Mẹo và thủ thuật thiết yếu để quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian len lỏi vào mọi khía cạnh của cuộc sống, từ công việc và kế hoạch đến sở thích và các mối quan hệ. Có vẻ như việc dành thời gian để tìm hiểu về quản lý thời gian là điều không hợp lý, nhưng cũng giống như rất nhiều nhiệm vụ khác, dành thời gian ngay từ đầu để lập kế hoạch hiệu quả sẽ giúp giảm tổng thời gian sử dụng, cải thiện hiệu quả của bạn.

Ngoài ra, bằng cách tìm hiểu về các kỹ thuật quản lý thời gian khác nhau và tinh chỉnh cũng như thực hành chúng, bạn sẽ thấy rằng các kỹ thuật này bắt đầu thấm vào nhiều khía cạnh trong cuộc sống của bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn tiến lên phía trước, hãy đọc tiếp để biết một số cách tuyệt vời để quản lý lịch trình và tăng năng suất của bạn.

Mục lục
Quản lý thời gian là gì và tại sao nó quan trọng?
Nghiêm túc hơn: Mẹo và thủ thuật quản lý thời gian
Quản lý thời gian: Nền tảng
Kết luận

Quản lý thời gian là gì và tại sao nó quan trọng?

Quản lý thời gian hiệu quả hoặc có kỹ năng quản lý thời gian tốt là chính trong sự thành công của bất kỳ dự án nào. Quản lý thời gian dự án có thể tạo nên sự khác biệt giữa sự nghiệp thành công và cuộc sống gia đình hạnh phúc, hoặc luôn chậm tiến độ đi kèm với nhiều căng thẳng khác.

Rất may là có nhiều cách để một cá nhân có thể cải thiện khả năng quản lý thời gian. Bao gồm các kỹ năng quản lý thời gian cơ bản, chẳng hạn như viết danh sách, sử dụng các công cụ quản lý thời gian, chẳng hạn như ứng dụng hoặc thậm chí là thuê trợ lý.

Nghiêm túc hơn: Mẹo và thủ thuật quản lý thời gian

Xét đến giá trị của việc quản lý thời gian đối với công việc và cuộc sống, chúng ta hãy cùng xem xét các công cụ và chiến lược quản lý thời gian có thể giúp chúng ta luôn tiến lên phía trước.

1. Tạo danh sách “Việc cần làm”: Hệ thống thẻ ghi chú

Danh sách có thể là một cách rất rõ ràng và toàn diện để sắp xếp ngày của bạn và có thể giúp bạn sắp xếp và nhóm các nhiệm vụ của mình để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Ngoài ra, chúng có thể giúp bạn đánh giá cao những gì bạn thực sự đã hoàn thành.

Một hệ thống danh sách được đề xuất để lập kế hoạch thời gian là hệ thống thẻ ghi chú. Trước khi đi ngủ, hãy viết ra 3-5 điều bạn muốn hoàn thành vào ngày hôm sau trên một tấm thẻ 3×5. Ngày hôm sau, hãy nỗ lực hoàn thành những nhiệm vụ đó — nếu bạn làm được, thì đó là một ngày thành công. Tuy nhiên, điều kỳ diệu là trong cùng ngày hôm đó, bạn nên viết mọi thứ khác mà bạn đã làm trong ngày hôm đó (chỉ những thứ hữu ích) vào mặt sau của tấm thẻ. Vào cuối ngày, hãy xem danh sách và mặt sau của tấm thẻ để xem bạn thực sự đã hoàn thành được bao nhiêu trong ngày hôm đó. Điều này sẽ giúp bạn duy trì động lực, vì ngay cả khi bạn không hoàn thành danh sách "Việc cần làm", bạn vẫn hoàn thành được nhiều việc khác.

2. Phân tích: Phương pháp phô mai Thụy Sĩ

Sau khi viết danh sách, sắp xếp thứ tự ưu tiên và nhóm các nhiệm vụ lại với nhau, và chuẩn bị bắt đầu, bạn vẫn có thể cảm thấy muốn trì hoãn. Điều này thường là do một nhiệm vụ có vẻ quá lớn để xử lý, tạo ra sự thôi thúc muốn tránh nó. Để ngăn chặn điều này xảy ra, hãy chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ nhỏ đơn giản.

Phương pháp làm phô mai Thụy Sĩ khuyến khích người lao động xem một nhiệm vụ như một khối pho mát, mà họ bắt đầu đục lỗ bằng cách hoàn thành các hành động nhanh chóng và đơn giản liên quan đến nhiệm vụ đó. Trước khi bạn biết điều đó, pho mát sẽ đầy lỗ (giống như pho mát Thụy Sĩ) và nhiệm vụ sẽ được hoàn thành.

