Hệ thống kho 5S là gì?

Nhiều doanh nghiệp thương mại điện tử cần đảm bảo hoạt động kho bãi của mình diễn ra hiệu quả để cuối cùng phục vụ khách hàng theo cách tiết kiệm chi phí. Một trong những cách chính để thực hiện điều này là đảm bảo việc hoàn tất đơn hàng của bạn được thực hiện trong một kho hàng tinh gọn.

Hệ thống kho tinh gọn tối ưu hóa không gian, giảm lãng phí và hợp lý hóa quy trình để tăng hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện tốc độ và độ chính xác trong việc thực hiện đơn hàng. Một hệ thống kho tinh gọn phổ biến được gọi là 5S—một phương pháp tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả, an toàn và sạch sẽ.

Chỉ khi chú trọng đến chất lượng và hiệu quả, các thương hiệu thương mại điện tử có tốc độ tăng trưởng cao mới có thể nổi bật trên thị trường cạnh tranh và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. 

Năm bước trong hệ thống kho 5S là gì?  

Trong hệ thống kho 5S, có năm bước riêng biệt cần tuân theo. Đây là những bước giúp nâng cao hiệu quả. Sau đây là các nguyên tắc 5S:

1. Sắp xếp – loại bỏ tất cả các mục không cần thiết để tối ưu hóa khả năng sử dụng của không gian làm việc
2. Sắp xếp theo thứ tự – sắp xếp có hệ thống tất cả các công cụ và tài sản để dễ dàng truy cập, sử dụng tín hiệu trực quan sẽ hữu ích nếu không phải tất cả nhân viên kho đều nói cùng một ngôn ngữ
3. Sạch sẽ – duy trì sự sạch sẽ và ngăn nắp để tối đa hóa sự an toàn và hiệu quả
4. Chuẩn hóa – tạo ra các hoạt động thống nhất thông qua tài liệu, đào tạo phù hợp và các buổi đào tạo lại nhóm thường xuyên
5. Duy trì – tạo ra các quy trình công việc trong đó cả bốn quy trình trên được duy trì thường xuyên

Đối với các thương hiệu thương mại điện tử, hệ thống 5S hợp lý hóa hoạt động kho bãi, giảm thời gian lưu trú và giảm thiểu lỗi trong quá trình thực hiện đơn hàng. Hiệu quả này cải thiện tốc độ giao hàng, giảm chi phí và nâng cao quản lý hàng tồn kho. Trong một thị trường cạnh tranh, một kho bãi được tổ chức tốt hỗ trợ vận chuyển nhanh hơn, đáng tin cậy hơn, dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn và kinh doanh lặp lại.

Lợi ích chung của việc sử dụng hệ thống 5S 

Việc triển khai hệ thống 5S mang lại nhiều lợi ích có thể được mô tả thành hai loại: hiệu quả kinh doanh và các quyền lợi dành cho khách hàng.

Có một nhà kho được tổ chức tốt và hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp của bạn như sau:

• Giảm tổng chi phí do ít sai lệch hàng tồn kho hơn
• Giảm thiểu chất thải do ít đơn hàng không chính xác hơn
• Tăng thời gian hành chính để tập trung vào các khía cạnh khác của doanh nghiệp, bao gồm gây quỹ, đổi mới sản phẩm và tiếp thị
• Nhân viên hạnh phúc hơn do tự hào hơn về hiệu suất công việc
• Năng suất hoàn thành cao hơn do nhân viên có thể nhanh chóng tìm thấy các công cụ và vật liệu, giảm thiểu lỗi và thời gian chết
• Tăng cường an toàn cho nhân viên
• Các vấn đề được xác định dễ dàng hơn, cho phép hệ thống quản lý kho linh hoạt hơn nói chung
• Dự báo hàng tồn kho chính xác hơn nhờ số lượng hàng tồn kho sạch hơn

Một kho hàng hiệu quả có nhiều tác động tích cực và tất nhiên sẽ làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng theo những cách sau:

• Khách hàng nhận được sản phẩm nhanh hơn do thời gian hoàn thành nhanh hơn
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng cao hơn do ít vấn đề về hàng tồn kho như hết hàng hoặc thời gian lưu trú dài
• Ít khiếu nại của khách hàng hơn do ít vấn đề thực hiện đơn hàng như đơn hàng không chính xác hoặc nhãn sai
• Doanh thu được giữ lại cao hơn do ít hàng bị trả lại hơn
• Nhiều cơ hội hơn cho sự phát triển kinh doanh, do khách hàng nhìn chung hài lòng hơn

Hình dung quy trình làm việc hiệu quả với hệ thống Kanban  

Một thành phần chính của hệ thống 5S là tạo ra các tín hiệu trực quan đơn giản để giúp theo dõi các quy trình và luồng công việc. Nhiều kho hàng sử dụng hệ thống Kanban hoặc các thành phần từ hệ thống này để tạo ra các quy trình công việc tinh gọn.

