Hóa đơn thương mại cho việc vận chuyển là gì

A hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong thương mại quốc tế. Chứng từ này được sử dụng để chứng minh giá trị và nội dung của hàng hóa cũng như nguồn gốc của chúng trước cơ quan Hải quan của nước nhập khẩu. Chứng từ này có thể đơn giản hóa các thủ tục hải quan và giúp người nhập khẩu tránh được sự chậm trễ không cần thiết trong quá trình vận chuyển hoặc các vấn đề pháp lý với cơ quan Hải quan.

Bài viết này sẽ đề cập đến mọi thông tin mà doanh nghiệp cần biết về hóa đơn thương mại, bao gồm mục đích, thông tin bắt buộc phải có và sự khác biệt giữa hóa đơn thương mại và các chứng từ vận chuyển liên quan khác.

Mục lục
Hóa đơn thương mại là gì?
Mục đích của hóa đơn thương mại là gì?
Những thông tin chính của hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại so với hóa đơn chiếu lệ
Hóa đơn thương mại so với vận đơn
Hóa đơn thương mại so với hóa đơn thuế
Tầm quan trọng của hóa đơn thương mại phù hợp khi vận chuyển

Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại là một chứng từ xuất khẩu đặc biệt được sử dụng cho các lô hàng quốc tế và mục đích hải quan. Hóa đơn này thường được bên xuất khẩu/bên bán phát hành cho tài khoản của bên nhập khẩu/bên mua sau khi hàng hóa đã được vận chuyển và đóng vai trò là yêu cầu thanh toán chính thức cho những hàng hóa đó.

Hóa đơn thương mại cho thương mại quốc tế khác với hóa đơn bán hàng thông thường vì chúng phải đáp ứng một số yêu cầu pháp lý nhất định. Chúng phải bao gồm thông tin bổ sung về lô hàng để có thể đi qua biên giới quốc tế, chẳng hạn như quốc gia xuất xứ, tổng giá trị bán hàng, điều khoản vận chuyển hàng hóav.v. Hơn nữa, chúng cho phép cơ quan Hải quan xác định số tiền thuế và thuế nhập khẩu phải nộp.

Mục đích của hóa đơn thương mại trong vận chuyển là gì?

Hóa đơn thương mại cung cấp bằng chứng về giao dịch kinh doanh giữa người mua và người bán. Ngoài việc cung cấp mô tả chi tiết về hàng hóa được vận chuyển, hóa đơn thương mại còn phục vụ ba mục đích cốt lõi.

Đánh giá thuế và nghĩa vụ

Mục đích quan trọng nhất của hóa đơn thương mại trong vận chuyển là xác định giá trị hải quan của hàng hóa được khai báo nhập khẩu. Các viên chức hải quan tại quốc gia của người mua phải đánh giá giá trị kinh tế của lô hàng nhập khẩu để họ có thể xác định chính xác các loại thuế và nghĩa vụ áp dụng. Thuế (và các loại thuế liên quan đến nhập khẩu, nếu có) sẽ được đánh giá dựa trên giá đã trả hoặc phải trả cho hàng hóa nhập khẩu.

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn thương mại cũng được sử dụng để ghi lại các chi tiết của giao dịch xuất khẩu, bao gồm tên và địa chỉ của người mua và người bán, cũng như mô tả về những gì đã mua. Do đó, nó đóng vai trò là bằng chứng bán hàng trong trường hợp có bất kỳ nhầm lẫn hoặc tranh chấp nào về tổng giá trị bán hàng hoặc số tiền nợ.

Phương tiện xác minh

Hóa đơn thương mại hỗ trợ xác minh lô hàng bằng cách cung cấp mô tả chi tiết về hàng hóa nhập khẩu, bao gồm chất lượng, số lượng, giá cả và thông tin giao hàng. Thông tin này có thể giúp nhà nhập khẩu xác minh rằng lô hàng của họ khớp với những gì đã nêu trong đơn đặt hàng mua ban đầu và danh sách đóng góiHọ cũng có thể sử dụng nó để xác nhận rằng tất cả hàng hóa đều có mặt và được hạch toán.

