, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho bao gồm bổ sung, chọn và đóng gói, vận chuyển và quản lý kho bãi bao gồm lập kế hoạch năng lực, hiệu quả quy trình làm việc và phân tích thống kê.

WMS là điều cần thiết để kho hoạt động hiệu quả và theo dõi hàng hóa từ xe tải đến kệ và từ kệ đến xe tải. Quan trọng nhất, WMS là phần mềm quản lý kho có thể kết hợp mọi khía cạnh của chuỗi cung ứng sản phẩm và có thể được sử dụng để quản lý các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và hợp lý hóa các quy trình kho dưới một nền tảng. Để hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý kho – từ lợi ích của wms đến các loại hệ thống quản lý kho – hãy tiếp tục đọc hướng dẫn cơ bản của chúng tôi về hệ thống quản lý kho.

Mục lục
Hệ thống quản lý kho là gì?
Lợi ích của hệ thống quản lý kho
Các loại hệ thống quản lý kho (WMS)
Cân nhắc chính

Hệ thống quản lý kho là gì?

Hầu hết các nhà kho, chẳng hạn như kho ngoại quan, có cùng các yêu cầu cơ bản để quản lý nên các hệ thống được phát triển để quản lý chúng có xu hướng có chức năng tương tự. Phần mềm WMS tốt vượt xa chức năng cơ bản và tạo thêm giá trị cho phép tổ chức xem xét dữ liệu của họ theo những cách mới, cải thiện hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Quy trình hệ thống quản lý kho phải giúp quản lý hàng tồn kho nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời cung cấp dữ liệu để hỗ trợ quản lý kho rộng hơn, cung cấp thông tin chi tiết về bố trí, lập kế hoạch năng lực và hiệu quả quy trình. Các chức năng chính và loại hệ thống quản lý kho (WMS) được giải thích bên dưới.

Lợi ích của hệ thống quản lý kho

Có nhiều lợi ích của phần mềm hệ thống quản lý kho (WMS). Chúng tôi đã nêu bật một số lợi ích khác nhau của WMS bên dưới.

Iphần mềm quản lý kho

Một trong những lý do quan trọng nhất để sử dụng phần mềm WMS là để quản lý hàng tồn kho. Điều quan trọng là phải biết hàng tồn kho hiện có trong kho, hàng tồn kho nào đang ở mức thấp hoặc đã hết và tìm hàng tồn kho đó ở đâu trong kho. Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, danh sách lấy hàng sẽ được tạo để nhân viên kho lấy hàng và đóng gói. Quét mã vạch hoặc thẻ RFID ghi lại rằng hàng tồn kho đã giảm và khi hàng tồn kho ở mức thấp, các đơn đặt hàng bổ sung sẽ được tạo. 

Một phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt cũng kết nối với cửa hàng bán lẻ hoặc thương mại điện tử để hiển thị hàng tồn kho có sẵn cho khách hàng xem. Khi đơn hàng của khách hàng đã sẵn sàng để vận chuyển, có thể tạo và sử dụng vận đơn hàng không để theo dõi lô hàng và thông báo cho khách hàng.

Tuy nhiên, mặc dù quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng của một WMS tốt, vẫn còn nhiều lợi ích khác của hệ thống quản lý kho có thể giúp việc quản lý kho hiệu quả hơn. 

Phần mềm quản lý kho

Một WMS tốt sẽ cung cấp phân tích thời gian thực vào mọi khía cạnh của hoạt động kho, bao gồm tiếp nhận và vận chuyển, hàng tồn kho và hoàn thành đơn hàng, lập kế hoạch năng lực và sử dụng lao động, và chi phí vận hành. Theo dõi và báo cáo dữ liệu tổng thể cung cấp khả năng phân tích quy trình làm việc và năng suất để cải thiện hiệu quả chi phí của kho nói chung.

Một số chức năng của phần mềm WMS có thể bao gồm:

• cung cấp thông tin thời gian thực về vị trí hàng tồn kho trong kho, số lượng, ngày tháng và phiên bản của từng mặt hàng được lưu giữ
• cung cấp thông báo trước về mức tồn kho giảm để có thể chủ động bổ sung hàng
• theo dõi dữ liệu để phân tích về biến động hàng tồn kho nhằm cho phép dự báo doanh số hàng ngày, theo dõi các đỉnh và đáy hàng tháng và theo mùa, và để tạo ra các kế hoạch hoạt động quản lý
• giám sát và cung cấp dữ liệu chủ động về năng suất và hiệu quả trong kho để thông báo cho việc thiết kế và tối ưu hóa không gian
• cung cấp một loạt các báo cáo và cơ chế cảnh báo tiêu chuẩn và tùy chỉnh
• cung cấp danh sách công việc hàng ngày và các quy trình để cập nhật hàng tồn kho, sắp xếp, chọn và đóng gói
• giao diện và chia sẻ dữ liệu với các hệ thống và mô-đun doanh nghiệp khác, chẳng hạn như điểm bán hàng, cửa hàng thương mại điện tử, kế toán, vận chuyển và xe tải để cung cấp thông tin sản phẩm và hàng tồn kho kịp thời

