Làm thế nào để dẫn dắt một cuộc đàm phán mua sắm thành công với các công ty lớn

Trở thành một nhà đàm phán mua sắm thành công không phải là giành chiến thắng. Mà là kết nối và xây dựng mối quan hệ tạo ra tình huống đôi bên cùng có lợi. Nếu bạn sợ đàm phán, những mẹo này sẽ giúp bạn tìm thấy lòng can đảm để tiếp cận quy trình. Bước vào cuộc họp tiếp theo với sức mạnh từ những ý tưởng đúng đắn.

Mục lục
Các giai đoạn của quá trình đàm phán trong mua sắm
Kỹ năng hàng đầu để đàm phán hợp đồng mua sắm thành công
Kết luận

Các giai đoạn của quá trình đàm phán trong mua sắm

Chuẩn bị

Chuẩn bị và nghiên cứu là rất quan trọng trong quá trình đàm phán mua sắm. Chúng thiết lập tốc độ cho một cuộc đàm phán thành công, vì vậy chúng là một giai đoạn quan trọng trong các cuộc đàm phán mua sắm. Quá trình bắt đầu với những điều sau:

Đặt mục tiêu đàm phán

Bạn phải đặt ra mục tiêu cho cuộc đàm phán, bao gồm:

- Giá
– Điều khoản thanh toán
- Chất lượng
- Vận chuyển
– Giá trị đồng tiền
– Chi phí trọn đời của sản phẩm/dịch vụ
– Dịch vụ sau bán hàng và bảo trì
– Xác định tầm quan trọng của sản phẩm hoặc dịch vụ đối với doanh nghiệp của bạn

Việc đặt ra mục tiêu giúp bạn vạch ra các khía cạnh của việc mua hàng mà bạn có thể hoặc không thể thỏa hiệp. Do đó, bạn chuẩn bị tốt hơn cho kết quả của cuộc đàm phán thay vì mù quáng tham gia vào một thỏa thuận với nhà cung cấp.

Nghiên cứu về nhà cung cấp

Chuẩn bị cũng bao gồm việc biết nhà cung cấp mà bạn đang giao dịch. Tiến hành nghiên cứu cơ bản về nhà cung cấp để biết bạn có bao nhiêu quyền mặc cả đối với họ. Ví dụ, một nhà cung cấp đang gần như độc quyền sẽ khó có thể nhượng bộ trong quá trình đàm phán vì doanh nghiệp đã có nhiều khách hàng. Ngược lại, một người mới tham gia vào ngành cung ứng sẽ sẵn sàng gây ấn tượng và thu hút bạn đến với liên doanh của họ, tăng thị phần của họ.

Phát triển chiến lược đàm phán

Với mục tiêu đàm phán và thông tin về nhà cung cấp, bạn chuyển sang bước tiếp theo; phát triển chiến lược. Trang bị cho mình cách tiếp cận đúng đắn để đặt ra mục tiêu rõ ràng và xác định các dấu hiệu chấp nhận hoặc từ chối thỏa thuận trong quá trình đàm phán.

Ví dụ, hãy xác định các ưu tiên của bạn về giá cả, lịch trình giao hàng và thông số kỹ thuật của hàng hóa. Xác định những gì bạn sẽ nhận được để đổi lấy việc đáp ứng nhu cầu của bên kia, như trả toàn bộ giá để giao hàng nhanh.

Một chiến lược cũng giúp bạn tăng cường sức mạnh mặc cả. Theo cách này, nhà cung cấp không sử dụng thế mạnh đàm phán của họ để khiến bạn phải bối rối khi mặc cả.

Chọn nhóm đàm phán của bạn

Tất nhiên, chiến lược của bạn sẽ vô nghĩa nếu bạn không có đủ nguồn lực để diễn đạt nó. Do đó, bạn phải chọn một nhóm đàm phán có năng lực để giúp bạn mặc cả cho thỏa thuận phù hợp với nhà cung cấp. Đảm bảo các thành viên trong nhóm có các kỹ năng đàm phán cần thiết và phù hợp với thâm niên của nhóm nhà cung cấp.