3. Ưu tiên: Ma trận Eisenhower

Được phát minh bởi Tổng thống Eisenhower của Hoa Kỳ, biểu đồ bốn phần này cho phép người lao động ưu tiên và phân bổ thời gian của họ một cách khôn ngoan. Ma trận Eisenhower cung cấp bốn danh mục:

1. Quan trọng và khẩn cấp: Các nhiệm vụ ở đây nên được ưu tiên thực hiện, nhưng điều quan trọng là không nên thêm quá nhiều nhiệm vụ vào đây vì các danh mục khác cũng cần thời gian.
2. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Còn được gọi là hộp "ủy quyền", danh mục này dành cho những nhiệm vụ khẩn cấp, chẳng hạn như trả lời khách hàng, nhưng không quan trọng theo nghĩa là chúng có thể không hiệu quả. Những loại nhiệm vụ này có thể được ủy quyền, nếu có thể.
3. Không khẩn cấp nhưng quan trọng: Những nhiệm vụ này có thể được coi là hiệu quả nhất, vì bạn có thể dành thời gian để hoàn thành chúng. Tuy nhiên, đừng để chúng đến phút cuối cùng và nghĩ rằng chúng không khẩn cấp, nếu không chúng sẽ xâm phạm vào danh mục "quan trọng và khẩn cấp" của bạn.
4. Không quan trọng và không khẩn cấp: Những nhiệm vụ này nên được liệt kê để giúp bạn thấy thời gian của mình không được sử dụng hiệu quả nhất ở đâu. Sẽ có một số nhiệm vụ cần thiết có vẻ không quan trọng lắm, chẳng hạn như các buổi gắn kết nhóm. Những hoạt động này có thể được lên lịch, tuy nhiên, bạn nên đảm bảo rằng chúng chiếm ít thời gian hơn.

4. Đặt giới hạn thời gian với các khoảng nghỉ: Kỹ thuật Pomodoro

Một chiến lược quản lý thời gian tương đối đơn giản, hiệu quả cho các nhiệm vụ tẻ nhạt, Kỹ thuật Pomodoro bao gồm làm việc theo khối từ 25 đến 30 phút để làm việc liên tục, sau đó nghỉ giải lao ngắn từ 2 đến 3 phút. Mỗi khi hoàn thành một khối, khối đó sẽ được đánh dấu X trong sổ tay. Kỹ thuật này không chỉ giúp mọi người tập trung hơn mà còn giúp tính toán thời gian thực hiện một số nhiệm vụ nhất định.

5. Trợ giúp AI: Ứng dụng chặn sự mất tập trung hoặc chặn thời gian nghỉ

Đối với những người cần một số ứng dụng hữu ích để giúp loại bỏ sự sao nhãng và cải thiện khả năng quản lý thời gian, Hãy tập trung chuyên nghiệp,  Tự kiểm soátvà Freedom là các tùy chọn giúp vô hiệu hóa quyền truy cập của bạn vào một số ứng dụng nhất định trong một khoảng thời gian nhất định. Đối với những người muốn chặn thời gian, bằng báo thức và lời nhắc, thì Chuyển đổi theo dõi và Đồng hồ bấm giờ Pomodoro là những lựa chọn tốt. Sử dụng ứng dụng có thể ngăn bạn kiểm tra điện thoại với lý do "chỉ để xem" ai đó có nhắn tin hay không hoặc chỉ đơn giản là "kiểm tra thời gian".

6 Đừng trả lời ngay

Bạn có thể mất rất nhiều thời gian nếu trả lời mọi tin nhắn hoặc email khi chúng đến. Trả lời liên tục trong suốt cả ngày sẽ làm gián đoạn luồng công việc của bạn, nghĩa là bạn dễ bị trì hoãn hơn và bạn sẽ phải quay lại với luồng công việc mỗi lần. Để tránh điều này, hãy lên lịch kiểm tra hàng loạt hai hoặc ba email mỗi ngày, thêm các nhiệm vụ mới vào danh sách hoặc mặt sau của thẻ nếu sử dụng hệ thống thẻ ghi chú.

7 Trước khi họp, hãy xác định kết quả mong muốn của bạn

Giữ cho cuộc họp của bạn ngắn gọn và tránh mất thời gian vào những cuộc họp dài dòng không cần thiết bằng cách thiết lập kết quả mong muốn trước khi bắt đầu. Ghi lại chúng trước rồi đánh dấu khi bạn bắt đầu, và nếu bạn cảm thấy mình đang đi chệch hướng, hãy tham khảo lại những kết quả mong muốn đó và đưa cuộc họp trở lại chủ đề.

8 Tận dụng tối đa thời gian chờ đợi

Có vẻ hiển nhiên, nhưng hãy nghĩ đến tất cả những lần bạn đã dành thời gian chờ đợi — bạn không thể tận dụng thời gian đó tốt hơn sao? Lần tới khi bạn đang chờ trong phòng chờ của bác sĩ hoặc nha sĩ, chờ tàu, chờ bạn bè, trên xe buýt và rất nhiều trường hợp khác, hãy đánh dấu một vài điều trong danh sách của bạn — điều này thậm chí có thể chỉ là đọc thêm một số thứ.

