Ma thuật, may mắn và cảm xúc không có chỗ trong việc mua sắm. Nếu không có đàm phán chiến lược, chúng chắc chắn sẽ thất bại.
Bạn phải có khả năng phán đoán kinh doanh tốt, hiểu biết về bản chất con người, bản lĩnh sắt đá, sự thông minh, kiên nhẫn và kỷ luật không lay chuyển để thành công.
Chiến lược đàm phán mua sắm sẽ cho phép bạn tạo ra tình huống đôi bên cùng có lợi và duy trì mối quan hệ cùng có lợi. Tuy nhiên, bạn có thể khuất phục trước áp lực nếu không có hành động cân bằng giữa khéo léo và linh hoạt.
Bài viết này phác thảo năm câu hỏi tình huống có thể gây khó khăn cho ngay cả những chuyên gia mua sắm bán lẻ dày dạn kinh nghiệm. Bạn sẽ học được các chiến thuật để xử lý những tình huống như vậy và chốt giao dịch.
Chúng tôi cũng đã thu thập nhiều hiểu biết và quan điểm khác nhau từ những người xử lý hoạt động mua sắm trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn.
Mục lục
Phải làm gì khi nhà cung cấp đổ lỗi cho chi phí chung cao hơn?
Đấu thầu không phải hiệu quả hơn đàm phán sao?
Tôi phải xử lý thế nào với những nhà cung cấp “chấp nhận hoặc bỏ qua”?
Nếu nhà cung cấp cho rằng thông tin về chi phí của tôi là sai thì sao?
Phải làm gì khi nhà phân phối nói rằng họ không còn lựa chọn nào khác ngoài việc chuyển phần tăng giá của nhà sản xuất?
Những câu hỏi thường gặp (FAQs)
Kết luận
1. Phải làm gì khi nhà cung cấp đổ lỗi cho chi phí chung cao hơn?
Các yếu tố như chi phí lao động tăng, bảo trì, sửa chữa hoặc lạm phát nói chung có thể gây ra chi phí chung cao hơn. Nhưng để giải quyết những chi phí này từ phía nhà cung cấp, bạn phải hiểu lý do tại sao lại có sự gia tăng.
Điều này có thể khó khăn. Thay vì lập trường đối đầu, hãy áp dụng cách tiếp cận hợp tác để hiểu quan điểm của họ trong khi đại diện cho lợi ích của công ty bạn. Chìa khóa là đào sâu vào chi tiết về chi phí tăng thêm của họ để xác định tính hợp lệ của chúng và tìm kiếm các giải pháp đôi bên cùng có lợi.
“Hãy yêu cầu các nhà cung cấp cung cấp bảng phân tích chi tiết về chi phí chung của họ,” Noel Griffith of cung cấpđá quý. “Điều này giúp bạn đánh giá liệu mức tăng có hợp lý hay không hoặc liệu có những lĩnh vực nào mà họ có thể tối ưu hóa hoạt động của mình để giảm chi phí hay không.”
Các nhà cung cấp có thể tìm ra cách cung cấp hàng hóa và dịch vụ hiệu quả hơn, giảm thiểu tác động của chi phí chung cao hơn.
Tất nhiên, một số nhà cung cấp sẽ không tiết lộ những phân tích chi phí này cho khách hàng của họ để tránh giải thích lý do tại sao chi phí chung của họ cao hơn. Trong những trường hợp đó, đổ lỗi cho chi phí chung thường là một trò lừa bịp; họ muốn bạn chấp nhận hoặc bỏ qua. Chúng ta sẽ thảo luận về cách giải quyết những tình huống như vậy sau một chút.
Tiếp tục, việc chấm dứt mối quan hệ có thể là một ý tưởng tồi nếu mức tăng nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà cung cấp và là hợp lý.
Bạn phải tiến hành phân tích chi phí nhà cung cấp để biết nên từ bỏ hay tiếp tục đàm phán.
Đánh giá điều kiện thị trường. Hãy xem xét lại giá sản phẩm của bạn trong vài năm qua và xác định các câu hỏi sau khi bạn phân tích dữ liệu này:
- Giá của nhà cung cấp của bạn có bao giờ giảm không? Nhu cầu về sản phẩm có phải là một yếu tố không?
