Hàng tồn kho là xương sống của bất kỳ tổ chức nào. Đây là mạch máu duy trì hoạt động của công ty và cần được quản lý cẩn thận và chính xác. Duy trì mức tồn kho phù hợp có thể tạo nên hoặc phá vỡ sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Thật không may, 46% của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) không theo dõi hàng tồn kho hoặc sử dụng phương pháp thủ công. Điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề, như không thể hoàn thành đơn hàng đúng hạn, mất doanh số do hết hàng và lãng phí dòng tiền từ hàng tồn kho dư thừa.
Bằng cách giảm tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức thông qua quản lý hàng tồn kho hiệu quả, các doanh nghiệp có thể giảm chi phí hàng tồn kho tới 10%. Nhưng chính xác thì các doanh nghiệp đạt được mức hiệu quả này như thế nào trong việc quản lý hàng tồn kho của mình? Và kỹ thuật quản lý hàng tồn kho nào là hoàn hảo?
Hãy đọc tiếp để tìm hiểu vai trò của quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng và cách tạo ra hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả bằng các chiến lược đã được thử nghiệm và chứng minh!
Mục lục
Quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng là gì?
Có những loại hàng tồn kho nào trong quản lý chuỗi cung ứng?
6 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Làm thế nào để phát triển một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả?
Tận dụng Chovm Cloud để tự động hóa quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng là gì?
Quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh cốt lõi của quản lý chuỗi cung ứng liên quan đến việc duy trì sự cân bằng hợp lý của hàng tồn kho trong một doanh nghiệp. Về bản chất, đó là một quy trình có hệ thống về lập kế hoạch và kiểm soát việc đặt hàng, sản xuất và lưu trữ các mặt hàng cần thiết để điều hành một doanh nghiệp, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm.
Quản lý hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp đảm bảo tất cả các bộ phận và linh kiện đều có sẵn với số lượng phù hợp vào đúng thời điểm, ngăn ngừa tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt. Bằng cách giảm lượng hàng tồn kho dư thừa, doanh nghiệp loại bỏ chi phí không cần thiết và giải phóng các nguồn lực vốn bị chiếm dụng trong kho.
Kiểm kê chiến lược và lập kế hoạch hậu cần cho phép doanh nghiệp dự đoán các giai đoạn nhu cầu cao, giảm thiểu nhu cầu sản xuất quá mức hoặc đẩy nhanh đơn hàng thông qua quy trình sản xuất. Hơn nữa, tránh tình trạng thiếu hụt bằng cách theo dõi cẩn thận mức tồn kho có nghĩa là không cần phải vội vã tìm sản phẩm vào phút cuối, dẫn đến dòng hàng hóa lưu thông thông suốt.
Có những loại hàng tồn kho nào trong quản lý chuỗi cung ứng?
Trong quản lý chuỗi cung ứng, việc hiểu các loại hàng tồn kho khác nhau là điều cần thiết để lập kế hoạch và ra quyết định hiệu quả. Có bốn loại hàng tồn kho chính rất quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất: nguyên liệu thô, sản phẩm đang sản xuất, thành phẩm và các mặt hàng MRO (bảo trì, sửa chữa và vận hành).
vật liệu
Nguyên liệu thô là thành phần đầu tiên trong quá trình sản xuất, được lấy từ nhà cung cấp và được sử dụng làm đầu vào để tạo ra sản phẩm hoàn thiện. Những nguyên liệu này không được bán trực tiếp cho khách hàng. Ví dụ, một cửa hàng bánh ngọt có thể mua bột mì, đường và trứng làm nguyên liệu thô cần thiết để nướng bánh.
Làm việc trong quá trình
Hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất đại diện cho các bộ phận đã được sản xuất nhưng chưa hoàn thành. Các mặt hàng này có thể đang chờ đóng gói, dán nhãn hoặc xử lý thêm trước khi sẵn sàng để bán. Một ví dụ là các sản phẩm trên dây chuyền lắp ráp, chẳng hạn như xe đạp đã lắp ráp một phần hoặc điện thoại thông minh đang chờ lắp màn hình.
Hàng thành phẩm
Hàng hóa thành phẩm bao gồm các sản phẩm cuối cùng sẵn sàng để bán. Chúng có thể được bán trực tiếp cho khách hàng hoặc có thể được chuyển đến một bên khác để xử lý thêm trước khi bán. Ví dụ, một cửa hàng quần áo sẽ có hàng hóa thành phẩm như áo sơ mi, quần và áo khoác được trưng bày gọn gàng trên giá để khách hàng mua.
