Theo dõi và cải thiện thời gian lưu trú trong quá trình hoàn thiện thương mại điện tử

Trong thế giới thương mại điện tử phát triển nhanh, mỗi ngày từ khi đơn hàng được mua đến khi đơn hàng đến tay khách hàng đều rất quan trọng. Nếu một thương hiệu mất quá nhiều thời gian để hoàn thành và gửi đơn hàng, điều đó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng của thương hiệu.  

Có nhiều bước diễn ra giữa quá trình mua hàng và giao hàng. Sản phẩm cần được hoàn thiện, đóng gói, dán nhãn, vận chuyển và một đơn hàng phải qua nhiều tay trước khi đến tay khách hàng. Toàn bộ quá trình này được gọi là chu kỳ đơn hàng và là số liệu quan trọng để các thương hiệu thương mại điện tử theo dõi.  

Giữa mỗi bước này, có khả năng sản phẩm sẽ không được giám sát; đây được gọi là thời gian lưu trú. Trong bối cảnh thương mại điện tử, các thương hiệu muốn đi trước thị trường cần theo dõi và cải thiện thời gian lưu trú để đảm bảo họ đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng và giao sản phẩm nhanh nhất có thể.  

Thời gian lưu trú trong hoạt động hoàn thiện thương mại điện tử được xác định như thế nào?

Thời gian dừng trong hậu cần và hoàn thiện đơn hàng đề cập đến khoảng thời gian mà hàng tồn kho hoặc tài sản (như xe tải, container hoặc gói hàng) vẫn đứng yên hoặc nhàn rỗi tại một điểm cụ thể trong chuỗi cung ứng, chẳng hạn như kho, cảng hoặc trung tâm phân phối. Về cơ bản, đó là khoảng thời gian mà hàng hóa hoặc thiết bị không chủ động di chuyển đến đích hoặc đang được xử lý. 

Sau đây là những nơi trong khâu hoàn thiện và hậu cần thương mại điện tử mà thương hiệu của bạn nên theo dõi thời gian lưu trú:  

• Thời gian giữa việc đặt hàng và thực hiện đơn hàng  
• Thời gian thực hiện và đóng gói đơn hàng  
• Thời gian giữa lúc tạo nhãn và theo dõi lô hàng  
• Thời gian giữa theo dõi lô hàng và di chuyển lô hàng  

Dưới đây là thông tin chi tiết hơn về từng địa điểm trong quá trình hoàn thiện thương mại điện tử và những gì có thể được thực hiện để cải thiện thời gian lưu trú trong từng bối cảnh.  

Thời gian lưu trú thực hiện  

Nếu bạn là một thương hiệu và thấy mất nhiều ngày kể từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi đơn hàng được đóng gói và sẵn sàng để vận chuyển, thì có khả năng một số khách hàng sẽ không hài lòng.  

Thời gian xử lý đơn hàng được tính từ lúc đặt hàng đến khi tất cả các đơn vị được đóng gói trong bao bì, sẵn sàng dán nhãn để vận chuyển.  

Thông thường, trong kho sẽ có độ trễ giữa thời điểm đơn hàng được đặt và thời điểm đơn hàng được lấy ra khỏi dây chuyền và đóng gói.  

Các nguyên nhân tiềm ẩn khiến thời gian chờ hoàn thành kéo dài bao gồm:  

• Kho thiếu nhân viên  
• Quy trình kho bãi không hiệu quả  
• Nhân viên kho chưa được đào tạo  
• Phương pháp lưu kho hoặc chọn hàng tồn kho không có tổ chức  
• Hết hàng do dự báo kém, vấn đề đặt hàng lại hoặc chậm trễ sản xuất  

Đội ngũ kho hoặc nhóm thực hiện đơn hàng của bạn nên theo dõi thời gian lưu trú tại đây để giúp bạn đảm bảo thông báo chính xác thời gian giao hàng cho khách hàng.  

Thời gian lưu trú theo dõi lô hàng

Sau khi đơn hàng được xử lý và hoàn tất, điều cuối cùng xảy ra là tạo và dán nhãn vận chuyển. Các gói hàng sau đó được phân loại thành từng lô để hãng vận chuyển đến lấy.  

Nếu bạn thấy “nhãn đã tạo” trên số theo dõi trong nhiều ngày liên tiếp, bạn có thể cảm thấy bất an khi không biết liệu gói hàng vẫn còn ở kho hay trong tay đơn vị vận chuyển. Đây là tình trạng thường gặp khi gói hàng có thể nằm trong kho chờ đơn vị vận chuyển đến lấy hoặc đơn vị vận chuyển đang ở trung tâm phân phối chờ xe tải đến lấy. Điều này có thể gây khó chịu cho cả thương hiệu và khách hàng.  