- Nền kinh tế toàn cầu đã xảy ra chuyện gì khi giá của nhà cung cấp của bạn tăng?
- Nhu cầu theo mùa có ảnh hưởng đến giá cả vào cùng thời điểm mỗi năm không?
- Có một số bộ phận hoặc vật liệu khó mua không?
Ngoài ra, hãy so sánh danh mục vật liệu (BOM) trước đây để biết sản phẩm nào đắt hơn. BOM là danh sách các thành phần và thành phần tạo nên sản phẩm.
Việc xem xét chúng trong quá trình phân tích chi phí sẽ cho biết vật liệu cụ thể nào là nguyên nhân gây ra sự gia tăng này.
Những câu hỏi này sẽ cung cấp bối cảnh về cách giá cả thay đổi theo thời gian, giúp bạn định hướng cho các bước tiếp theo.
2. Đấu thầu có hiệu quả hơn đàm phán không?
Vào một thời điểm nào đó trong quá trình mua sắm, bạn có thể cần phải lựa chọn giữa đấu thầu cạnh tranh và đàm phán. Mặc dù cả hai đều có lợi, nhưng việc đánh giá một số tình huống nhất định có thể giúp bạn tối đa hóa điểm mạnh của từng chiến thuật.
Đấu thầu có ý nghĩa nếu bạn mua các mặt hàng đắt tiền. Ví dụ, nếu bạn muốn mua số lượng lớn thép cán nguội từ các nhà phân phối và giữ các lựa chọn của mình mở, bạn nên để họ đấu thầu cho doanh nghiệp của bạn.
Hãy nhớ rằng, trong bất kỳ cuộc đàm phán nào, bên có nhiều lựa chọn nhất sẽ có quyền lực nhất. Vì vậy, việc khiến các nhà cung cấp đấu thầu để giành được sự bảo trợ của bạn cho phép bạn đàm phán từ vị thế mạnh mẽ.
Thảo luận về kinh nghiệm của mình, Will Yang, Trưởng phòng Tăng trưởng và Tiếp thị tại nhạc cụ, giải thích, “Tôi đã từng làm việc với một khách hàng cần mua thiết bị chuyên dụng cho cơ sở sản xuất của họ. Nghiên cứu của họ đã giúp họ xác định được ba nhà cung cấp tiềm năng đáp ứng được yêu cầu của họ.”
“Trong quá trình đàm phán, họ đã chiến lược chơi với các nhà cung cấp để chống lại nhau, làm nổi bật điểm mạnh và điểm yếu của từng đề xuất. Điều này cho phép họ đàm phán giá cả và điều khoản tốt hơn và đảm bảo họ nhận được giá trị tốt nhất cho khoản đầu tư của mình.”
Khi nhà cung cấp biết bạn có những lựa chọn thay thế và không hoàn toàn phụ thuộc vào họ, họ sẽ cảm thấy cấp bách và sẵn sàng nhượng bộ hơn cho doanh nghiệp của bạn.
Bạn cũng có thể cân nhắc đấu thầu nếu có đủ nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn cho sản phẩm đó và bạn không bị áp lực về thời gian.
Để bắt đầu đấu thầu, hãy yêu cầu người quản lý mua hàng của bạn gửi Yêu cầu báo giá (RFQ) gửi đến các nhà cung cấp quan tâm đến việc kinh doanh với tổ chức của bạn.
Mặt khác, hãy cân nhắc đàm phán với nhà cung cấp trong những trường hợp sau:
- Khi bạn cần sản phẩm linh hoạt và tùy chỉnh hơn.
- Khi bạn có thể ước tính chính xác chi phí sản xuất của sản phẩm.
- Khi bạn cần sản phẩm nhanh chóng và thời hạn không linh hoạt.
- Khi chất lượng cũng quan trọng như giá cả.
- Khi có khả năng thông số kỹ thuật của sản phẩm có thể thay đổi khi hợp đồng được tiến hành.