Các mặt hàng MRO
Các mặt hàng MRO bao gồm các bộ phận, công cụ và thiết bị cần thiết cho hoạt động, bảo trì và sửa chữa máy móc và quy trình. Chúng có thể bao gồm từ các bộ phận nhỏ như ốc vít và bu lông đến các vật tư tiêu hao như mực in và các đồ dùng văn phòng khác nhau, như bút và kẹp giấy. Ví dụ, một công ty in ấn sẽ cần hộp mực, giấy và nhiều bộ phận thay thế khác nhau cho máy móc của họ để đảm bảo hoạt động trơn tru.
6 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho có thể là một công việc thực sự đau đầu—nó tốn thời gian, tẻ nhạt và khó hiểu ngay cả với những người quản lý dày dạn kinh nghiệm nhất. Nhưng với các kỹ thuật và chiến lược phù hợp, nó thực sự đơn giản hơn nhiều so với bạn nghĩ. Sau đây là sáu cách phổ biến kỹ thuật quản lý hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho của mình:
Nhập trước, Xuất trước (FIFO)
Sản phẩm Nhập trước, Xuất trước (FIFO) Phương pháp quản lý hàng tồn kho hoạt động theo nguyên tắc là những mặt hàng nào được nhận trước thì phải được bán/sử dụng trước, đảm bảo luân chuyển hàng tồn kho một cách có hệ thống và hiệu quả. Phương pháp này không chỉ giúp duy trì chất lượng sản phẩm mà còn góp phần giảm chi phí lưu kho và hư hỏng. Hơn nữa, phương pháp FIFO cung cấp hồ sơ hàng tồn kho chính xác, từ đó đơn giản hóa quy trình theo dõi và đánh giá hàng tồn kho.
Một ví dụ thực tế về phương pháp FIFO trong thực tế là ở các quán cà phê bán bánh ngọt tươi. Bằng cách đặt những chiếc bánh ngọt được nướng sớm hơn trong ngày ở phía trước tủ trưng bày, quán cà phê khuyến khích khách hàng mua chúng trước. Nhờ đó, quán tối đa hóa độ tươi, giảm thiểu lãng phí do bánh nướng cũ hoặc hết hạn, và quản lý hàng tồn kho hiệu quả để duy trì chất lượng và sức hấp dẫn của sản phẩm.
Lần vào cuối, lần ra trước (LIFO)
Sản phẩm Lần vào cuối, lần ra trước (LIFO) phương pháp hoạt động ngược lại với FIFO khái niệm, quy định rằng các mặt hàng mới nhận gần đây nhất phải được bán trước. Cách tiếp cận này giúp các doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến luân chuyển, lưu trữ và xử lý hàng tồn kho, đặc biệt là đối với hàng hóa không dễ hỏng và trông giống hệt nhau. LIFO đặc biệt có lợi khi xử lý các mặt hàng có chi phí lưu trữ cao hoặc cồng kềnh, khiến chúng khó di chuyển thường xuyên.
Sử dụng phương pháp LIFO cung cấp cho các doanh nghiệp một cách để chống lại lạm phát trong chi phí hàng hóa, vì nó giả định rằng các đơn vị mới nhất và có thể đắt hơn sẽ được bán trước. Một ví dụ thực tế về điều này có thể thấy trong một bãi gỗ. Vì các lô gỗ mới thường được xếp chồng lên trên các lô gỗ cũ hơn, nên công nhân sẽ lấy những miếng gỗ trên cùng trước tiên cho khách hàng, do đó tuân theo phương pháp LIFO.
Đúng lúc (JIT)
Sản phẩm Đúng lúc (JIT) Phương pháp quản lý hàng tồn kho, lần đầu tiên được Toyota Motor Corporation giới thiệu, nhấn mạnh vào việc duy trì mức tồn kho tối thiểu và đặt hàng chính xác khi cần. Phương pháp này dựa trên dự báo nhu cầu chính xác và quan hệ đối tác chuỗi cung ứng được phối hợp tốt, cho phép các doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho, vận chuyển và lỗi thời liên quan đến tình trạng tồn kho quá mức.
