ERP là gì và nó hoạt động như thế nào?

Vận hành một doanh nghiệp thành công thường có thể tỏ ra quá sức. Việc thiếu một cơ chế quản lý phù hợp giúp giảm bớt gánh nặng chứng minh điều này là đúng. Ví dụ, thực hiện nhiều nhiệm vụ độc lập, chẳng hạn như quản lý cung ứng, lập kế hoạch nguồn lực sản xuất và nguồn nhân lực, có thể khó khăn và tẻ nhạt.

Vì lý do này, việc sử dụng hệ thống ERP có thể giảm chi phí hoạt động gần như 23% trung bình. Tuy nhiên, bài viết này sẽ định nghĩa ERP, sau đó giải thích cách thức hoạt động và lý do tại sao các doanh nghiệp phải áp dụng ERP.

Mục lục
ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là gì?
Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?
Tại sao ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
3 loại hệ thống ERP
Xu hướng phát triển ERP
Điểm dưới cùng

ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là gì?

ERP là một nền tảng thống nhất với giao diện người dùng chuẩn của nhiều ứng dụng tự động được tích hợp để nâng cao quy trình công việc. Các quy trình bao gồm thu thập dữ liệu đầu vào từ các phòng ban như kế toán, mua sắm, bán hàng, tiếp thị, nhân sự, sản xuất, v.v. 

Hệ thống được tập trung hóa, nơi mọi người có thể truy cập thông tin từ mọi phòng ban. Nói một cách đơn giản, ERP kết hợp con người, quy trình và công nghệ trong một doanh nghiệp hiện đại.

Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

ERP hoạt động bằng cách sử dụng một tiêu chuẩn cấu trúc dữ liệu được xác định. Nó cũng tương thích với các mô-đun doanh nghiệp khác của công ty bạn và hoạt động từ một cơ sở dữ liệu. Hơn nữa, nó cho phép luồng thông tin mà dữ liệu được cung cấp từ một trạm có sẵn ngay lập tức cho người dùng có liên quan hoặc được ủy quyền truy cập. 

Dữ liệu có thể truy cập được bởi bất kỳ ai cần và giúp mọi người cùng hiểu thông tin. Ví dụ, một gara có nhiều cửa hàng mua phụ tùng thay thế sẽ đặt tên má phanh là “má phanh trước”. Khi dữ liệu được đưa vào ERP, người dùng từ các cửa hàng khác có thể thấy khi nào má phanh trước (13 cặp) đã được yêu cầu bởi, chẳng hạn, gara E.

Dữ liệu thường theo thời gian thực trên tất cả các phòng ban hoặc trạm. Người quản lý có thể phân tích hiệu suất của từng phòng ban và đề xuất thay đổi khi cần thiết. 

Trong khi quản lý cung ứng có thể liên hệ số lượng mặt hàng đã mua và giá cả, nhóm bán hàng có thể xác nhận hàng tồn kho. Bộ phận tài chính có thể so sánh số lượng và lập kế hoạch giải ngân thêm tiền dựa trên doanh số và hàng tồn kho.

Một công ty sẽ thuận tiện hơn khi mua các mô-đun khác nhau cho các chức năng kinh doanh cụ thể. Các mô-đun có thể được tích hợp để tăng cường luồng dữ liệu tự động trên ERP. 

Một số mô-đun ERP phổ biến bao gồm;

• Tài chính: Thường là cơ sở của hầu hết các ERP. Nó quản lý hồ sơ tài chính như theo dõi các khoản phải trả và phải thu, cùng với báo cáo tài chính.

• Tạp vụ: Quản lý việc mua nguyên liệu thô và thành phẩm. Ngoài ra, đảm bảo không có tình trạng mua quá nhiều hoặc quá ít sản phẩm hoặc vật liệu.

• Quản lý nguồn nhân lực:Các công ty sử dụng mô-đun này để quản lý thông tin chi tiết về lực lượng lao động và theo dõi đánh giá hiệu suất 

Tại sao ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Về việc hợp nhất dữ liệu và cải thiện quy trình làm việc bằng cách tích hợp các ứng dụng, ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng vận hành. Mọi thông tin đều có thể được cung cấp và truy cập theo thời gian thực, loại bỏ việc qua lại. Các yếu tố sau đây minh họa tầm quan trọng của ERP đối với các công ty.

Khả năng hiển thị và hợp lý hóa quy trình làm việc

Phần mềm ERP tăng tính minh bạch trong các phòng ban của công ty. Mọi người có quyền truy cập vào phần mềm đều có cùng thông tin vì thông tin là như nhau.

Phần mềm cũng loại bỏ nhu cầu yêu cầu cập nhật liên tục từ ban quản lý cấp cao. Tất cả những gì họ cần làm là đăng nhập vào hệ thống và lấy thông tin có liên quan.

Kinh doanh thông minh và phân tích dữ liệu

ERP được phát triển để tổng hợp và phân tích dữ liệu, một chức năng cần được thực hiện bởi một chuyên gia. Phần mềm có thể phân tích xu hướng và hỗ trợ công ty cải thiện quy trình làm việc ở bộ phận tiền sảnh và hậu trường.