Đấu thầu và đàm phán đều có ưu và nhược điểm. Tuy nhiên, hiệu quả của từng phương pháp phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu sản phẩm của bạn.
Nếu chi phí là mối quan tâm chính của bạn, đấu thầu có thể hiệu quả. Nhưng nếu bạn yêu cầu tùy chỉnh sản phẩm, tốt hơn hết bạn nên đàm phán với những nhà cung cấp hiểu rõ sở thích của bạn và có khả năng đáp ứng chúng.
3. Tôi phải xử lý thế nào với những nhà cung cấp “chấp nhận hoặc bỏ qua”?
Tình huống chấp nhận hoặc từ bỏ trong các giao dịch mua sắm thường xảy ra khi động lực quyền lực thay đổi từ người mua sang nhà cung cấp. Điều này khiến nhà bán lẻ gặp bất lợi, đặc biệt nếu họ là một công ty nhỏ giao dịch với một nhà cung cấp lớn, người cũng có thể là nguồn cung cấp duy nhất của họ.
Nếu bạn đang ở trong tình huống khó khăn như vậy, bạn phải chấp nhận hai điều:
- Quả bóng nằm trong tay nhà cung cấp; họ có thể không làm ăn theo điều kiện của bạn.
- Luôn luôn có nhu cầu cho các sản phẩm của họ.
Cách tiếp cận tốt nhất là xử lý các cuộc đàm phán mua sắm như một quá trình hợp tác. Bắt đầu bằng cách xem xét các cách khác để giúp nhà cung cấp nhận ra giá trị.
Tổng giám đốc điều hành và chủ sở hữu của Kho thảm Tây Nam, Connor Butterworth, cho biết ông muốn chuyển hướng cuộc thảo luận từ vấn đề giá cả thuần túy sang giá trị gia tăng, tập trung vào các khía cạnh khác của thỏa thuận có thể được điều chỉnh.
“Những điều này có thể bao gồm các điều khoản thanh toán, lịch trình giao hàng hoặc dịch vụ sau bán hàng”, ông nói. “Đó là về việc tạo ra một môi trường đôi bên cùng có lợi có thể dẫn đến các mối quan hệ lâu dài hiệu quả hơn”.
Thỉnh thoảng, bạn có thể gặp phải một thỏa thuận kiểu "chấp nhận hoặc bỏ qua" từ một nhà cung cấp khi họ nghĩ rằng giá cả sẽ sớm tăng vọt và bạn không có lựa chọn thay thế nào khác rẻ hơn.
Trong trường hợp đó, hãy gặp họ ở giữa chừng bằng cách ký một thỏa thuận dài hạn hơn để đổi lấy mức giá tốt hơn. Đó chính xác là những gì Campbell Tourgis, Phó chủ tịch điều hành và Giám đốc điều hành tại Wainbee, đã làm để đảm bảo mối quan hệ đối tác lâu dài với một trong những nhà cung cấp của họ.
Động thái này phù hợp với mục tiêu của công ty ông dành cho Campbell vì ông đã nghiên cứu nhu cầu và xu hướng thị trường của họ. “Đề xuất của chúng tôi cho thấy khối lượng dự kiến trong suốt thời gian hợp đồng, điều này đã trấn an họ về cam kết của chúng tôi. Chúng tôi thậm chí còn đề xuất thêm các ưu đãi dựa trên hiệu suất để làm cho thỏa thuận hấp dẫn hơn.”
Nói như vậy, việc có một phương án thay thế vững chắc làm phương án dự phòng là vì lợi ích tốt nhất của bạn nếu mọi việc không diễn ra như kế hoạch. Tuy nhiên, đừng chỉ thừa nhận phương án thay thế của bạn trong đầu; hãy ủng hộ quyết định đó bằng dữ liệu.
Các nhà cung cấp khác tính giá bao nhiêu cho cùng một sản phẩm? Bạn sẽ mất hay được bao nhiêu nếu bạn từ bỏ cuộc đàm phán này? Số lượng của bạn càng mạnh, vị thế của bạn càng mạnh.