Các mô-đun WMS phổ biến

Một phần mềm WMS được thiết kế tốt sẽ là mô-đun, với mỗi mô-đun bao gồm một chức năng riêng biệt nhưng cũng cung cấp giao diện để chia sẻ dữ liệu với các mô-đun khác và các hệ thống khác. Các mô-đun và chức năng chung cần bao gồm là:

Nhận hàng

Một hệ thống tốt bắt đầu bằng việc tiếp nhận hàng hóa, ghi lại dữ liệu vận chuyển, tiếp nhận kho, đếm kho, dán nhãn và mã vạch (hoặc gắn thẻ RFID), sau đó là ghi lại vị trí và sắp xếp trên kệ.

Quản lý hàng tồn kho

Điều này bao gồm việc ghi lại chính xác số lượng hàng tồn kho trong kho và theo dõi mức tồn kho để đưa ra lời khuyên về việc bổ sung hàng.

Thực hiện đơn hàng

Điều này bao gồm việc chọn và đóng gói, chuẩn bị vận chuyển và dán nhãnvà định tuyến và theo dõi đơn hàng

Phân tích và báo cáo dữ liệu

WMS cung cấp chức năng có giá trị gia tăng bằng cách theo dõi dữ liệu, nhưng cũng bằng cách cung cấp thông báo chủ động

Tích hợp mô-đun, chia sẻ dữ liệu và kết nối

WMS phải tích hợp liền mạch với các mô-đun khác trong bộ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và cung cấp dữ liệu kết nối cho các hệ thống khác của công ty như chuỗi cung ứng, kế toán và điểm bán hàng

Khả năng mở rộng và chức năng nâng cao

WMS cũng nên bao gồm khả năng mở rộng và khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển và giao diện với các mô-đun mới và các hệ thống khác để đưa vào trong tương lai 

Tùy biến

Hệ thống phải cung cấp chức năng kho và báo cáo tiêu chuẩn, nhưng cũng cung cấp khả năng tùy chỉnh trong quy trình, dữ liệu và báo cáo cho các đặc thù của doanh nghiệp.

Các loại hệ thống quản lý kho (WMS)

Có một số loại hệ thống quản lý kho (WMS) và mỗi WMS đều có những lợi ích riêng với các tính năng độc đáo, phù hợp với các nhu cầu kho khác nhau. Các hệ thống có thể là hệ thống quản lý kho độc lập hoặc WMS dựa trên đám mây hoặc các thành phần mô-đun phù hợp với doanh nghiệp rộng hơn, quản lý chuỗi cung ứng hoặc hệ thống thương mại điện tử.

Quy mô của công ty, mức độ phức tạp và chức năng của các hệ thống nội bộ hiện có sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn WMS. Ngoài ra, các công nghệ khác trong kho sẽ có tác động, cho dù sử dụng mã vạch và quét hay gắn thẻ RFID, mức độ tự động hóa nào hiện có để tiếp nhận, chọn và đóng gói.

Hệ thống quản lý kho độc lập

Các hệ thống độc lập, như tên gọi của chúng, không dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác và không được thiết kế để làm như vậy. Chúng có thể có ít hoặc không có kết nối internet hoặc đám mây và dữ liệu sẽ được thu thập và truy cập trong khuôn viên. Ít nhất, chúng sẽ được mong đợi có các mô-đun để quản lý hàng tồn kho và kho, cũng như phân tích và báo cáo dữ liệu, và một mức độ tùy chỉnh bằng cách sử dụng đội ngũ CNTT nội bộ. Chúng có khả năng triển khai nhanh chóng và đơn giản, và là hệ thống rẻ hơn trên thị trường. Do đó, chúng phù hợp nhất với các doanh nghiệp kho nhỏ có các sản phẩm độc lập. Tuy nhiên, sự tăng trưởng và mở rộng trong tương lai luôn phải được cân nhắc, vì việc chuyển đổi sang hệ thống tích hợp thay thế sau này có thể tốn kém.

Hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây

Phần mềm WMS dựa trên đám mây thu thập và truy cập dữ liệu thông qua truy cập internet vào các tệp máy chủ dựa trên đám mây. Chúng sẽ có sự kết hợp giữa chức năng và xử lý máy chủ tập trung ở phía sau, với quyền truy cập ở phía trước thông qua máy tính xách tay, máy tính bảng và thậm chí là điện thoại. Các hệ thống này có thể có thiết kế theo mô-đun và chức năng khá chuẩn, nhưng có các tùy chọn cấu hình để tùy chỉnh doanh nghiệp. Các hệ thống WMS dựa trên đám mây có thể được hỗ trợ bởi các nhà cung cấp CNTT bên ngoài, những người cũng sẽ kiểm soát bảo mật và sao lưu hệ thống, bảo trì và khôi phục sự cố. Tuy nhiên, nếu có một nhóm CNTT nội bộ, hệ thống có thể được quản lý hoàn toàn nội bộ.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (hệ thống ERP)

Hệ thống quản lý kho doanh nghiệp là hệ thống toàn doanh nghiệp bao gồm tất cả các khía cạnh hành chính của doanh nghiệp, từ nguồn nhân lực, kế toán và tài chính, bán hàng, dịch vụ khách hàng và hoạt động. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cần thời gian để triển khai, thường có sự hỗ trợ tư vấn từ nhà cung cấp và các nhóm dự án liên chức năng chuyên trách trong tổ chức. Nhà cung cấp phần mềm có thể có một mô-đun quản lý kho có sẵn hoặc một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng rộng hơn và tất cả các mô-đun có thể được mong đợi tích hợp tốt. Sẽ có một mức độ tùy chỉnh như một phần của kế hoạch triển khai và một nhóm dự án liên chức năng sẽ tham gia vào việc điều chỉnh các mô-đun cho phù hợp với các quy trình kinh doanh cụ thể. Hệ thống sẽ được cấu hình để tích hợp tất cả các chức năng và phòng ban đầu cuối và cuối cùng và sẽ cung cấp mức độ phân tích dữ liệu cao.

Hệ thống quản lý kho chuỗi cung ứng

Hệ thống quản lý kho chuỗi cung ứng được thiết kế riêng cho toàn bộ chuỗi cung ứng, vì vậy chúng là một loại hệ thống doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, chúng khác nhau ở chỗ chúng có thể tích hợp các nhà cung cấp bên thứ ba trong hệ thống, cung cấp các mô-đun và chia sẻ dữ liệu trong suốt chu kỳ chuỗi cung ứng. Do đó, nhiều hơn một kho hoặc trung tâm phân phối có thể sử dụng cùng một phần mềm quản lý kho và hệ thống cũng có thể bao gồm các mô-đun để quản lý nhà cung cấp, quản lý vận chuyển, dịch vụ khách hàng và quản lý quan hệ khách hàng.

Hệ thống quản lý kho thương mại điện tử

Hệ thống quản lý kho thương mại điện tử là một phần quan trọng của dịch vụ hoạt động thương mại điện tử vì chúng được sử dụng để quản lý các trung tâm hoàn tất đơn hàng nhằm lưu trữ hàng hóa được bán trực tuyến thông qua cửa hàng thương mại điện tử. Trong khi kho thương mại điện tử cung cấp các tính năng và chức năng của hệ thống quản lý kho giống như các hệ thống khác, hệ thống quản lý kho cho thương mại điện tử có đặc điểm độc đáo là số lượng hàng tồn kho có thể được cung cấp trực tiếp cho cửa hàng và phản hồi theo thời gian thực đối với hoạt động mua hàng, chọn và đóng gói, vận chuyển và theo dõi. Do đó, chúng không thể là các hệ thống độc lập và phải dựa trên internet và đám mây, và là một phần của hệ thống chuỗi cung ứng tích hợp rộng hơn.

Những cân nhắc chính cho phần mềm WMS

Hệ thống quản lý kho (WMS) là điều cần thiết để quản lý hiệu quả các hoạt động kho và là một phần của quy trình quản lý chuỗi cung ứng. Chức năng cơ bản của hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo công nghệ cho phép, từ xử lý hàng hóa khi đến, đến dán nhãn và lưu trữ, đến thực hiện đơn hàng và quản lý mức tồn kho.

Việc tích hợp công nghệ có thể biến đây thành một quy trình rất tiên tiến, khi tích hợp các hệ thống theo dõi với mức tồn kho và vận chuyển. Chức năng rộng hơn của các mô-đun phần mềm quản lý kho có thể cải thiện quản lý cơ sở vật chất tổng thể, quản lý nhân sự và cung cấp dữ liệu cho phân tích tinh vi, cải tiến quy trình và hiệu quả về chi phí.

Loại hệ thống cần thiết sẽ phụ thuộc vào quy mô và khả năng mở rộng của doanh nghiệp, vào cách kho bãi phù hợp với tổ chức nói chung và cách thức nó phù hợp với chuỗi cung ứng rộng lớn hơn.

Chúng tôi hy vọng rằng hướng dẫn cơ bản về hệ thống quản lý kho (WMS) của chúng tôi đã cung cấp cho bạn kiến ​​thức nền tảng về lợi ích của WMS, các loại hệ thống quản lý kho và phần mềm WMS nào phù hợp nhất với bạn.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp hậu cần với giá cả cạnh tranh, khả năng hiển thị đầy đủ và hỗ trợ khách hàng dễ dàng truy cập? Hãy xem Thị trường hậu cần Chovm.com hôm nay.