Bằng cách nêu bật một sự giám sát, ERP có thể cung cấp giải pháp cho các nút thắt trong quy trình chuỗi cung ứng. Ví dụ, các mặt hàng cần mua thiếu một số đơn vị gây ra sự chênh lệch về giá.

Hợp tác liên ngành

Lực lượng lao động cộng tác có hiệu quả và đạt được nhiều thành tựu trong thời gian ngắn. ERP thúc đẩy việc chia sẻ thông tin theo thời gian thực với mọi người có nhu cầu. Dữ liệu có thể bao gồm hợp đồng, đơn đặt hàng, hồ sơ nguồn nhân lực và bất kỳ thông tin nào liên quan đến hoạt động kinh doanh. 

3 loại hệ thống ERP

Các loại hệ thống ERP khác nhau sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Một số có thể yêu cầu công ty phải chịu nhiều chi phí hơn, một số khác có thể chi trả được hoặc dễ tiếp cận.

ERP tại chỗ

ERP tại chỗ là nơi phần mềm được đặt tại cơ sở của công ty và được quản lý bởi nhân viên công ty sau khi được chuyên gia CNTT cài đặt tiếp theo. Việc tiếp cận cơ sở đảm bảo an ninh cho hệ thống và dễ dàng giám sát các hoạt động. ERP tại chỗ yêu cầu công ty phải có bộ phận CNTT để tiến hành bảo trì thường xuyên, đây là một chi phí.

ERP dựa trên đám mây

Hệ thống ERP này là nơi bên thứ ba quản lý dịch vụ. Ưu điểm quan trọng nhất của thiết lập này là thông tin có thể được truy cập bằng trình duyệt web trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng từ bất kỳ điểm nào miễn là có kết nối internet. 

Các công ty sử dụng hình thức ERP này thường mua giấy phép hoặc đăng ký trong thời gian cụ thể. Công ty thuê máy chủ từ bên thứ ba và thông tin của công ty được lưu trữ trên đám mây dưới dạng một người dùng cơ sở hạ tầng duy nhất. 

Không có sự chia sẻ với các công ty khác và thường được gọi là đơn vị thuê duy nhất. Trong quá trình thiết lập, công ty có nhiều quyền kiểm soát phần mềm hơn với quyền tùy chỉnh tự do, tạo ra nhiều công việc hơn cho doanh nghiệp. 

ERP lai

Hệ thống kết hợp ERP tại chỗ và ERP đám mây để thuận tiện. Một thực thể có thể lựa chọn thiết kế triển khai lai hai tầng để giữ hệ thống tại chỗ tại trụ sở chính và phân bổ hệ thống đám mây cho các văn phòng vệ tinh hoặc công ty con.

Hoặc, các giải pháp đám mây có thể phù hợp với các nhu cầu kinh doanh cụ thể. Trong khi một số nhu cầu kinh doanh được chọn có thể hoạt động tốt với các triển khai tại chỗ. Bất kể thế nào, hai hệ thống phải được kết nối để tăng cường luồng dữ liệu trơn tru. 

Xu hướng phát triển ERP

ERP đã đi một chặng đường dài và để làm cho chúng phù hợp hơn, một số xu hướng nhất định sẽ khiến hệ thống trở nên cần thiết. Chúng bao gồm;

• Internet vạn vật (IoT): IoT đề cập đến khả năng kết nối giữa máy tính và các thiết bị khác. IoT cung cấp khả năng theo dõi dữ liệu theo thời gian thực, quản lý tài sản, hiệu quả và nhiều hơn nữa. Nó cần ít đầu vào thủ công hơn, giúp giảm nhu cầu về kỹ thuật viên và các chi phí đi kèm.

• ERP di động: Vì ngày càng có nhiều người sử dụng điện thoại thông minh, nên ERP thân thiện với thiết bị di động sẽ là tương lai. Ngày nay, điện thoại thông minh có khả năng xử lý tuyệt vời có thể xử lý ERP cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối internet tốt. 

Ví dụ, người quản lý có thể phê duyệt thanh toán bằng điện thoại khi không có mặt tại văn phòng

• Trí tuệ nhân tạo (AI):Với sự ra đời của các công nghệ như Siri, Alexa, Spotify, Xfinity và nhiều công nghệ khác, việc kết hợp phần mềm điều khiển bằng giọng nói thông minh với ERP để thực hiện một chức năng là điều khả thi

Điểm dưới cùng

ERP đã trở thành một phần không thể thiếu của các công ty hiện đại và các doanh nghiệp cấp trung. Nó đã chứng minh được hiệu quả trong việc hợp lý hóa các quy trình và nâng cao môi trường làm việc cộng tác hơn với dữ liệu được hệ thống hóa và chuẩn hóa. 

Thuộc tính độc đáo nhất của nó là tự động hóa các quy trình trong khi tích hợp các ứng dụng để tạo ra một môi trường làm việc tập trung. Môi trường tập trung là một biện pháp cắt giảm chi phí cho công ty với sự đảm bảo về quy trình làm việc và thủ tục tối ưu.