Những thông tin chính của hóa đơn thương mại là gì?

Để hóa đơn thương mại có hiệu lực pháp lý, nó phải bao gồm những thông tin quan trọng sau đây.

Tiêu đề có thông tin về người nhập khẩu và người xuất khẩu

Phần đầu tiên của mọi hóa đơn thương mại quốc tế, được gọi là tiêu đề, chứa thông tin xác định người mua/người nhập khẩu và người bán/người xuất khẩu. Thông tin liên lạc của người xuất khẩu được liệt kê đầu tiên và bao gồm các chi tiết sau:

• tên công ty
• Địa chỉ vật lý
• Số điện thoại
• Thành phố và mã bưu chính
• Quốc gia

Thông tin chi tiết của nhà nhập khẩu cũng sẽ được liệt kê trong phần này, ngay bên cạnh thông tin liên hệ của nhà xuất khẩu:

• Tên đầy đủ của doanh nghiệp
• Địa chỉ vật lý
• Thành phố và mã bưu chính
• Quốc gia

Số và ngày hóa đơn

Mỗi hóa đơn thương mại phải có một số ID duy nhất, tuần tự để giúp các bên kinh doanh theo dõi từng giao dịch và tránh thanh toán trùng lặp. Tiếp theo, hãy đảm bảo hóa đơn bao gồm ngày phát hành cũng như ngày đến hạn. Điều này sẽ ngăn ngừa mọi nhầm lẫn về thời điểm thanh toán đến hạn và giúp ngăn ngừa mọi khoản phí bổ sung có thể phát sinh nếu thanh toán trễ.

Thông tin Giao hàng

Hóa đơn thương mại cung cấp cho các viên chức Hải quan thông tin cần thiết để xử lý lô hàng thông qua các thủ tục hải quan. Đây là lý do tại sao việc đưa vào danh sách chi tiết các mặt hàng đã vận chuyển với các chi tiết sau là rất quan trọng:

• Mã hàng
• Tên và mô tả ngắn gọn về sản phẩm
• Số lượng và đơn vị đo lường (ví dụ, kilôgam hoặc lít)
• tổng trọng lượng
• Trọng lượng
• Giá cho mỗi đơn vị
• Tổng số tiền bán

Quốc gia xuất xứ

Khi hàng hóa được vận chuyển qua biên giới quốc tế, quốc gia xuất xứ phải được ghi trên hóa đơn thương mại. Thông tin này giúp cán bộ Hải quan xác định hàng hóa có được phép nhập khẩu hay không hoặc có phải chịu các biện pháp thương mại bổ sung như thuế quan tạm thời hay không. Trong thương mại quốc tế, quốc gia xuất xứ không nhất thiết là quốc gia nơi sản phẩm được xuất khẩu – có các Quy tắc xuất xứ cụ thể.

Trong nhiều trường hợp, giấy chứng nhận xuất xứ sẽ chứng minh quốc tịch kinh tế của hàng hóa dựa trên các quy tắc xuất xứ không ưu đãi. Các quy tắc này xác định những gì cấu thành sản phẩm “thu được toàn bộ” khi sản xuất hàng hóa ở một quốc gia; và những gì cấu thành “chuyển đổi đáng kể” nếu có hai hoặc nhiều quốc gia tham gia vào quá trình sản xuất một sản phẩm.

Mã HS

Một hệ thống hài hòa (HS) phải bao gồm mã cho mỗi sản phẩm được vận chuyển qua biên giới quốc tế. Mã HS là số gồm 6 chữ số, do Tổ chức Hải quan Thế giới phát triển (Nhà vệ sinh) để xác định và phân loại sản phẩm dựa trên bản chất và chức năng của chúng. Ngoài việc cung cấp một cách dễ dàng để các quốc gia phân loại hàng hóa của mình, mã HS còn góp phần vào việc hài hòa hóa các thủ tục hải quan và thương mại.