Hệ thống Kanban được đặc trưng bởi các thẻ trực quan hoặc bảng hiển thị các giai đoạn của các mục công việc và các giai đoạn hoàn thành khác nhau của chúng. Bảng thường bao gồm ba cột chính: "Cần làm" "Công việc đang tiến hành" và "Hoàn thành". Với các hình ảnh trực quan này, toàn bộ nhóm có thể thấy rõ có bao nhiêu nhiệm vụ trong mỗi cột và giúp hoàn thành các dự án hiệu quả hơn—mục tiêu là đảm bảo càng ít nhiệm vụ vẫn còn trong giai đoạn đang tiến hành càng tốt.

Một mô hình kho tinh gọn, như 5S có thể sử dụng hệ thống Kaban trực quan trên bảng điều khiển trong toàn bộ kho hoặc trong mỗi trạm kiểm tra hoặc đóng gói. Giúp tất cả các khu vực làm việc đạt hiệu quả cao nhất có thể và đảm bảo tất cả nhân viên kho hiểu được vị trí của họ trong quy trình hoàn thiện.

Các tín hiệu trực quan khác, không chỉ giới hạn ở Kanban, có thể hữu ích trong hệ thống 5S. Điều này bao gồm đánh dấu sàn để chỉ định khu vực làm việc. Phương pháp 5S trông khác nhau trong mỗi môi trường làm việc và nó nên được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu kho tinh gọn của bạn để tối đa hóa cải tiến liên tục.

Chuẩn hóa hệ thống 5S với chứng nhận ISO 9001

Để triển khai hệ thống 5S, bạn phải duy trì tính nhất quán và duy trì mọi khía cạnh của hệ thống. Điều này thường có nghĩa là tạo ra các tiêu chuẩn và quy trình kho để theo dõi tính thường xuyên của hệ thống của bạn.

Có nhiều cách để tạo ra các tiêu chuẩn, nhưng có một chứng nhận phổ biến trong các doanh nghiệp kho bãi, ở mọi quy mô, đó là Chứng nhận ISO 9001. Đây là một bộ yêu cầu được công nhận trên toàn thế giới, khi tuân thủ, lập thành văn bản và ghi chép lại sẽ đảm bảo kho bãi của bạn được chứng nhận đạt tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng cao nhất.

Một số yêu cầu (không phải tất cả) của Chứng nhận ISO 9001 bao gồm:

• Hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị giám sát và đo lường
• Lưu giữ hồ sơ về tất cả các khóa đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ nhân sự
• Ghi lại đầu ra, đầu vào và kiểm soát tất cả các dịch vụ hoặc sản phẩm được cung cấp
• Lưu giữ hồ sơ về tài sản của khách hàng
• Duy trì nhật ký về tất cả các kết quả phù hợp và không phù hợp của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn
• Thiết kế và triển khai các chương trình kiểm toán và hành động khắc phục

Kiểm soát chất lượng chỉ tốt khi hệ thống được thiết lập để duy trì trong một khoảng thời gian. Nếu bạn muốn duy trì hệ thống kiểm soát chất lượng rất cao trong hệ thống kho 5S, thì việc tuân thủ các yêu cầu Chứng nhận ISO 9001 là tiêu chuẩn vàng cần tuân theo.

bottom Line  

Với kho lưu trữ được tổ chức và quy trình làm việc chuẩn hóa, nhân viên có thể định vị các mặt hàng nhanh chóng, giảm lỗi và sự chậm trễ. Hiệu quả của hệ thống kho 5S nâng cao sự hài lòng của khách hàng, hỗ trợ tăng trưởng có thể mở rộng và cắt giảm chi phí, thúc đẩy khả năng cạnh tranh chung.

Việc triển khai hệ thống 5S thành công đòi hỏi toàn bộ nhóm phải cùng nhau làm việc. Mặc dù việc triển khai có thể mất khá nhiều thời gian, nhưng về lâu dài thì đây là khoản đầu tư xứng đáng.

Nguồn từ Hậu cần DCL

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Thông tin nêu trên được cung cấp bởi dclcorp.com độc lập với Chovm.com. Chovm.com không tuyên bố và bảo đảm về chất lượng và độ tin cậy của người bán và sản phẩm. Chovm.com từ chối mọi trách nhiệm pháp lý đối với các vi phạm liên quan đến bản quyền nội dung.