Trong quá trình đàm phán hợp đồng, hãy đưa ra gợi ý về sự tồn tại của một giải pháp thay thế cho nhà cung cấp của bạn. Điều này có thể thay đổi động lực quyền lực theo hướng có lợi cho bạn. Nếu bạn tìm thấy điều gì đó có thể thay đổi cán cân và bên kia không biết, hãy sử dụng nó như một con bài mặc cả.
Ví dụ, nếu bạn muốn mua TV từ nhà phân phối của mình và đối thủ lớn của họ cung cấp giảm giá hoặc giao hàng miễn phí, hãy nêu vấn đề này. Khiến họ cạnh tranh để giành được doanh nghiệp của bạn sẽ ngăn chặn được phản ứng "chấp nhận hoặc từ bỏ".
4. Nếu nhà cung cấp cho rằng thông tin chi phí của tôi là sai thì sao?
Peter Hoopis, người điều hành một công ty, cho biết: “Khi các nhà cung cấp không đồng ý về thông tin chi phí trong quá trình đàm phán mua sắm, một giải pháp đơn giản là yêu cầu họ chia sẻ bảng phân tích chi phí để so sánh”. nền tảng bán lẻ cho những người đam mê pickleball.
Đây là cách chiến lược và ngoại giao để tránh sự cố thảo luận với nhà cung cấp của bạn. Trước tiên, hãy kiểm tra lại thông tin của bạn để đảm bảo tính chính xác. Nếu có sai sót, hãy thừa nhận và cởi mở về việc sửa lỗi.
Nhưng nếu bạn nghĩ mình đúng, hãy thu thập dữ liệu, trích dẫn và các tài liệu liên quan khác để hỗ trợ cho số liệu của bạn. Có bằng chứng cụ thể sẽ củng cố vị thế của bạn trong thời điểm này.
Hãy nêu cách bạn đưa ra số liệu chi phí và cung cấp bất kỳ bối cảnh cần thiết nào để làm rõ trường hợp của bạn. Điều này khuyến khích đối thoại cởi mở và thúc đẩy tính minh bạch và sự hiểu biết giữa cả hai bên.
Hơn nữa, chiến lược này giúp phát hiện ra sự khác biệt trong các giả định và dẫn đến các cuộc thảo luận hiệu quả về việc điều chỉnh ước tính chi phí. Nó cũng cho phép các nhà cung cấp giải thích rõ ràng hơn về cấu trúc giá của họ, giúp thảo luận về giá trị và chi phí dễ dàng hơn.
Nếu ngân sách ban đầu của bạn không thực tế trong quá trình đàm phán, hãy đánh giá lại quá trình đàm phán của bạn chiến lược. Tìm kiếm những lĩnh vực mà bạn có thể điều chỉnh mà không ảnh hưởng đến các yêu cầu cốt lõi của mình.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng đàm phán mua sắm là một quá trình năng động. Duy trì cách tiếp cận hợp tác và hướng đến giải pháp sẽ giúp bạn vượt qua thách thức và duy trì các cuộc đàm phán đúng hướng.
5. Phải làm gì khi nhà phân phối nói rằng họ không còn lựa chọn nào khác ngoài việc chuyển phần tăng giá của nhà sản xuất?
Không có gì lạ khi chứng kiến giá bán lẻ tăng; thực tế là bạn nên mong đợi và tính đến điều đó. Mặc dù bạn có thể gặp vấn đề nếu những đợt tăng giá này làm giảm biên lợi nhuận tiềm năng của bạn.
Trong trường hợp đó, hãy biết điểm dừng của bạn trước khi tham gia bất kỳ cuộc đàm phán nào. Hiểu rõ mức giá thấp nhất hoặc các điều khoản thuận lợi nhất mà bạn sẽ chấp nhận để một thỏa thuận vẫn khả thi đối với công ty của bạn.
Điều này cung cấp cho bạn một nền tảng vững chắc để đàm phán. Với điểm dừng đã xác định, bạn có thể tự tin giữ vững lập trường của mình thay vì đưa ra những nhượng bộ không cần thiết dưới áp lực.
