Hiểu về hệ thống kiểm kê định kỳ

Hệ thống kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi hàng tồn kho trong đó các bản ghi hàng tồn kho và giá vốn hàng bán (COGS) chỉ được cập nhật vào cuối kỳ kế toán. Phương pháp này khác với hệ thống kiểm kê liên tục, cập nhật mức tồn kho và chi phí theo thời gian thực. Trong khi hệ thống định kỳ đơn giản hơn và tiết kiệm chi phí hơn, thì nó lại yêu cầu kiểm kê thực tế để đảm bảo tính chính xác.

Hệ thống kiểm kê định kỳ hoạt động như thế nào

Theo hệ thống kiểm kê định kỳ, các doanh nghiệp không liên tục theo dõi các thay đổi về hàng tồn kho. Thay vào đó, họ dựa vào số lượng hàng tồn kho thực tế được thực hiện theo các khoảng thời gian cụ thể, thường là vào cuối kỳ kế toán. Hệ thống tính COGS bằng công thức sau:

COGS = Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng mua vào −Khoảng không quảng cáo kết thúc

Phương pháp này yêu cầu dữ liệu chính xác về hàng tồn kho đầu kỳ, hàng tồn kho mua trong kỳ và kiểm kê thực tế cuối cùng để xác định hàng tồn kho cuối kỳ.

Ví dụ, một nhà bán lẻ sử dụng hệ thống định kỳ sẽ đánh giá mức tồn kho vào đầu tháng (hàng tồn kho đầu kỳ), thêm các giao dịch mua trong tháng và trừ đi hàng tồn kho được đếm vào cuối tháng. Phương pháp này xác định lượng hàng tồn kho đã bán trong kỳ.

Lợi ích của Hệ thống kiểm kê định kỳ

• Hiệu quả chi phí
  Hệ thống định kỳ tiết kiệm chi phí, đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoặc tổ chức nhỏ có khối lượng giao dịch thấp. Hệ thống này không yêu cầu công nghệ tiên tiến như máy quét mã vạch hoặc hệ thống điểm bán hàng (POS), giúp giảm chi phí triển khai.
• Đơn giản
  Các doanh nghiệp có hoạt động kiểm kê đơn giản thấy hệ thống kiểm kê định kỳ dễ quản lý hơn. Hệ thống này không yêu cầu cập nhật liên tục vào tài khoản kiểm kê, giúp đơn giản hóa việc lưu giữ hồ sơ.
• Tính linh hoạt cho các doanh nghiệp nhỏ
  Các doanh nghiệp nhỏ thường có nguồn lực hạn chế và có thể được hưởng lợi từ chi phí thấp hơn và tính đơn giản trong vận hành của hệ thống định kỳ.
• Phù hợp với một số ngành công nghiệp
  Hệ thống này lý tưởng cho các ngành công nghiệp có tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho thấp hoặc các mặt hàng tồn kho không được bán thường xuyên, chẳng hạn như phòng trưng bày nghệ thuật hoặc cửa hàng đồ cổ.

Những thách thức của hệ thống kiểm kê định kỳ

Mặc dù hệ thống kiểm kê định kỳ có nhiều ưu điểm nhưng cũng có những hạn chế khiến nó không phù hợp với những doanh nghiệp có hoạt động tồn kho cao.

• Vấn đề về độ chính xác
  Vì hệ thống dựa vào số lượng hàng tồn kho thực tế nên có thể phát sinh sự khác biệt do trộm cắp, mất mát hoặc lỗi của con người. Những sự không chính xác này có thể làm sai lệch báo cáo tài chính và hồ sơ hàng tồn kho.
• Đếm vật lý tốn thời gian
  Việc kiểm kê thực tế có thể tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho lớn.
• Những hiểu biết bị trì hoãn
  Hệ thống không cung cấp dữ liệu thời gian thực về mức tồn kho, khiến chủ doanh nghiệp khó phản ứng nhanh với những thay đổi về nhu cầu hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng.
• Sự phụ thuộc vào các kỳ kế toán
  Hệ thống định kỳ phụ thuộc rất nhiều vào thời điểm kết thúc kỳ kế toán để định giá hàng tồn kho chính xác và tính toán COGS. Điều này hạn chế tính hữu ích của nó đối với quản lý hàng tồn kho động.

So sánh hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn

Hệ thống kiểm kê định kỳ trái ngược hoàn toàn với hệ thống kiểm kê liên tục ở một số điểm:

• Hệ thống kiểm kê định kỳ
  • Chỉ cập nhật hồ sơ hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán.
  • Cần kiểm kê hàng tồn kho thực tế để xác định mức tồn kho.
  • Phù hợp với những doanh nghiệp có nhu cầu quản lý hàng tồn kho đơn giản hoặc hoạt động nhỏ.
• Hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn
  • Cập nhật hồ sơ hàng tồn kho theo thời gian thực với mọi giao dịch.
  • Sử dụng công nghệ như máy quét mã vạch và hệ thống POS để đảm bảo độ chính xác.
  • Thích hợp cho các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn hoặc nhu cầu quản lý hàng tồn kho phức tạp.

Mỗi hệ thống đều có ưu điểm riêng và doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên yêu cầu cụ thể, khối lượng giao dịch và nguồn lực của mình.

Vai trò của Kiểm kê vật lý

Kiểm kê hàng tồn kho thực tế là trọng tâm của hệ thống kiểm kê định kỳ. Các doanh nghiệp kiểm kê thủ công các mặt hàng tồn kho theo các khoảng thời gian đã định để đối chiếu hồ sơ. Mặc dù quá trình này đòi hỏi nhiều nhân công, nhưng nó đảm bảo rằng mức tồn kho và định giá phù hợp với lượng hàng thực tế có trong tay.