Một ví dụ điển hình về việc triển khai JIT có thể thấy ở các công ty sản xuất ô tô. Ví dụ, một dây chuyền lắp ráp có thể nhận được các thành phần thiết yếu như động cơ, hộp số hoặc hệ thống phanh ngay trước khi chúng được lắp vào xe. Cách tiếp cận này làm giảm nhu cầu lưu trữ tại chỗ rộng rãi, giảm thiểu chi phí vận chuyển và đảm bảo chuỗi cung ứng mượt mà hơn, phản ứng nhanh hơn.
Phân tích ABC
Phân tích ABC là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phân loại các mặt hàng tồn kho thành ba loại dựa trên giá trị và tầm quan trọng của chúng: Mặt hàng A có giá trị cao, mặt hàng B có giá trị trung bình và mặt hàng C có giá trị thấp.
Phương pháp phân loại này tuân theo nguyên tắc Pareto, hay quy tắc 80/20, cho rằng 20% số mặt hàng có thể chiếm khoảng 80% giá trị hàng tồn kho. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp tập trung nhiều nguồn lực hơn vào các mặt hàng có giá trị nhất (mặt hàng A) trong khi giảm chi tiêu không cần thiết cho hàng hóa có giá trị thấp (mặt hàng C).
Để minh họa cho phương pháp này, hãy xem xét một hiệu sách có nhiều loại sản phẩm. Các mặt hàng có giá trị cao, chẳng hạn như sách phiên bản giới hạn và tài liệu học tập đắt tiền, có thể được phân loại là 'A' các mặt hàng và được ưu tiên sắp xếp và bổ sung hàng.
Trong khi đó, những cuốn tiểu thuyết bán chạy có giá vừa phải có thể là 'B'các mặt hàng và các mặt hàng có giá trị thấp hơn như đồ dùng văn phòng phẩm và dấu trang được xếp vào loại'CVới cách tiếp cận này, hiệu sách có thể quản lý hàng tồn kho tốt hơn, tối ưu hóa không gian kệ và tăng lợi nhuận.
Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP)
Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) là phương pháp quản lý hàng tồn kho sử dụng danh sách vật tư (BOM) để xác định số lượng chính xác của từng thành phần cần thiết dựa trên dự báo bán hàng và thời gian sản xuất ước tính.
BOM liệt kê tất cả các thành phần cần thiết cho một sản phẩm hoàn thiện, cho phép các hệ thống MRP phân tích sản phẩm, xác định nguyên liệu thô cần thiết và phân phối chúng cho phù hợp. MRP quản lý các vật liệu này, theo dõi chúng từ khi nhận đến khi giao hàng và trong suốt vòng đời của chúng.
Việc triển khai MRP cho phép phối hợp tốt hơn các lịch trình sản xuất, mua sắm và giao hàng, dẫn đến giảm thiểu mức tồn kho và chi phí lưu kho. Nó cũng cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để lập kế hoạch, giảm thiểu tình trạng hết hàng và rút ngắn thời gian giao hàng.
Để minh họa, hãy xem xét một nhà sản xuất thiết bị điện tử sản xuất điện thoại thông minh. Hệ thống MRP sẽ tính đến vô số thành phần cần thiết, chẳng hạn như vi mạch, bộ xử lý và vỏ máy. Dựa trên dự báo doanh số và mục tiêu sản xuất, hệ thống xác định số lượng và thời gian cần thiết cho từng mặt hàng và thông báo cho các phòng ban liên quan để mua sắm hoặc sản xuất các thành phần cho phù hợp.
Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)
Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho xác định số lượng tối ưu các mặt hàng cần đặt hàng từ nhà cung cấp để giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến việc đặt hàng và lưu kho. Phương pháp này giả định nhu cầu về sản phẩm ổn định nhưng trong thế giới thực không thể đoán trước và biến động, có thể điều chỉnh cho phù hợp.
Mô hình EOQ cố gắng cân bằng chi phí đặt hàng quá thường xuyên (làm tăng chi phí đặt hàng) và đặt hàng quá nhiều (làm tăng chi phí lưu kho), hướng đến sự cân bằng hiệu quả nhất về mặt chi phí giữa hai chi phí này.