Điều khoản thanh toán và incoterms

Các điều khoản thanh toán cho người mua biết họ có bao nhiêu thời gian để trả tiền cho giao dịch mua của mình và cũng có thể giúp họ hiểu loại phương thức thanh toán Người xuất khẩu chấp nhận. Các điều khoản thanh toán phổ biến nhất là chu kỳ thanh toán net-30, nghĩa là người mua có 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn để thanh toán. Ngoài ra, người bán có thể sử dụng chu kỳ thanh toán net-45, cho phép người mua có 45 ngày để thanh toán cho đơn hàng của họ.

Hóa đơn thương mại cũng phải bao gồm thông tin về điều khoản incoterm áp dụng cho giao dịch. Incoterms (Điều khoản thương mại quốc tế) là các điều khoản vận chuyển chuẩn giúp người mua và người bán truyền đạt rõ ràng rủi ro và trách nhiệm liên quan đến thời gian giao hàng, chi phí và sắp xếp vận chuyển. 

Hóa đơn thương mại so với hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn proforma thường bị nhầm lẫn với hóa đơn thương mại vì chúng có cùng định dạng chuẩn, nhưng thực tế chúng khá khác nhau về bản chất. Hóa đơn proforma, còn được gọi là "hóa đơn dự đoán", là hợp đồng giữa người mua và người bán. Hóa đơn này nêu rõ các quyền và nghĩa vụ của cả hai bên và cung cấp cho người mua ước tính về chi phí hóa đơn cuối cùng và thời điểm giao hàng. Mặt khác, hóa đơn thương mại là hóa đơn thực tế giúp người nhập khẩu thông quan hàng hóa. Cũng cần lưu ý rằng nếu không có hóa đơn thương mại, có thể sử dụng hóa đơn proforma thay thế cho mục đích thuế nhập khẩu (tùy thuộc vào quyết định của Hải quan địa phương).

Hóa đơn thương mại so với vận đơn

Cả một vận đơn và hóa đơn thương mại là những phần quan trọng của chứng từ vận chuyển, nhưng chúng phục vụ cho các mục đích khác nhau. Trong khi hóa đơn thương mại đóng vai trò thiết yếu trong việc xác định các yếu tố dữ liệu để khai báo hải quan nhập khẩu, vận đơn đóng vai trò là một văn bản pháp lý nêu chi tiết các điều khoản vận chuyển hàng hóa. Nói cách khác, vận đơn đóng vai trò là chứng từ sở hữu hàng hóa và cung cấp bằng chứng cho thấy người vận chuyển đã chấp nhận trách nhiệm vận chuyển chúng.

Hóa đơn thương mại so với hóa đơn thuế

Hóa đơn thuế là hóa đơn chính thức do nhà cung cấp hoặc người bán đã đăng ký phát hành theo GST Hệ thống (Thuế hàng hóa và dịch vụ). Chủ yếu được sử dụng cho các giao dịch trong nước hoặc khi bán dịch vụ cho khách hàng nước ngoài. Nhưng đối với thương mại quốc tế, khi hàng hóa được vận chuyển qua biên giới, cần có hóa đơn thương mại cho mục đích hải quan. 

Tầm quan trọng của hóa đơn thương mại phù hợp khi vận chuyển

Hóa đơn thương mại được điền chính xác và hợp lệ là cách tốt nhất để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển được khai báo chính xác và xử lý thông qua hải quan một cách hiệu quả. Nếu hóa đơn thương mại không chính xác hoặc không đầy đủ, nó có thể dẫn đến việc cơ quan Hải quan tính sai và các khoản phí không cần thiết. Bây giờ chúng ta đã tìm hiểu mọi thứ về hóa đơn thương mại, hãy cùng tìm hiểu sâu hơn tài liệu vận chuyển!

Bạn đang tìm kiếm giải pháp hậu cần với giá cả cạnh tranh, khả năng hiển thị đầy đủ và hỗ trợ khách hàng dễ dàng truy cập? Hãy xem Thị trường hậu cần Chovm.com hôm nay.