Đánh giá các nhà cung cấp khác

Đừng giới hạn các lựa chọn của bạn và chỉ đàm phán với một nhà cung cấp. Chuẩn bị đầy đủ cho đàm phán có nghĩa là bạn mở rộng phạm vi và tiếp cận nhiều nhà cung cấp để tìm ra ưu đãi tốt nhất.

Thông báo cho nhà cung cấp về các đề nghị bạn nhận được từ các nguồn khác. Chiến thuật đàm phán này giúp thu hút người bán cung cấp cho bạn đề nghị tốt nhất để tăng cơ hội ký hợp đồng với bạn.

Một nhà cung cấp có nhiều đối thủ cạnh tranh sẽ sẵn sàng đáp ứng các đề nghị của họ hoặc đưa ra cho bạn một thỏa thuận tốt hơn để bạn ưu tiên họ cho một hợp đồng. Giả sử bạn muốn mua công cụ cũ; nhà cung cấp 1 đàm phán mua 20,000 đơn vị với giá 5000 đô la kèm theo dịch vụ giao hàng nhanh và miễn phí, và nhà cung cấp 2 cung cấp cùng số lượng đơn vị với giá 4800 đô la. Ngoài ra, nhà cung cấp 2 tính phí bạn 250 đô la cho dịch vụ giao hàng tiêu chuẩn.

Được trang bị thông tin này, bạn có thể thương lượng với nhà cung cấp một và thông báo cho họ về báo giá thấp hơn của đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, bạn có thể thông báo cho nhà cung cấp 2 về dịch vụ giao hàng nhanh miễn phí của đối thủ cạnh tranh. Hãy để hai nhà cung cấp đưa ra cho bạn đề nghị thứ hai để lựa chọn đề nghị thực tế nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Mở Cửa

Trình bày phần mở đầu hấp dẫn bằng cách truyền đạt chính xác và tích cực các khía cạnh của thỏa thuận mà bạn muốn thảo luận. Sử dụng thông tin bạn đã biên soạn trong khi chuẩn bị để nêu quan điểm và đàm phán. Khi cả hai bên đều hài lòng với các điểm thảo luận, bạn có thể bắt đầu quá trình.

Tuy nhiên, bạn phải tạo ra một môi trường thuận lợi để đàm phán diễn ra suôn sẻ ngay từ giai đoạn mở đầu. Nếu không, quá trình này sẽ bị đình trệ ngay cả trước khi bắt đầu. Do đó, điều quan trọng là phải xây dựng mối quan hệ trước cuộc họp.

Tạo mối quan hệ cá nhân với bên đối lập trước khi ngồi vào bàn đàm phán. Bạn có thể sắp xếp một cuộc họp ăn sáng hoặc ăn trưa không chính thức, nơi bạn thảo luận các vấn đề không liên quan đến cuộc đàm phán sắp tới. Điều này giúp tạo ra tâm trạng thân thiện để bắt đầu các cuộc đàm phán.

Kiểm tra

Giai đoạn thử nghiệm bao gồm việc tìm hiểu về giá tốt nhất của nhà cung cấp cho các đơn hàng số lượng lớn. Khi bạn nhận được giá, hãy đề xuất số lượng chính xác bạn cần với một lời đề nghị phù hợp với cả hai bên đàm phán. Hãy lưu ý đến giá thầu của bạn để cả bạn và người bán đều không bị lỗ nếu bạn chốt giao dịch thành công.

Giai đoạn này bao gồm việc đặt câu hỏi và lắng nghe tích cực phản hồi của bên kia. Bạn có thể sử dụng sự im lặng như một chiến thuật để khuyến khích nhà cung cấp nói nhiều hơn hoặc cho bạn đủ thời gian để suy nghĩ về lời đề nghị.

Đề xuất

Trong giai đoạn này, bạn thông báo cho nhà cung cấp về những gì bạn dự định đạt được từ cuộc đàm phán. Người bán cũng đề xuất kỳ vọng của họ về thỏa thuận. Xây dựng một sự thuyết phục vững chắc bao gồm việc tự tin và phát triển sở thích của bạn trong các cuộc đàm phán.

