Bảng cân đối thử nghiệm là gì: Hướng dẫn toàn diện

Không ai khởi nghiệp kinh doanh vì họ thích ghi chép sổ sách (trừ khi, có lẽ, họ là một kế toán). Nhưng việc giữ cho các con số của bạn thẳng hàng là điều không thể thương lượng. Một cách để đảm bảo điều này là sử dụng bảng cân đối thử. Và mặc dù bảng cân đối thử không phải là cách hoàn hảo để đảm bảo hệ thống kế toán của doanh nghiệp không có lỗi, nhưng nó có thể giúp phát hiện ra những lỗi nhỏ và sửa những lỗi lớn hơn trong sổ cái chung. Tóm lại, nếu có điều gì đó không ổn, bảng cân đối thử là cơ hội để bạn phát hiện ra trước khi nó trở thành vấn đề thực sự.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích bảng cân đối thử là gì, tại sao chúng lại quan trọng và cách hoàn thành bảng cân đối thử theo cách dễ nhất có thể.

Mục lục
Bảng cân đối thử là gì?
Bảng cân đối thử nghiệm gồm những gì?
    Một ví dụ về bảng cân đối thử nghiệm
Bảng cân đối thử điều chỉnh là gì?
Các bước chính trong việc hoàn thành bảng cân đối thử nghiệm
    1. Đối chiếu số liệu trước
    2. Không trộn lẫn tiền cá nhân và tiền công ty
    3. Sử dụng phần mềm kế toán
    4. Tìm kiếm lỗi ẩn
    5. Thực hiện kiểm toán nội bộ
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng bảng cân đối thử?
Lời cuối

Bảng cân đối thử nghiệm là gì

Nói một cách đơn giản, bảng cân đối thử là báo cáo liệt kê mọi tài khoản mà doanh nghiệp sở hữu và số dư của nó. Mục tiêu là đảm bảo tổng số tiền ghi nợ khớp với tổng số tiền ghi có. Trong kế toán ghi sổ kép, kế toán viên ghi lại mọi giao dịch hai lần – một lần là ghi nợ trong một tài khoản và một lần là ghi có trong một tài khoản khác.

Bảng cân đối thử là cách bạn kiểm tra xem hệ thống đó có hoạt động đúng không. Trong khi sổ cái chung ghi lại các giao dịch ghi có và ghi nợ riêng biệt, thì bảng cân đối thử sẽ cộng chúng theo từng tài khoản, tính tổng. (Trong sổ cái không có lỗi, tổng số ghi nợ và ghi có phải giống với bảng cân đối thử.)

Mặc dù ngày nay không cần sử dụng bảng cân đối thử để kiểm tra số dư tín dụng và số dư nợ, nhưng chúng vẫn hữu ích cho các tài khoản muốn kiểm tra chéo công việc của mình và cho các kiểm toán viên muốn hiểu rõ hơn về các tài khoản mà họ sẽ kiểm toán.

Và mặc dù việc kiểm tra số dư nợ và số dư tín dụng phần lớn sẽ được tự động hóa vào năm 2025, bảng cân đối thử vẫn có thể giúp các doanh nghiệp:

• Phát hiện lỗi trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn
• Giữ cho báo cáo tài chính chính xác (vì dữ liệu xấu = quyết định tồi)
• Hãy đảm bảo rằng bạn không nộp quá nhiều thuế hoặc thiếu thu nhập
• Tránh bất ngờ khi kế toán viên xem sổ sách của bạn

Hãy nhớ rằng nếu bảng cân đối thử không khớp thì có vấn đề gì đó. Tốt hơn là sửa ngay bây giờ còn hơn là giải quyết mớ hỗn độn sau này.

Bảng cân đối thử nghiệm gồm những gì?

Bảng cân đối thử nghiệm phải trình bày tất cả các tài khoản từ sổ cái chung thành hai cột: một cột cho tiền ra và một cột cho tiền vào. Thông thường, nó bao gồm sáu phần sau:

• Tên tài khoản (mọi tài khoản trong sổ cái chung của bạn, ví dụ: tiền mặt, tiền thuê, doanh số, v.v.)
• Số dư nợ (số tiền được ghi nhận trong tài sản và chi phí)
• Số dư tín dụng (Tổng số nợ phải trả, doanh thu và vốn chủ sở hữu)
• Số tài khoản
• Ngày tháng của kỳ kế toán
• Tổng số tiền ghi nợ và ghi có

Một ví dụ về bảng cân đối thử nghiệm

Giả sử Jake sở hữu một quán cà phê nhỏ. Vào cuối tháng, anh ấy muốn kiểm tra xem mọi thứ trong sổ sách của mình có đúng không. Bảng cân đối thử nghiệm của anh ấy có thể trông như thế này:

Mọi thứ đều cân bằng – tốt! Nhưng giả sử anh ấy quên ghi lại khoản chi phí 500 đô la Mỹ cho nguyên liệu. Điều này sẽ làm sai lệch tổng số của anh ấy và đây là nơi mà bảng cân đối thử nghiệm sẽ phát hiện ra.

Bảng cân đối thử điều chỉnh là gì?

Bảng cân đối thử nghiệm thông thường rất hữu ích để phát hiện ra những lỗi rõ ràng. Nhưng còn những mục mà kế toán viên chưa ghi vào sổ cái chung hoặc bị thiếu thì sao – như chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán? Đó là nơi các doanh nghiệp có thể sử dụng bảng cân đối thử nghiệm đã điều chỉnh.