Ví dụ, hãy tưởng tượng một cửa hàng bán lẻ đặt hàng một dòng áo phông từ một nhà cung cấp. Sử dụng mô hình EOQ, cửa hàng có thể tính toán số lượng đặt hàng tối ưu giúp giảm thiểu chi phí tích lũy liên quan đến việc đặt hàng, giao hàng và lưu trữ. Ví dụ, họ xác định rằng EOQ của họ là 500 đơn vị. Điều này có nghĩa là bất cứ khi nào họ cần bổ sung hàng cho dòng áo phông cụ thể này, lý tưởng nhất là họ nên đặt hàng 500 đơn vị cùng một lúc để đạt được tổng chi phí thấp nhất.
Làm thế nào để phát triển một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả?
Một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt có thể tạo nên sự khác biệt giữa một doanh nghiệp thịnh vượng và một doanh nghiệp đang gặp khó khăn vì hết hàng, tồn kho quá mức và hàng tồn kho dư thừa. Để mọi thứ dễ dàng hơn, sau đây là quy trình 4 bước sẽ giúp các doanh nghiệp tạo ra một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho hoạt động kho của họ:
Đánh giá tình trạng hàng tồn kho của bạn
Bước đầu tiên trong việc phát triển một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi phải hiểu rõ về tình trạng hiện tại của hàng tồn kho. Đánh giá này không phải là việc kiểm đếm đơn giản các mặt hàng, mà là một phân tích chuyên sâu xem xét các loại hàng tồn kho, số lượng của từng mặt hàng, dữ liệu bán hàng, điều kiện lưu trữ và hiệu quả của quy trình vận chuyển và tiếp nhận.
Sau đây là cách phân tích đơn giản về cách đánh giá tình trạng hàng tồn kho:
Phân loại hàng tồn kho
Trước tiên và quan trọng nhất, hãy xác định và liệt kê mọi loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Có thể bao gồm:
- vật liệu
- Các hạng mục đang trong quá trình thực hiện
- Thành phẩm
- Vật tư MRO
Xác định mức tồn kho
Tiếp theo, tính toán số lượng chính xác của từng loại hàng tồn kho. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ ghi lại số liệu thực tế cho từng loại hàng tồn kho.
Phân tích doanh số và nhu cầu
Bây giờ là lúc phân tích dữ liệu bán hàng và dự báo nhu cầu trong tương lai. Công việc thám tử này sẽ giúp các doanh nghiệp dự đoán sản phẩm nào có khả năng có nhu cầu cao và sản phẩm nào có thể trì trệ.
Đánh giá quá trình vận chuyển và tiếp nhận
Cuối cùng, hãy đánh giá các quy trình vận chuyển và tiếp nhận. Có những khu vực nào thường xảy ra sự chậm trễ không? Bạn có nhận thấy bất kỳ sự kém hiệu quả nào có thể được giải quyết không?
Chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho
Sau khi đánh giá toàn diện tình trạng hàng tồn kho, bước tiếp theo là xác định phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp để triển khai. Bảng dưới đây minh họa các kịch bản kinh doanh lý tưởng cho các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho khác nhau:
| Phương pháp quản lý hàng tồn kho | Trường hợp sử dụng kinh doanh |
| FIFO (Nhập trước xuất trước) | Phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa dễ hư hỏng |
| LIFO (Nhập sau xuất trước) | Phù hợp với những hàng hóa không bị lỗi thời theo thời gian |
| JIT (Vừa đúng lúc) | Tối ưu khi nhu cầu có thể dự đoán được và doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí lưu kho |
| Phân tích ABC | Lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhiều mặt hàng có giá trị khác nhau |
| MRP (Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu) | Tốt nhất cho các doanh nghiệp có quản lý sản xuất phức tạp |
| EOQ (Số lượng đặt hàng kinh tế) | Hoạt động tốt nhất cho các doanh nghiệp muốn tìm sự cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho |
Một cách khác để xác định chiến lược tốt nhất cho quản lý hàng tồn kho là thông qua KPI hậu cần. Bảng dưới đây khớp với nhiều chỉ số hiệu suất chính khác nhau và các loại phương pháp kiểm kê tương ứng để dễ so sánh hơn:
| KPI hàng tồn kho | Giải thích | Phương pháp quản lý hàng tồn kho |
| Doanh thu hàng tồn kho | Doanh thu cao có nghĩa là bán hàng thường xuyên và hoạt động kiểm kê hiệu quả | FIFO (Nhập trước xuất trước), LIFO (Nhập sau xuất trước) |
| Sử dụng kho | Tỷ lệ sử dụng cao có nghĩa là sử dụng không gian hiệu quả | JIT (Just-In-Time), phân tích ABC |
| Thời gian chu kỳ đặt hàng | Chu kỳ thời gian ngắn có nghĩa là hoàn thành đơn hàng nhanh chóng | MRP (Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu), EOQ (Lượng đặt hàng kinh tế) |
Triển khai phần mềm quản lý kho (WMS)
Sau khi đánh giá kỹ lưỡng tình trạng hàng tồn kho và xác định phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp nhất, giờ là lúc giới thiệu công nghệ có thể kết nối và hợp lý hóa mọi khía cạnh của việc theo dõi hàng tồn kho.