Nếu bạn không tự tin vào đề xuất của mình, bạn có thể yêu cầu nghỉ giải lao ngắn để chuẩn bị tốt hơn các luận điểm tranh luận từ những gì bạn đã học được trong giai đoạn mở đầu và thử nghiệm. Bạn có thể thay đổi đề xuất của mình hoặc định hình lại cuộc đàm phán với sự hiểu biết mới mà bạn đã đạt được trong các giai đoạn ban đầu.

Thuyết phục bên kia bằng cách chỉ ra những gì họ sẽ nhận được từ thỏa thuận hoặc những gì họ có nguy cơ mất nếu họ từ chối lời đề nghị của bạn. Điều này giúp bạn xây dựng được sự thuyết phục vững chắc để ủng hộ các điểm đàm phán của mình.

Thương lượng

Giai đoạn mặc cả bao gồm việc nói với nhà cung cấp lý do tại sao bạn là khách hàng tốt nhất cho doanh nghiệp của họ. Một nhà cung cấp sẽ rất ấn tượng với danh tiếng tích cực của bạn giữa các nhà cung cấp khác đến mức họ muốn làm việc với bạn lâu dài ngay cả khi bạn yêu cầu giảm giá đáng kể.

Bạn có thể sử dụng chiến lược Người tốt/Người xấu để xoay chuyển cuộc mặc cả theo hướng có lợi cho bạn. Nhân viên bán hàng sử dụng chiến lược này để ngụ ý rằng một trong những thành viên trong nhóm của họ (người tốt) đồng ý với lời đề nghị của bạn. Tuy nhiên, một thành viên khác (người xấu) phản đối và yêu cầu đàm phán lại.

Bạn có thể thoát khỏi vòng luẩn quẩn này bằng cách yêu cầu được có mặt khi "người tốt" trình bày trường hợp của bạn với "kẻ xấu". Yêu cầu được thương lượng với người có thẩm quyền có thể đưa ra cho bạn lời đề nghị cuối cùng thay vì cứ qua lại giữa người tốt/kẻ xấu, vô hiệu hóa chiến lược làm bạn nản lòng của nhà cung cấp.

Sau đó, hãy biết cách thương lượng về giá trước khi chấp nhận thỏa thuận. Không đồng ý với lời đề nghị đầu tiên, hãy đưa ra lời đề nghị phản biện và xem nhà cung cấp sửa đổi như thế nào. Mặc cả để có được thỏa thuận tốt hơn, ví dụ như giảm giá khi mua số lượng lớn hoặc bao bì tốt hơn. Loại bỏ các yếu tố ảnh hưởng đến giá khác mà bạn cảm thấy không cần thiết cho doanh nghiệp của mình để giảm chi phí giao dịch.

Ngoài ra, khi mặc cả, hãy đảm bảo nhà cung cấp không đưa ra cho bạn một phạm vi giá; họ nên đưa cho bạn mức giá chính xác của thỏa thuận. Họ có thể đưa ra một phạm vi giá nhưng tính cho bạn mức giá đắt hơn. Tránh điều này bằng cách hỏi họ sẵn sàng giảm giá bao nhiêu khi bắt đầu đàm phán giá. Do đó, bạn đẩy nhanh quá trình đàm phán và sẵn sàng chuyển sang giai đoạn thỏa thuận.

Hiệp định

Giai đoạn này liên quan đến việc cả hai bên đàm phán đồng ý về các điều khoản của thỏa thuận và đi đến một thỏa thuận mua sắm cụ thể.

Đóng cửa

Bước cuối cùng trong quá trình đàm phán mua sắm là chốt giao dịch bằng hợp đồng bằng văn bản. Hợp đồng được soạn thảo và ký bởi các bên đàm phán. Các vấn đề được nêu trong tài liệu bao gồm:

– Giá cả, điều khoản thanh toán và giao hàng hóa/dịch vụ.
– Nhà cung cấp vẫn giữ quyền sở hữu hàng hóa cho đến khi bạn thanh toán đầy đủ.
– Quyền theo luật định của bên mua và trách nhiệm theo hợp đồng của bên cung cấp.