Ví dụ, nếu Jake, chủ quán cà phê, mua đồ dùng văn phòng phẩm trị giá 800 đô la Mỹ bằng thẻ tín dụng cá nhân, anh ta sẽ có 800 đô la Mỹ chưa được hạch toán. Tuy nhiên, bảng cân đối thử nghiệm đã điều chỉnh sẽ khắc phục bằng cách thêm chi phí vào phần ghi nợ.

Ngoài ra, bảng cân đối thử nghiệm đã điều chỉnh sẽ dẫn đến báo cáo tài chính chính xác hơn vì chúng bao gồm các khoản chi phí không có trong hồ sơ gốc. Ví dụ, doanh nghiệp có thể thêm các khoản chi phí trả trước hoặc chi phí trong tương lai chưa chính thức phát sinh nhưng vẫn cần được xem xét.

Lưu ý: Mặc dù những điều chỉnh này sẽ không sửa được lỗi trong số dư ban đầu, nhưng chúng sẽ đảm bảo rằng chủ doanh nghiệp ghi lại tài sản và nợ phải trả một cách chính xác, từ đó cải thiện bức tranh tài chính của họ.

Các bước chính trong việc hoàn thành bảng cân đối thử nghiệm

1. Đối chiếu số liệu trước

Nhiều người trong chúng ta sẽ gặp phải một sao kê ngân hàng không khớp với những gì chúng ta nghĩ là có trong tài khoản của mình – điều tương tự thường xảy ra trong kinh doanh. Nếu điều này xảy ra, cách tốt nhất để tránh mất chi phí là so sánh sổ sách với các giao dịch ngân hàng thực tế.

2. Không trộn lẫn tiền cá nhân và tiền công ty

Một nguyên tắc kinh doanh quan trọng là không trộn lẫn tiền cá nhân và tiền công. Ví dụ, một chủ sở hữu quẹt thẻ để mua hàng tạp hóa có thể sẽ gặp khó khăn trong việc giữ số dư thử nghiệm sạch sẽ. Vì lý do này, tốt hơn là giữ cả hai khoản tiền trong các tài khoản riêng biệt.

3. Sử dụng phần mềm kế toán

Không đủ tiền để thuê kế toán? Điều đó không có nghĩa là bạn phải theo dõi tất cả các giao dịch theo cách thủ công. Đó là một quá trình dài và gian nan. Thay vào đó, hãy sử dụng phần mềm kế toán (như QuickBooks, Xero hoặc Wave) để tự động hóa quy trình.

4. Tìm kiếm lỗi ẩn

Kế toán để lại nhiều chỗ cho sai sót, và ngay cả những doanh nghiệp tốt nhất cũng gặp phải sai sót. Vì lý do này, luôn là một ý tưởng tốt để kiểm tra chéo mọi thứ. Một số lỗi nhỏ cần chú ý bao gồm:

• Số được chuyển vị (gõ 3,200 thay vì 2,300)
• Quên nhập các giao dịch nhỏ
• Sao chép một mục nhập một cách vô tình

Ngay cả một lỗi nhỏ cũng có thể làm hỏng toàn bộ bảng cân đối thử của bạn. Kiểm tra, kiểm tra lại, rồi kiểm tra lại.

5. Thực hiện kiểm toán nội bộ

Vài tháng một lần, hãy xem lại hồ sơ kinh doanh bằng con mắt mới. Bạn có thể ngạc nhiên về những gì bạn phát hiện ra.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng bảng cân đối thử?

Bảng cân đối thử hữu ích bất cứ khi nào chủ doanh nghiệp muốn đảm bảo sổ sách của mình chính xác, cũng như trong một số thời điểm cụ thể:

• Cuối tháng hoặc cuối quý (sửa lỗi trước khi chúng phát sinh)
• Trước khi lập báo cáo tài chính (hãy đảm bảo doanh nghiệp đang làm việc với dữ liệu sạch)
• Trước khi nộp thuế (ngăn ngừa những rắc rối của IRS bằng cách phát hiện sớm những sai sót)
• Khi xin vay vốn hoặc tìm kiếm nhà đầu tư (sổ sách lộn xộn = dấu hiệu cảnh báo)
• Trước khi kiểm toán (nếu số liệu sai, kiểm toán viên sẽ tìm ra, do đó hãy sửa chúng trước)

Lời cuối

Nhiều chủ doanh nghiệp không mấy quan tâm đến bảng cân đối thử nghiệm của họ. Rốt cuộc, mọi thứ đều tự động trong thời buổi ngày nay, vì vậy việc chạy bảng cân đối thử nghiệm thủ công chỉ là công việc thêm, đúng không? Vâng, bảng cân đối thử nghiệm vẫn có thể cực kỳ hữu ích để hoàn thành các cuộc kiểm tra nội bộ, đặc biệt là trước khi cung cấp báo cáo tài chính chính thức hoặc theo dõi lỗi.

Chủ doanh nghiệp cũng có thể sử dụng bảng cân đối thử để kiểm tra tình hình tài chính và đảm bảo hệ thống kế toán của họ hoạt động bình thường. Không ai muốn sửa lỗi kế toán sau nhiều tháng, vì vậy tốt nhất là phát hiện sớm. Nếu chủ doanh nghiệp nghiêm túc về việc điều hành một doanh nghiệp lành mạnh về mặt tài chính, việc lập bảng cân đối thử có thể tạo ra sự khác biệt lớn.