Phần mềm quản lý kho (WMS) là một ứng dụng phần mềm được thiết kế để tối ưu hóa chức năng kho và quản lý trung tâm phân phối. Nó giúp các doanh nghiệp kiểm soát và quản lý hoạt động kho từ khi hàng hóa hoặc vật liệu vào kho cho đến khi chúng được chuyển ra.
Xem xét và tinh chỉnh thường xuyên
Quản lý hàng tồn kho không phải là một công thức thiết lập và quên; đó là một quá trình liên tục. Phân tích hàng tồn kho thường xuyên bao gồm một loạt các câu hỏi có liên quan giúp đánh giá hiệu quả và hiệu suất của hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện tại. Sau đây là một số câu hỏi cần cân nhắc:
- Bạn có đạt được mục tiêu luân chuyển hàng tồn kho không?
- Bạn thường gặp tình huống hết hàng bao nhiêu lần?
- Không gian kho có được tối ưu hóa không?
- Bạn đang chi bao nhiêu cho chi phí lưu trữ?
- Có mặt hàng nào trong kho đã lỗi thời hoặc dễ hư hỏng không?
Hãy nhớ rằng mục tiêu ở đây không phải là đạt được sự hoàn hảo chỉ trong một lần thực hiện mà là sự cải tiến liên tục và gia tăng.
Tận dụng Chovm Cloud để tự động hóa quản lý hàng tồn kho
Nhu cầu theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, độ chính xác về vị trí và bổ sung tự động trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có kho hàng ở nhiều địa điểm. Với Chovm Cloud giải pháp, giờ đây có thể xác định lại cách xử lý quản lý hàng tồn kho.
Ví dụ, Dịch vụ tính toán đàn hồi (ECS) cho phép các doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hệ thống quản lý kho của mình để phù hợp với nhu cầu ngày càng tăng, được hỗ trợ bởi khả năng tính toán hiệu suất cao và CPU Intel mới nhất.
Ngoài ra, Dịch vụ cơ sở dữ liệu quan hệ được quản lý hoàn toàn của Chovm Cloud (RDS) không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng cơ sở dữ liệu hàng tồn kho được tổ chức chặt chẽ mà còn đảm bảo chúng có thể truy cập dễ dàng.
Và đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm các biện pháp dự đoán, Data Lake Analytics không cần máy chủ và hiệu suất cao của Chovm Cloud (DLA) cung cấp một nguồn dữ liệu mạnh mẽ. DLA có thể được sử dụng để dự báo doanh số và nhu cầu, dự đoán dòng hàng tồn kho vào và ra, và tối ưu hóa mức tồn kho bằng cách xử lý khối lượng lớn dữ liệu có cấu trúc, bán cấu trúc và không cấu trúc.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Blockchain as a Service của Chovm Cloud (Baas) đảm bảo tính minh bạch từ đầu đến cuối trong việc theo dõi các mặt hàng tồn kho từ nơi xuất phát đến nơi đến. Bằng cách sử dụng BaaS, các doanh nghiệp có thể tự tin rằng không có đơn hàng trùng lặp nào được thực hiện trước khi các mặt hàng đến được kệ kho.
Như chúng ta đã thấy, có rất nhiều thách thức trong quản lý hàng tồn kho, nhưng giải pháp nằm ở hệ thống tự động hóa thông minh và kho bãi được tối ưu hóa. Từ việc theo dõi hàng tồn kho tốt hơn đến việc xử lý lô hàng tinh tế, đây là tất cả những gì bạn cần biết về hệ thống quản lý kho hàng!
Bạn đang tìm kiếm giải pháp hậu cần với giá cả cạnh tranh, khả năng hiển thị đầy đủ và hỗ trợ khách hàng dễ dàng truy cập? Hãy xem Thị trường hậu cần Chovm.com hôm nay.