Khi thảo luận về kinh nghiệm mua sắm của mình, Shawn Ngăn Xếp, người sáng lập và CEO của Dấu hiệu của Timmins, cho biết, “Tôi đảm bảo chúng ta tính toán được mức giá tối thiểu cần thiết để duy trì biên lợi nhuận mong đợi của mình.” Lấy mức giá này làm kim chỉ nam, ông đã đàm phán một hợp đồng có lợi cho cả hai bên.
Ngoài ra, vì bạn đã thực hiện một số phân tích ngành công nghiệp và biết giá của đối thủ cạnh tranh của nhà cung cấp, có thể đã đến lúc bạn nên chuyển nhà cung cấp.
Tuy nhiên, nếu bạn có mối quan hệ lâu dài với nhà phân phối của mình, hãy làm việc với họ để tìm hiểu các chiến lược định giá thay thế và giảm chi phí chuỗi cung ứng.
Mục tiêu chính của bạn là tạo ra lợi nhuận, vì vậy nếu không tìm được giải pháp thay thế cho việc giảm giá, hãy chuyển mức tăng giá cho khách hàng.
Những câu hỏi thường gặp (FAQs)
Bạn vẫn còn thắc mắc về cách đàm phán mua sắm bán lẻ? Sau đây là một số câu trả lời hướng dẫn bạn:
1. Tôi cần những kỹ năng gì để đàm phán mua sắm thành công?
Các kỹ năng bạn cần để đàm phán thành công là:
Lắng nghe tích cực: Điều này cho phép bạn lắng nghe một cách chăm chú và đọc ngôn ngữ cơ thể để tìm ra manh mối có thể thuyết phục nhà cung cấp của bạn.
Kiểm soát cảm xúc: Tránh đưa ra lập trường đối đầu, điều này có thể làm trầm trọng thêm tình hình và bùng nổ cảm xúc trong quá trình đàm phán. Thay vào đó, hãy khéo léo và tế nhị để kiểm soát cảm xúc của bạn.
Giao tiếp bằng lời nói: Luôn nêu rõ trường hợp và mối quan tâm của bạn một cách rõ ràng và thẳng thắn. Điều này sẽ giúp ngăn ngừa hiểu lầm khi đàm phán diễn ra.
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khi có sự khác biệt về quan điểm giữa bạn và nhà cung cấp, khả năng suy nghĩ sáng tạo để tìm ra giải pháp sẽ cứu bạn đàm phán mua hàng.
2. Bạn đàm phán với nhà cung cấp trên Chovm.com như thế nào?
Việc lập chiến lược là rất quan trọng khi đối phó với Các nhà cung cấp của ChovmKỹ thuật “người tốt/kẻ xấu” là một chiến lược nổi tiếng được các đại diện bán hàng sử dụng. Ví dụ, họ đổ lỗi cho người ra quyết định vì không thể hạ giá trong quá trình đàm phán.
Bạn có thể đảo ngược tình thế bằng cách khăng khăng nói chuyện với người ra quyết định. Điều này cho họ biết bạn không muốn chơi trò chơi và quyết tâm đàm phán một thỏa thuận có lợi cho cả hai bên.
Ngoài ra, hãy đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng và làm rõ tổng giá để họ không làm bạn ngạc nhiên với các chi phí ẩn. Đừng ngại đặt câu hỏi và yêu cầu cung cấp mẫu.
Trang bị kiến thức về thỏa thuận sẽ giúp bạn tự tin hơn, điều này rất quan trọng trong bất kỳ cuộc đàm phán nào.
Kết luận
Đàm phán mua sắm luôn phải vì lợi ích tốt nhất của nhà cung cấp và bạn. Các giao dịch không cân xứng sẽ thất bại, khiến bạn không có sản phẩm cho hoạt động kinh doanh của mình.
Nghiên cứu xem giá có tăng không và tại sao, và cố gắng hiểu lý do hợp lý về chi phí của nhà cung cấp. Điều này sẽ cho phép bạn lập kế hoạch để điều hướng giá tăng.
Những mẹo đàm phán mua hàng chi tiết này sẽ giúp bạn đạt được các thỏa thuận cung ứng thành công AliExpress.