Quản lý thời gian: Nền tảng

Trước khi trả tiền cho các ứng dụng hoặc chuyên gia quản lý thời gian, điều quan trọng là trước tiên hãy cố gắng tạo ra một số cấu trúc cơ bản trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Không có công cụ quản lý thời gian nào có thể giúp ích nếu bạn không ngủ hoặc ăn uống đúng cách. Vì vậy, cũng đáng để xem xét một số khía cạnh cơ bản hơn của năng suất và quản lý thời gian:

1. Con chim dậy sớm sẽ bắt được sâu

Mọi người đều đã nghe những câu chuyện về những CEO siêu phàm, như Elon Musk hay Jeff Bezos, đều dậy sớm. Câu chuyện này được phản ánh bởi nhiều cá nhân thành công, đáng chú ý nhất có lẽ là CEO Apple Tim Cook, người dậy lúc 3:45am mỗi sáng để làm email và tập thể dục. Đừng tuyệt vọng, vì không cần phải quá quyết liệt, nhưng rõ ràng là bắt đầu sớm là chìa khóa thành công. Thức dậy trước bất kỳ ai khác có nghĩa là bạn có nhiều thời gian hơn trong ngày, cho phép cân bằng lành mạnh giữa công việc, tập thể dục và thời gian nghỉ ngơi. Tuy nhiên, một lưu ý quan trọng là thức dậy sớm không có nghĩa là phải hy sinh giấc ngủ — một tâm trí mệt mỏi là một tâm trí chậm chạp và kém hiệu quả. Vì vậy, dậy sớm có nghĩa là đi ngủ sớm.

2. Đừng cố gắng đạt đến sự hoàn hảo, hãy bắt đầu ngay bây giờ

Thách thức lớn nhất chính là sự bắt đầu, có thể là do thiếu tự tin, công cụ hoặc động lực — nhưng tất cả thời gian chờ đợi để bắt đầu đều là lãng phí.

Hành động đơn giản là bắt đầu chính là điều sẽ chuẩn bị cho bạn và giúp sự sáng tạo của bạn tuôn trào; đạo đức nghề nghiệp và một kế hoạch hoàn hảo sẽ không chỉ đến khi bạn ngồi trên ghế sofa. Thành công chỉ đạt được bằng sự chăm chỉ và kiên trì — những thứ đi kèm với kỹ năng quản lý thời gian tốt và thực hành.

3. Tập thể dục thường xuyên

Tập thể dục giúp duy trì trạng thái hoạt động của trí óc vì máu được lưu thông khắp cơ thể. Ngoài ra, đảm bảo cơ thể bạn hơi mệt mỏi cho phép bạn tập trung năng lượng tinh thần mà không cảm thấy quá bồn chồn — do đó giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả. Tập thể dục cũng giúp bạn ngủ ngon hơn vào ban đêm, đây là quy tắc 101 của việc quản lý thời gian hiệu quả.

4. Học cách nói không

Nói “không” là một trong những điều khó khăn nhất để làm, nhưng thời gian là quý giá và cần được ưu tiên. Đừng nhận một dự án hoặc cam kết điều gì đó sẽ không có lợi cho bạn hoặc doanh nghiệp của bạn nếu có điều gì đó bạn có thể làm trong thời gian đó có lợi cho bạn hơn — và đó có thể là thời gian chết. Nói không là chìa khóa thành công, không chỉ đối với việc quản lý thời gian tại nơi làm việc mà còn đối với sức khỏe tinh thần của bạn.

5. Dành thời gian cho bạn

Lên kế hoạch thời gian không chỉ là về công việc. Duy trì kỹ năng quản lý thời gian tốt cũng là về việc cải thiện chất lượng cuộc sống. Vì lý do này, điều quan trọng là phải lên lịch thời gian cho sự phát triển bản thân, chẳng hạn như thời gian cho sở thích hoặc học tập của bạn (và điều này không nhất thiết phải liên quan đến công việc). Ngoài ra, lên lịch "thời gian không có cấu trúc", dành riêng cho việc suy nghĩ hoặc làm theo bản năng của bạn có thể là một cách tuyệt vời để đưa ra những ý tưởng mới. Lên lịch ít nhất 2-4 giờ cho sự phát triển bản thân hoặc đơn giản là thời gian để không làm gì là rất quan trọng cho sự phát triển cá nhân và sự nghiệp của bạn.

Kết luận

Quản lý thời gian là điều quan trọng đối với mọi người, bất kể có làm việc hay không. Việc sắp xếp thời gian một cách khôn ngoan và ưu tiên khối lượng công việc hoặc các nhiệm vụ chung hàng ngày sẽ giúp bạn có thêm thời gian và tăng năng suất. Cho dù việc liệt kê và ưu tiên đơn giản là đủ với bạn hay các công cụ quản lý thời gian và chiến lược quản lý thời gian là sở thích của bạn, thì việc tìm kiếm các kỹ năng quản lý thời gian tốt tại nơi làm việc hoặc ở nhà có thể dễ dàng (và thú vị!), và sẽ giúp bạn tận dụng tối đa mỗi ngày.