Để đơn giản hóa quy trình này, một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để tạo báo cáo hoặc sắp xếp hàng tồn kho trước khi tiến hành kiểm kê.

Kế toán và Hệ thống kiểm kê định kỳ

Hệ thống định kỳ đơn giản hóa một số khía cạnh của kế toán nhưng đòi hỏi phải chú ý cẩn thận trong quá trình báo cáo tài chính. Các doanh nghiệp tính COGS vào cuối mỗi kỳ kế toán, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo thu nhập và lợi nhuận chung.

Các bước chính trong kế toán theo hệ thống định kỳ:

• Ghi lại các giao dịch mua hàng tồn kho vào một tài khoản mua hàng riêng biệt thay vì cập nhật vào một tài khoản hàng tồn kho.
• Vào cuối kỳ, điều chỉnh lượng hàng tồn kho đầu kỳ và lượng hàng tồn kho cuối kỳ để tính COGS.
• Cập nhật sổ cái và lập báo cáo tài chính bằng cách sử dụng dữ liệu hàng tồn kho.

Cách tiếp cận này yêu cầu ít mục nhật ký hơn trong kỳ nhưng đòi hỏi phải đối chiếu kỹ lưỡng vào cuối chu kỳ kế toán.

Phương pháp định giá hàng tồn kho theo hệ thống định kỳ

Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ có thể lựa chọn nhiều phương pháp định giá hàng tồn kho khác nhau, bao gồm:

• FIFO (Nhập trước, xuất trước)
  FIFO cho rằng những mặt hàng được mua đầu tiên sẽ là những mặt hàng được bán đầu tiên, phù hợp với luồng hàng tồn kho thực tế của nhiều ngành.
• LIFO (Lượt vào cuối, Lượt ra trước)
  LIFO giả định rằng các giao dịch mua hàng tồn kho gần đây nhất được bán trước, điều này có thể phản ánh tốt hơn giá thị trường hiện tại nhưng ít được sử dụng bên ngoài Hoa Kỳ
• Bình quân gia quyền
  Phương pháp này tính toán chi phí trung bình của các mặt hàng tồn kho, làm giảm biến động giá và cung cấp cách tiếp cận cân bằng để định giá hàng tồn kho.

Việc lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho phù hợp sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế, do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc mục tiêu hoạt động và tài chính của mình khi quyết định.

Tại sao một số doanh nghiệp chọn hệ thống kiểm kê định kỳ

Hệ thống kiểm kê định kỳ vẫn là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ và các ngành công nghiệp có mức độ phức tạp về hàng tồn kho tối thiểu. Tính đơn giản và hiệu quả về chi phí của nó giúp các doanh nghiệp có thể tiếp cận được mà không cần độ chính xác của hệ thống liên tục.

Những lý do chính để lựa chọn Hệ thống tuần hoàn:

• Khối lượng giao dịch thấp: Thích hợp cho các doanh nghiệp có doanh số bán hàng hoặc hàng tồn kho không thường xuyên.
• Ràng buộc Ngân sách: Phù hợp với các tổ chức không thể đầu tư vào hệ thống quản lý hàng tồn kho tiên tiến.
• Nguồn tài nguyên giới hạn:Dễ dàng triển khai và quản lý mà không cần đào tạo chuyên môn hoặc công nghệ.

Chuyển đổi từ hệ thống tuần hoàn sang hệ thống vĩnh cửu

Khi doanh nghiệp phát triển, họ có thể vượt qua những hạn chế của hệ thống kiểm kê định kỳ. Việc chuyển sang hệ thống kiểm kê liên tục cho phép cập nhật theo thời gian thực, tăng cường độ chính xác và cải thiện quản lý hàng tồn kho.

Các bước chuyển đổi:

1. Đầu tư vào hệ thống POS, máy quét mã vạch hoặc phần mềm kế toán hỗ trợ cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực.
2. Đào tạo nhân viên để vận hành hệ thống mới một cách hiệu quả.
3. Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho toàn diện để thiết lập dữ liệu ban đầu chính xác.

Mặc dù quá trình chuyển đổi đòi hỏi sự đầu tư và nỗ lực, nhưng lợi ích lâu dài thường lớn hơn những thách thức ban đầu.

bottom Line

Hệ thống kiểm kê định kỳ là phương pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí để theo dõi hàng tồn kho, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc những doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho luân chuyển tối thiểu. Bằng cách dựa vào số lượng hàng tồn kho thực tế và cập nhật định kỳ, phương pháp này đơn giản hóa việc quản lý hàng tồn kho trong khi vẫn đáp ứng được các nhu cầu kế toán cơ bản.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp phải cân nhắc đến những hạn chế của nó, bao gồm việc thiếu dữ liệu thời gian thực và khả năng không chính xác, khi quyết định xem nó có phù hợp với mô hình hoạt động của họ hay không. Đối với những doanh nghiệp có nhu cầu kiểm kê năng động hơn, hệ thống kiểm kê liên tục cung cấp một giải pháp thay thế hiện đại. Cuối cùng, sự lựa chọn giữa các hệ thống phụ thuộc vào các yếu tố như khối lượng giao dịch, tính khả dụng của nguồn lực và mục tiêu kinh doanh dài hạn.

Nguồn từ Hậu cần DCL

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Thông tin nêu trên được cung cấp bởi dclcorp.com độc lập với Chovm.com. Chovm.com không tuyên bố và bảo đảm về chất lượng và độ tin cậy của người bán và sản phẩm. Chovm.com từ chối mọi trách nhiệm pháp lý đối với các vi phạm liên quan đến bản quyền nội dung.