Thông thường, thời gian chờ vận chuyển không phải là thứ mà một thương hiệu có thể kiểm soát nhiều. Thường thì nó nằm trong tay của hãng vận chuyển. Ngay cả một bên thứ 3 hoặc nhà cung cấp dịch vụ hoàn thiện đơn hàng cũng không thể kiểm soát nhiều thời gian chờ giữa lúc nhãn được tạo và lúc vận chuyển.  

Để giúp hạn chế sự thất vọng của khách hàng, bạn có thể yêu cầu bên cung cấp dịch vụ bên thứ 3 (XNUMXPL) thực hiện những điều sau:  

• Kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các tuyến phân phối và bến tàu vào cuối mỗi ngày, tìm kiếm bất kỳ gói hàng nào có thể bị bỏ lại.  
• Kiểm tra tất cả các lô hàng còn lại trên bến tàu mỗi sáng.  
• Theo dõi và báo cáo mọi bất thường khi phân loại và xếp sản phẩm lên pallet để vận chuyển.  
• Không gửi thông tin “đơn hàng đã được vận chuyển” cho đến khi bên vận chuyển đã đóng gói xong.  

Nếu bạn tiếp tục thấy vấn đề này, bạn có thể khiếu nại với hãng vận chuyển của mình. Nếu bạn thấy "đã tạo nhãn" và không có chuyển động vận chuyển nào trong hơn một vài ngày, bạn có thể cần gửi khiếu nại với hãng vận chuyển của mình về một gói hàng bị mất.  

Thời gian lưu trú của vận chuyển  

Đôi khi các gói hàng có nhiều điểm dừng trên lộ trình đến tay khách hàng. Bạn và khách hàng của bạn có thể thấy điều này khi xem thông tin theo dõi: Đơn hàng đã được vận chuyển, Đang trên đường, Đang chờ giao, Đã giao. Mặc dù thật tuyệt khi được thông báo về từng bước trên lộ trình, nhưng đôi khi điều này có thể khiến khách hàng thất vọng khi có vẻ như không có nhiều chuyển động.  

Thời gian lưu lại của quá trình vận chuyển có thể kéo dài hơn, đặc biệt là khi gói hàng của bạn được vận chuyển qua LTL, đường bộ hoặc với dịch vụ sử dụng nhiều hãng vận chuyển. Điều này có nghĩa là gói hàng của bạn sẽ có nhiều điểm dừng trong phần "Trên đường đi" của hành trình.  

Để khắc phục tình trạng thời gian chờ đợi lâu hơn trong quá trình vận chuyển, các thương hiệu có thể thực hiện như sau:  

• Chọn dịch vụ của một nhà cung cấp duy nhất  
• Chỉ chọn tùy chọn vận chuyển nhanh  
• Làm việc với các nhà cung cấp có thông tin theo dõi chi tiết hơn để chia sẻ  

Có nhiều số liệu vận chuyển quan trọng cần theo dõi để đảm bảo hãng vận chuyển đang hoạt động hiệu quả cho bạn.  

Tóm lại: Tại sao việc cải thiện thời gian lưu trú lại quan trọng  

Càng mất nhiều thời gian để xử lý và vận chuyển đơn hàng, cuối cùng chi phí vận hành càng cao. Khi theo dõi thời gian lưu trú, hãy đảm bảo có một chỉ số hiệu suất lý tưởng trong đầu. Nhà cung cấp dịch vụ hoàn thiện đơn hàng của bạn sẽ có thể giúp cải thiện.  

Nếu bạn có thể nỗ lực cải thiện hoặc giảm số ngày lưu trú, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:  

• Hiệu quả về chi phí: thời gian lưu trú dài dẫn đến tăng chi phí về lưu kho, phí lưu bãi và tài sản không được sử dụng hết. 
• Nâng cao mức độ dịch vụ: thời gian chờ kéo dài ảnh hưởng đến tốc độ giao hàng, tác động đến sự hài lòng của khách hàng trong các ngành như thương mại điện tử và bán lẻ. 
• Cải thiện hiệu quả tổng thể: giảm thời gian lưu trú có thể hợp lý hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, tăng cường tốc độ và khả năng phản hồi. 

Tối ưu hóa thời gian lưu trú là điều cần thiết để duy trì hoạt động hậu cần và hoàn thiện hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Đây là cách tuyệt vời để mở rộng quy mô và phát triển thương hiệu thương mại điện tử của bạn. 

Nguồn từ Hậu cần DCL

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Thông tin nêu trên được cung cấp bởi dclcorp.com độc lập với Chovm.com. Chovm.com không tuyên bố và bảo đảm về chất lượng và độ tin cậy của người bán và sản phẩm. Chovm.com từ chối mọi trách nhiệm pháp lý đối với các vi phạm liên quan đến bản quyền nội dung.