Mục đích là ký hợp đồng mua sắm bảo vệ quyền lợi của bạn và chuyển giao trách nhiệm cho nhà cung cấp. Viết xác nhận ngụ ý cách bạn sẽ sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp và yêu cầu họ làm như vậy, xác nhận xem những gì họ bán cho bạn có phù hợp không.

Ngoài ra, hợp đồng phải nêu rõ các chi tiết như dịch vụ sau bán hàng, thay thế hàng hóa bị lỗi, hình phạt khi không tôn trọng các điều khoản giao hàng và cơ chế giải quyết tranh chấp. Đảm bảo rằng tài liệu nêu rõ cách thoát khỏi thỏa thuận nếu có sự không hài lòng từ một trong hai bên.

Kỹ năng hàng đầu để đàm phán hợp đồng mua sắm thành công

Sau đây là kỹ năng quan trọng bạn cần cho một cuộc đàm phán hợp đồng mua sắm thành công:

Lắng nghe tích cực

Hãy là người lắng nghe tích cực để ghi nhớ những gì bên kia nói tại bàn đàm phán. Điều này giúp xác định các vấn đề bạn muốn được giải quyết hoặc làm rõ. Ngoài ra, lắng nghe cho phép bạn xác định các điểm trong thỏa thuận của mình mà bạn cần củng cố để đưa ra các phản đề hợp lệ. Do đó, các cuộc đàm phán có nhiều khả năng thành công hơn.

Kiên nhẫn

Kiên nhẫn là chìa khóa để đảm bảo một thỏa thuận tốt trong quá trình đàm phán mua sắm. Quá trình này bao gồm một số đề nghị và phản đề nghị. Do đó, bạn có thể được hưởng lợi nếu đợi cho đến khi nhà cung cấp đưa ra đề nghị phù hợp nhất với bạn.

Một số người bán vội vã đàm phán và muốn chốt giao dịch ngay khi họ đưa ra lời đề nghị đầu tiên với lý do rằng đó là mức giá tốt nhất. Bạn không nên khuất phục trước áp lực này mà hãy mặc cả giá càng thấp càng tốt. Hoặc, nếu giá vẫn không đổi, hãy đàm phán để có thêm các lợi ích như giao hàng miễn phí. Khi đã hài lòng với các điều khoản, bạn có thể ký hợp đồng.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Bạn nên suy nghĩ sáng tạo và đưa ra các giải pháp khả thi cho bất kỳ vấn đề đàm phán nào. Các vấn đề như vậy bao gồm việc không thống nhất về một số khía cạnh mà cả hai bên không có điểm chung.

Một người bạn thực sự

Khi bạn tiến gần hơn đến việc hoàn tất đàm phán, hãy cố ý muốn duy trì mối quan hệ lâu dài. Duy trì mối quan hệ bằng cách tăng thêm giá trị cho mối quan hệ làm việc của bạn. Ví dụ, hãy đưa ra lời khuyên chiến lược cho các nhà cung cấp để giúp họ tăng hiệu quả và cắt giảm chi phí. Theo cách này, có nhiều khả năng chốt được một thỏa thuận tốt hơn.

Đừng để người bán hàng điều khiển cảm xúc của bạn

Mẹo quan trọng nhất để sống sót trên bàn đàm phán là tránh bị thao túng từ các bên khác. Nhân viên bán hàng thường cố gắng thao túng bạn bằng cách can thiệp vào cảm xúc của bạn để họ có thể chiếm ưu thế trong các cuộc đàm phán. Giữ cho quá trình này hoàn toàn chuyên nghiệp, nhưng bạn có thể làm cho nó thú vị và vẫn đảm bảo được một thỏa thuận tốt.

Kết luận

Bạn không cần có nền tảng về mua sắm để có thể đàm phán xuất sắc. Những mẹo này sẽ giúp bạn có được cuộc thảo luận mua sắm tiếp theo như một chuyên gia. Nắm vững bảy giai đoạn đàm phán mua sắm để tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Nhìn chung, hướng dẫn này giúp bạn trở thành một nhà đàm phán thấu cảm hơn khi tìm nguồn hàng trên Chovm.com.